Як правильно завірити документ про те, що КОПІЯ ВЕРНА?

1. Детальніше про завірення документів читайте тут:

Як правильно завірити документ про те, що КОПІЯ ВЕРНА? Де ставити печатку і підпис, що копія вірна? Спочатку або в кінці документа?

Відповідно до пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, затвердженого постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 № 65-ст, при засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Правильно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення, наприклад:

вірно

Інспектор служби кадрів Особистий підпис Т.С. Левченко

Дата

Читайте статті:

Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації (наприклад, можна використовувати друк відділу кадрів ).

Таким чином, заверительную напис необхідно проставляти нижче реквізиту "Підпис", тобто внизу документа. А друк При цьому, запевняють підлягає кожен лист документа.

Також відзначимо, що якщо копія документа містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, використовуйте особливий порядок засвідчення. Він полягає в наступному.

На першому аркуші копії документа зробіть запис: «Копія». Зшийте ниткою і пронумеруйте всі листи копії. Кінці нитки виведіть на оборот останнього аркуша копії, опломбує і зробіть запис: «Правильно. Всього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою __ аркушів ». Нижче записи керівник організації або співробітник, уповноважений на завірення копій, вказує свою посаду, ставить особистий підпис, розшифрування підпису, дату та печатку так, щоб частина відбитка заходила на пломбу.

Що стосується проставлення печатки.

Як правило, відбиток печатки на документах потрібно ставити в тому місці, де стоїть реквізит «М. П. »(« Місце печатки »). Якщо такий реквізит відсутній, то друк проставляють таким чином, щоб її відбиток захоплював частину найменування посади особи, який підписав документ, щоб підпис і розшифровка були відкриті для прочитання. Про це йдеться в пункті 2.3.2.6 Державної системи документаційного забезпечення управління, схваленої колегією Головархіву СРСР від 27 квітня 1988 року, наказ Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33, і пункті 4.3.21 Типової інструкції з діловодства, затвердженої наказом ФМС Росії від 18 жовтня 2004 № 160.

Детальніше про завірення документів читайте тут:

Таким чином, при проставленні печатки на документі при його посвідченні, слід дотримуватися загальноприйнятого порядку. А саме проставляти печатку так, щоб вона захоплювала частину найменування посади особи, яка підписала документ, залишаючи відкритою для прочитання особистий підпис і його розшифрування.

Подробиці в матеріалах Системи:

1. Відповідь: Як оформити довідку або копію документа за запитом співробітника

копія документа

Крім довідки, співробітник може запросити копію документа, пов'язаного з його трудовою діяльністю. повинна відтворювати всю інформацію першотвору і його зовнішні ознаки. Копію можна зробити за допомогою технічного засобу (ксерокса).

Щоб копія мала юридичну силу, її потрібно завірити (). Для цього на копії документа вкажіть:

• заверительную напис «Вірно» ( «Копія вірна»);
• посада особи, яка засвідчує копію;
• його особистий підпис;
• розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
• дату запевнення;
• печатка організації (друк для засвідчення копій визначте на свій розсуд, наприклад, можна використовувати друк відділу кадрів).

Такий порядок встановлений в ГОСТ Р 6.30-2003, затвердженого.

Рада редактора: якщо копія документа містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, використовуйте особливий порядок засвідчення. Він полягає в наступному.

На першому аркуші копії документа зробіть запис: «Копія». Зшийте ниткою і пронумеруйте всі листи копії. Кінці нитки виведіть на оборот останнього аркуша копії, опломбує і зробіть запис: «Правильно. Всього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою __ аркушів ». Нижче записи керівник організації або співробітник, уповноважений на завірення копій, вказує свою посаду, ставить особистий підпис, розшифрування підпису, дату та печатку так, щоб частина відбитка заходила на пломбу.

Ситуація: Як завірити копію трудової книжки працівника

Щоб запевнити копію трудової книжки, завірте кожний аркуш копії. Для цього поставте на кожному аркуші заверительную напис «Вірно» ( «Копія вірна»), а також інші. Такий порядок випливає з ГОСТ Р 6.30-2003, затвердженого. Всі листи копії скріпіть.

Якщо копія трудової книжки містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, завірте її в.

Якщо додатково потрібно підтвердити факт роботи співробітника в організації, то на останньому аркуші копії трудової книжки нижче всіх записів внесіть поточну дату і запис: «Працює по теперішній час». Під нею керівник організації або уповноважений ним співробітник вказує свою посаду, ставить особистий підпис, розшифрування підпису і печатку.

Іван Шкловец, заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

1. Ситуація: Куди саме слід ставити печатку в трудовій книжці при звільненні працівника

Даний момент законодавство не конкретизує.

Правила заповнення трудових книжок містять вимогу про те, щоб запис про звільнення в трудовій книжці було завірено, в тому числі печаткою організації (Правил, затверджених). При цьому, куди саме потрібно ставити печатку, в правилах не прописано.

При вирішенні даного питання рекомендується виходити із загальноприйнятих правил діловодства, які в тому числі регламентують порядок проставлення печаток на документах.

Так, друк слід ставити таким чином, щоб легко читалися:

• текст на відбитку;
• підпис посадової особи;
• розшифровка підпису.

У загальному випадку відбиток печатки на документах потрібно ставити в тому місці, де стоїть реквізит «М. П. »(« Місце печатки »). Якщо такий реквізит відсутній, то друк проставляють таким чином, щоб її відбиток захоплював частину найменування посади особи, який підписав документ, щоб підпис і розшифровка були відкриті для прочитання. Про це йдеться у Державній системи документаційного забезпечення управління,,, і Типової інструкції з діловодства, затвердженої.

Таким чином, при проставленні печатки в трудовій книжці слід дотримуватися загальноприйнятого порядку. А саме проставляти печатку так, щоб вона захоплювала частину найменування посади особи, яка підписала документ, залишаючи відкритою для прочитання особистий підпис і його розшифрування.

Іван Шкловец,
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості