З моменту затвердження та введення в дію ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »пройшло більше 10 років. За цей час практика документування пішла далеко вперед: для підготовки і організації роботи з документами більш активно застосовуються інформаційні системи, з'являються нові реквізити, відбуваються інші зміни в системі документування. Все це призводить до необхідності перегляду існуючого та підготовки нового стандарту, яким встановлюються вимоги до оформлення документів.
Стандарти з діловодства: до і після
ГОСТ Р 6.30-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД): постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. Він встановлює вимоги до складу реквізитів документів, до оформлення реквізитів і до бланків документів, включаючи бланки з відтворенням Державного герба Російської Федерації.
ГОСТ Р 6.30-2003 можна розглядати в якості наступника раніше діяли стандартів щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів.
Першими стандартами були:
- ГОСТ 6.38-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(встановлював вимоги до оформлення документів);
- ГОСТ 6.39-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок »(встановлював порядок розташування і межі реквізитів у формулярі-зразку і вимоги до бланків документів).
Дані стандарти застосовувалися в органах державної влади, організаціях на території всієї країни. У 1990 р вищезгадані стандарти були перероблені і об'єднані в ГОСТ 6.38-90 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
Наступний етап - це оновлення стандарту в 1997 р і поява ГОСТ 6.30-97. У стандарт 1997 року постановою Держстандарту Росії від 21.01.2000 № 9-ст були внесені зміни (зміна № 1), в т.ч. в оформлення деяких реквізитів ( «Адресат», «Дата», «Відмітка про наявність додатка» і ін.).
У 2003 р стандарт був переглянутий, і затверджений і введений в дію ГОСТ Р 6.30-2003, що діє в даний час.
У 2014 р Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) приступив до перегляду ГОСТ Р 6.30-2003. У нинішньому році ця робота буде продовжена, і можна сподіватися, що в кінці цього або початку наступного року у нас з'явиться новий стандарт з оформлення документів.
За час, що минув з 2003 року, законодавство зазнало серйозних змін в сфері інформації та документації: були прийняті Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації», Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис»; постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 затверджені Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади (далі - Правила діловодства), що визначають в т.ч. склад реквізитів документів. Правила оформлення реквізитів, встановлені Правилами діловодства, викладені в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (Додаток № 11 до п. 3.3.2), затверджених наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76 (далі - Методичні рекомендації).
До речі
У зв'язку з тим, що в даний час той технічний комітет Росстандарта, який раніше займався питаннями уніфікації документів і через який проходили відповідні стандарти, ліквідовано, робота з підготовки нового стандарту буде вестися в іншому технічному комітеті - ТК 191, що займається розробкою стандартів за інформацією, бібліотечної та видавничої справи. Через цей комітет проходили стандарти з управління документами (ДСТУ ISO 15489-1-2007, ДСТУ ISO 23081-1-2008 і ін.), А також недавно затверджений ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".
інші реалії
Основні напрямки вдосконалення ГОСТ Р 6.30-2003 визначаються його змістом. У стандарті три розділи: в першому встановлюється склад реквізитів документів; у другому містяться вимоги до оформлення реквізитів документів; в третьому - вимоги до бланків документів. Крім того, стандарт містить два довідкових додатки: А - схеми розташування реквізитів документів і Б - зразки бланків документів.
Нагадаємо, що в ГОСТ 6.38-90 і більш ранніх стандарти була ще два розділи: в одному встановлювалися правила виготовлення документів засобами друкарської техніки, в іншому - порядок обліку бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Виняток з стандарту розділу про правила виготовлення документів (шрифти, інтервали, розташування реквізитів на бланку) було викликано зміною технічних засобів виготовлення документів: друкарські машинки замінялися засобами комп'ютерної техніки, для виготовлення документів застосовувалися різні текстові редактори, не було єдності в застосуванні шрифтів і ін. В той момент виробити єдині вимоги до виготовлення документів не представлялося можливим.
Інша ситуація склалася в даний час: для виготовлення документів і в органах влади, і в організаціях застосовується переважно текстовий редактор MS Word, який має стандартизований набір шрифтів, що дозволяє сформулювати основні положення щодо застосовуваних для виготовлення документів шрифтів, їх гарнітур і розмірів, встановити між рядками інтервали при підготовці документа та ін.
Що ж стосується розділу, який встановлює порядок обліку бланків з зображенням Державного герба Російської Федерації, то включати цей розділ в стандарт видається недоцільним, оскільки такого роду бланки використовуються тільки в федеральних органах державної влади і відповідний розділ є в Методичних рекомендаціях.
Очевидно, що основні зміни повинні торкнутися розділів стандарту, що визначають склад реквізитів документів, вимоги до їх оформлення, вимоги до бланків документів.
Розглянемо послідовно, які положення стандарту потребують змін і якими ці зміни видаються.
Склад реквізитів документів
Перше, на що слід звернути увагу, - це розбіжності в складі реквізитів і, в ряді випадків, в назвах, що містяться в ГОСТ Р 6.30-2003 і Правилах діловодства. Різниця в кількості реквізитів пояснюється тим, що Правила діловодства призначені для федеральних органів виконавчої влади, а стандарт - для будь-яких організацій, як державних, так і недержавних.
Дійсно, є реквізити, які не використовуються при оформленні документів в органах державної влади: «Герб суб'єкта Російської Федерації», «Код організації»; «Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи»; «Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП»). Оскільки сфера дії стандарту ширше, ніж у Правил діловодства, саме стандарт повинен містити всі реквізити, що застосовуються в процесі підготовки документів в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми та форми власності. Більш того, в цій частині нині діючий стандарт повинен бути доповнений як мінімум кількома реквізитами, використовуваними на практиці. В першу чергу це:
- «Герб (геральдичний знак) або інший офіційний символ муніципального освіти» [1] (Використання офіційної символіки муніципальними утвореннями передбачено ст. 9 Федерального закону від 06.10.2003 № 131-ФЗ «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації»; в ред. Від 14.10.2014);
- «Найменування посади особи - автора документа» (реквізит бланка листи посадової особи).
З огляду на це, розробники нового стандарту запропонували включити в новий ГОСТ один реквізит - «Герб (державний, суб'єкта Російської Федерації, муніципального освіти)», при цьому в тексті проекту стандарту уточнюється, що кожен орган влади буде відтворювати на бланку герб відповідно до чинного законодавства .
Реквізит «Найменування посади особи - автора документа» чинним стандартом не передбачено, хоча в розділі 4 «Вимоги до бланків документів» згадуються бланки посадових осіб, а в додатку Б стандарту є зразок бланка посадової особи. З цього прикладу випливає (і це підтверджує практика), що в бланку посадової особи поряд з найменуванням організації (або території, якщо це бланки керівників територіальних утворень) вказується назва посади особи (як правило, посада керівника або заступника керівника органу влади або організації). На відміну від ГОСТ Р 6.30-2003 Правила діловодства включають даний реквізит, але під назвою «Посада особи - автора документа». Вважаємо, що цей реквізит необхідно включити і в стандарт, але в редакції: «Найменування посади особи - автора документа».
Склад реквізитів в стандарті необхідно доповнити ще одним - відміткою про конфіденційність, або грифом обмеження доступу до документа. На практиці цей реквізит використовується в документах всіх органів влади та організацій, що працюють з документами, що містять інформацію обмеженого доступу. Залежно від виду інформації це можуть бути грифи (позначки) конфіденційності ( «Для службового користування», «Комерційна таємниця», «Конфіденційно») або секретності [2] ( «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості»). У Правилах діловодства даний реквізит присутній у вигляді позначки про конфіденційність, що цілком виправдано, тому що Правила діловодства не поширюються на документи, які містять інформацію, що становить державну таємницю.
Зверніть увагу
Нагадаємо, що в ГОСТ Р 6.30-97 був реквізит «Гриф обмеження доступу до документа», стандарт визначав місце його розташування на бланку (документі): на першому аркуші документа, вгорі праворуч, від кордону верхнього поля, але з ГОСТ Р 6.30-2003 даний реквізит був виключений.
З огляду на важливість питань захисту інформації, в т.ч. в процесі діловодства, в проекті нового стандарту пропонується відновити цей реквізит.
Ще два реквізити, які потрібно включити до складу реквізитів документа, - «Відмітка про створення електронного документа» і «Відмітка про електронний підпис» (штамп візуалізації електронного підпису), необхідність застосування яких диктується переходом на безпаперовий документообіг і застосуванням електронного підпису для забезпечення юридичної значимості документа. Застосування цих реквізитів в умовах електронного документообігу запропоновано в проекті Правил візуального відображення електронних документів, підписаних електронним підписом, при взаємодії федеральних органів виконавчої влади між собою і Апаратом Уряду Російської Федерації (документ підготовлений Міністерством зв'язку і масових комунікацій Російської Федерації). Проектом даних Правил пропонується проставляти ці реквізити автоматично програмними засобами на документах, створених в інформаційній системі.
Відмітка про створення електронного документа включає укладений в дужки текст ( «Документ створений в електронній формі. Оригінал знаходиться в ...»), а відмітка про електронний підпис (штамп візуалізації електронного підпису) - позначку про підписання документа електронним підписом, відомості про сертифікат електронного підпису, використаному при підписанні електронного документа (номер сертифіката, власник сертифіката, термін дії сертифіката).
Проектом Правил запропоновано візуалізувати позначку про електронний підпис наступним чином:
Передбачається, що відмітка про електронний підпис буде проставлятися на візуалізованому електронному документі в місці розташування власноручного підпису посадової особи в документі на паперовому носії.
У проекті стандарту пропонується включити до складу реквізитів документа один реквізит - «Штамп візуалізації електронного підпису», який буде містити позначку про те, що документ створений в електронній формі, а також відомості про особу, яка підписала документ, і про сертифікат електронного підпису.
Вимоги до оформлення реквізитів документів
Другий розділ «Вимоги до оформлення реквізитів» пропонується включити деякі нові положення, яких немає в чинному стандарті і не було в попередніх. Зокрема, це правила оформлення відмітки про програму на нормативних правових актах, які є додатками до реєстрації актів. Згідно ГОСТ Р 6.30-2003 на додатку до розпорядчого наказом (розпорядженням, розпорядженням) повинна бути відмітка про додаток за формою:
Додаток № 2
до наказу Росархіву
від 26.12.2009 № 63
Крім того, в стандарті є положення про те, що на яке затверджується документі, незалежно від того, є він додатком до розпорядчого документа чи ні, повинен бути гриф обмеження доступу до за формою, встановленою стандартом. Наприклад, якщо інструкція затверджена розпорядчим документом, на ній повинен бути гриф затвердження, оформлений таким чином:
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Росархіву
від 26.12.2009 № 63
Отже, виходячи з положень стандарту, на нормативно-правового акта (додатку), яке затверджується розпорядчим документом, має бути два реквізити: відмітка про додаток і гриф твердження, що містять повторювану інформацію (назва виду документа, дату і номер документа).
Очевидно, що в даному випадку на нормативно-правового акта (додатку до розпорядчого документа) досить вказати позначку про програму (Додаток або Додаток № 1), нижче - гриф обмеження доступу до, що містить посилання на нормативний документ, яким даний нормативно-правовий акт затверджений, наприклад на інструкції , затвердженої наказом:
додаток
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Росархіву
від 26.12.2009 № 63
У новій редакції стандарту необхідно уточнити правила оформлення деяких реквізитів, наприклад «грифа узгодження». У чинній редакції нічого не сказано про місце його проставлення на документі, в зв'язку з чим на практиці часто виникають питання про місце розташування даного реквізиту: на першому аркуші документа угорі ліворуч на рівні грифа затвердження (вгорі праворуч) або на останньому аркуші документа? Проект нової редакції стандарту знімає це питання, чітко визначаючи місце розташування грифа узгодження документа, в т.ч. для документа в титульному листі.
Чинним стандартом не встановлені правила оформлення титульного аркуша на організаційно-розпорядчих документах, хоча багато документів, і в першу чергу нормативні правові акти, наприклад статут організації, оформляються в титульному листі. У додатку до проекту стандарту є зразок оформлення титульного аркуша документа.
Потребує уточнення і питання завірення документів печаткою, зокрема, питання про місце проставлення печатки. Відповідно до п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи. Разом з тим для практики документування важливо і те, в якому місці і як проставляється печатка.
Вимоги до бланків документів
Третій розділ стандарту - це розділ, що встановлює вимоги до бланків документів. Перш за все потрібно відзначити, що з нової редакції стандарту виключаються помилки, допущені при підготовці ГОСТ Р 6.30-2003.
У розділі 4 «Вимоги до бланків документів» даного стандарту були допущені помилки при перерахуванні реквізитів загального бланка, бланка листи, бланка конкретного виду документів, що викликає чимало запитань у фахівців при розробці бланків документів. Наприклад, в бланк листа включені реквізити «Місце складання або видання документа», «Відмітка про контроль», які не використовуються в таких документах. На жаль, ця помилка не єдина.
Допущені помилки і в схемах розташування реквізитів у додатку А до стандарту (рис. А.1 і А.2). Зокрема, згідно з даними схемами реквізит «Гриф обмеження доступу до документа» розташовується не в робочій зоні документа, а на верхньому його поле, що неприпустимо.
Використання електронних шаблонів бланків, що виключають необхідність виготовлення бланків на паперовому носії, - ще одне питання, яке також має бути відображений в новій редакції стандарту.
Кроме того, необходимо буде вернуться до питання про двомовності (і даже трімовніх [3] ) Бланках і затвердити більш чіткі і конкретні норми щодо таких документів.
Аналіз положень ГОСТ Р 6.30-2003 свідчить про те, що в практиці документування управлінської діяльності постійно відбуваються зміни, викликані в першу чергу змінами законодавства. При цьому значна частина положень стандарту демонструє стійкість і незмінність.
Національний стандарт - це документ, призначений для тривалого застосування, тому перед розробниками його нової редакції стоїть непросте завдання: необхідно не стільки зафіксувати зміни, скільки зрозуміти, в якому напрямку ці зміни будуть відбуватися надалі, а також надати їм нормативний характер, що дозволить застосовувати новий стандарт протягом тривалого часу.
[1] У чинному стандарті передбачено два реквізити: «Державний герб Російської Федерації» і «Герб суб'єкта Російської Федерації».
[2] Використовуються, якщо в документі міститься інформація, віднесена до державної таємниці (див. Закон РФ від 21.07.1993 № 5485-1 «Про державну таємницю» (в ред. Від 21.12.2013), Указ Президента РФ від 11.02.2006 № 90 « Про перелік відомостей, віднесених до державної таємниці »).
[3] Подібний прецедент виник в 2014 році у зв'язку з входженням Криму до складу Російської Федерації. На території Криму використовуються три державні мови: російська, українська і кримсько-татарський. Відповідно, бланки документів виготовляються на трьох мовах.
В.Ф. Янкова, заст. директора ВНІІДАД, канд. іст. наук
<
