Акт про недостачу товару при інвентаризації, зразок якого можна скачати нижче, є одним із засобів для відображення різниці між фактичною наявністю товару і тим значенням, яке вказано в документах.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта про недостачу товару при інвентаризації .doc Завантажити зразок акта про недостачу товару при інвентаризації .doc
Використання
Типової форми такого документа не існує. Тому, перш ніж приступати до заповнення, необхідно затвердити цю форму в обліковій політиці організації окремим наказом керівника.
Однак в деяких ситуаціях без окремого акту про недостачу товару при інвентаризації не обійтися. Наприклад, акт про результати інвентаризації (по формі 0504835 ) Не оформлений або недоступний, а необхідно терміново звернутися в правоохоронні органи.
Однак використання окремого акту про недостачу товару при інвентаризації - винятковий крок, який використовують в якості страховки відповідальності деяких співробітників, не більше. До особливо важливої документації його не віднести. Все ж інвентаризаційний опис потрібно зберігати єдиної, не розділяючи її на окремі шматки, як зроблено в прикріпленому вище зразку бланка.
підготовка
Перед тим як приступити до формування акту, необхідно скликати комісію. Вона повинна включати в себе не менше трьох осіб. Найчастіше ними є співробітники організації. Чудово, якщо всі вони складаються в комісії по інвентаризації. То чи не буде розбіжностей у визначенні відповідальних за надану інформацію осіб.
Важливість такого первинного документа, як акт про недостачу, складно переоцінити. На його підставі формуються багато наступних документи, так що представлені дані повинні бути достовірними. Про це повинні бути попереджені особи, які ставлять свої підписи. Цим вони підтверджують справжність представленої інформації.
елементи
Як і у всіх офіційних документах, в акті обов'язково повинні бути реквізити організації: найменування, ІПН, КПП. У верхній частині також прописуються номер, назва акта і дата його підписання. Без цих визначальних даних документ не матиме юридичної сили, втім, так само як і без підписів в кінці.
Конкретна ж фактична інформація про недостачу повинна міститися в основній частині акта про недостачу товару при інвентаризації.
Зручніше розташувати всі у вигляді декількох пунктів, при цьому:
- Перший пункт присвячений даними про організацію.
- У другому перераховуються члени комісії. Їх має бути не менше трьох. Якщо це співробітники організації, то, крім ПІБ, обов'язкова вказівка їх посад.
- Також у другому пункті вказується посилання на накладну. Фіксуються її дата, номер рахунку-фактури, за яким вона виписана. При наявності в цьому ж пункті вказується місце, в якому повинен був знаходитися товар.
- Третій пункт присвячений тарі та упаковці товару. Важливо відзначити, чи була порушена упаковка при первинному огляді. Можливо, ця обставина допоможе визначити винних у ситуації, що склалася. Однак про розкрадання або будь-яких зловживань співробітників говорити рано.
- Четвертий пункт містить докладний опис товару по артикулах, представлене у вигляді таблиці.
Останній пункт акта є основним. На ньому необхідно зупинитися докладніше.
Таблиця
Опис товару являє собою шість стовпців. У кожному рядку описується окреме найменування недостачі. По можливості заповнюються всі графи. Всі вони є принципово важливими при подальшій оцінці завданих нестачею шкоди. Така таблиця напевно стане відмінним підмогою головному бухгалтеру організації та його підлеглим.
Стовпці таблиці мають такі найменування:
- Артикул. Тут вказується одне число. Під ним товар проходить за накладними, рахунками-фактурами і зустрічається в інших первинних документах. Це його розпізнавальний знак.
- Одиниця виміру. Код по ОКЕІ в цьому документі не потрібно, достатньо вказівки кг, м тощо.
- Ціна з ПДВ. Мається на увазі ціна за одиницю товару.
- Дані, зазначені в документах. Тут прописується, скільки одиниць товару і за якою ціною фактично очікувалося врахувати при інвентаризації. Які значення були вказані в супровідної документації.
- Інформація про фактичні показники товару: скільки одиниць товару було підраховано; в яку ціну, включаючи ПДВ, вони фактично обходяться. У цій та попередній графах вказується загальна сума, за весь товар.
- Різниця - найважливіша графа. Вона поділена на дві частини: кількість і суму. У першій необхідно вказати різницю між фактичною кількістю і кількістю за документами. У другому - різницю в сумі.
В кінці таблиці підводяться її підсумки. Прописом виводиться загальна сума недостачі. Якщо організація працює з ПДВ, то він прописується окремо. Хоча податок і включений в загальну суму недостачі.
Завершують акт підписи членів комісії. Першим підписується голова, якщо він був обраний, за ним - всі інші.
Для того щоб акт про нестачу товару при інвентаризації мав необхідну юридичну силу, поставити свої підписи повинні всі члени комісії в кількості не менше трьох осіб.
Юридичні тонкощі
Варто мати на увазі, що без прийняття в облікову політику організації окремим наказом керівника цей документ не буде означати зовсім нічого.
Зазвичай акт про недостачу складається при прийманні товару від постачальника. Цей папір складена на його основі. Важливо мати на увазі, що для відображення результатів інвентаризації існує більш зручна форма 0504835. Вона загальноприйнята, її використання заохочується.
Термін зберігання
Акт про недостачу товару при інвентаризації відноситься до документації з ведення виробничо-господарської діяльності і зберігається протягом 5 років. Природно, якщо він не є одним з «доказів» при виникненні судових суперечок, різних розбіжностей між контрагентами, слідчих справ та інших заплутаних юридичних питань. Знищити їх можна буде, тільки якщо рішення з порушеного питання винесено і оскарженню не підлягає.
<
