Акт ревізії: зразок складання за підсумками перевірки каси, складу магазину, фінансово-господарської діяльності

1. Що таке ревізія на підприємстві
2. Внутрішня перевірка (інвентаризація)
3. Перевірка контролюючими органами
4. Оформлення результатів перевірки, особливості заповнення
5. Інвентаризація готівкових грошових коштів
6. Ревізія фінансово-господарської діяльності
7. Інвентаризація ТМЦ в магазині
8. Юридичне значення акту ревізії

Грамотний облік на підприємстві неможливий без перевірок. Для усунення помилок і попередження зловживань проводяться інвентаризації та ревізії (планові і раптові). Такі заходи можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми, а їх результати прийнято оформляти у вигляді відповідних актів.

Зміст статті

Що таке ревізія на підприємстві

Ревізією вважається комплекс дій, які виявлятимуть законність проведених фінансово-господарських операцій. Інспектується обгрунтованість і законність проведення операцій, правильність бухгалтерських проводок, віддзеркалення інформації в документах.

Цілі контрольних заходів:

• зіставлення облікових і реальних даних для виявлення різниць;
• визначення причин виникнення розбіжностей і припинення їх в подальшому;
• складання переліку помилок і рекомендацій щодо виправлення;
• правка облікових даних на підставі акта (списання нестач, оприбуткування надлишків).

Потрібно розуміти, що ревізія та інвентаризація - це не тотожні поняття. Головні їх відмінності між собою:

• навіть планову ревізію з боку контролюючих органів не узгоджується з керівництвом підприємства, а графік інвентаризацій часто стверджується в наказі про облікову політику;
• інвентаризація проводиться внутрішніми структурами, а ревізія зовнішніми;
• ревізія контролює законність проведених на підприємстві операцій, в той час як інвентаризація виявляє різниці між відомостями обліку і реальним наявністю коштів.

Внутрішня перевірка (інвентаризація)

Перед проведенням процедури керівником організації видається наказ про причини проведення заходів, метою і складі комісії, якщо він не затверджений в обліковій політиці компанії. До комісії, зазвичай, включають працівників бухгалтерії, керівників відділів, працівників інших структур підприємства. Внутрішня перевірка проводиться:

• перш ніж здати звітність, для подання достовірної інформації;
• перед наймом нового співробітника для передачі йому справ;
• в процесі реорганізації, банкрутства, ліквідації підприємства;
• в разі псування або крадіжки коштів;
• при виникненні НП;
• перед орендою або продажем основних засобів.

Перевірки бувають повні або часткові. Перед тим, як здати річну звітність бухгалтер проводить повну перевірку. Часткові робляться при виникненні такої необхідності.

Розрізняють планові, позапланові, повторні, контрольні інвентаризації. Періодичність планових перевірок фіксується в наказі про облікову політику. Позапланові здійснюються за наказом засновника.

Це відбувається в разі:

• непередбачених подій (встановлення факту заподіяння шкоди або розкрадання);
• передачі справ новому матеріально-відповідальній особі;
• інвентаризації каси.

Зібрана інформація фіксуються в описах, порівняльних відомостях і актах. Вони складаються, як мінімум, в двох примірниках. Комісія передає документи в бухгалтерію для подальшого виправлення даних обліку і прийняття дисциплінарних рішень.

Перевірка контролюючими органами

Зовнішні перевірки регулюються законом № 294 ФЗ «Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) і муніципального контролю» і частиною 1 НК РФ . Проводити ревізію можуть федеральні і регіональні органи:

• ФНС;
• Ростехнагляду;
• органів МВС;
• Трудовий інспекції;
• Росспоживнагляду;
• Пожежнадзору і т.д.

Розрізняють планові та позапланові ревізії. Список організацій, які потрапляють під планові перевірки, можна знайти на офіційних сайтах відповідних інстанцій. Перелік заходів складається в межах майбутнього року.

Планові ревізії призначаються кожні три роки. Перша проводиться через три роки від дати заснування підприємства. Мета позапланової перевірки - реагування на звернення в контролюючу службу або намір упевнитися у виконанні вже виданого припису.

Ревізор зобов'язаний за 3 дні до проведення планової перевірки сповістити організацію, крім контролю з боку фіскальних органів (види перевірок, порядок їх проведення і терміни регламентуються главою 14 НК РФ ). Перед позапланової ревізією підприємство оповіщається за добу.

Строків повідомлення затверджені законодавчо для того, щоб дати підприємству можливість підготуватися. Час, відведений на проведення всіх заходів контролю, - не більше 20 днів.

Оформлення результатів перевірки, особливості заповнення

Інформація, зібрана за час ревізії, повинна бути документально зафіксована. Ревізійні заходи, об'єкти та результати відображаються в акті. Виправити помилки обліку можна тільки на підставі цього документа.

Так як уніфікованої форми акта внутрішньої ревізії не існує - організація розробляє її сама. Шаблон документа фіксується в обліковій політиці або за допомогою окремого наказу керівника. Його можна редагувати для різних цілей.

Акт повинен містити таку інформацію:

• Назва організації;
• день складання;
• причина перевірки і видання акта;
• перелік заходів;
• найменування операцій;
• період проведення;
• ПІБ, посади і підписи відповідальних осіб.

Чи не забороняється доповнювати акт додатками. Після опису всіх знайдених порушень, ревізор дає пропозиції щодо їх ліквідації. Винні особи звітують протягом 3 днів. Це теж фіксується в акті. Документ втрачає юридичну силу в разі відсутності в ньому одного або декількох реквізитів, що особливо важливо при стягненні недостачі з матеріально відповідальної особи.

Інвентаризація готівкових грошових коштів

На відміну від інвентаризації товарних залишків (на складі або в торговому залі магазину), запасів або незавершеної продукції, контрольний перерахунок готівкових коштів в касі організації часто відбувається раптово, без попереднього повідомлення касира. Причиною такого рішення керівництва може стати:

• бажання посилити контроль над матеріально-відповідальними співробітниками;
• пошук причини виникнення помилки;
• вимога перевіряючих.

Для відображення інформації про ревізію каси Держкомстат розробив форму № інв-15. Використовувати саме цю форму не обов'язково. Вона може послужити зразком для формування власної.

Для набуття юридичної сили документ повинен містити:

• найменування організації;
• день складання;
• номер і назва;
• розписку матеріально відповідальної особи;
• дані про кількість коштів згідно з даними обліку і за фактом;
• пояснення матеріально відповідальної особи при виявленні невідповідностей;
• рішення керівника;
• посади, підпису, ПІБ всіх членів комісії.

Важливо заповнити документ без помилок, так як виправлення не дозволяються. Заповнювати акт дозволяється ручкою чорного або синього кольору. Написати його можна від руки або надрукувати.

Ревізія фінансово-господарської діяльності

Перевірка фінансово-господарської діяльності вважається найглибшою. Найчастіше вона проводиться в бюджетних і державних установах. Організації можуть проводити і самостійний контроль (за рішенням засновників або зборів акціонерів). Зовнішньої перевіркою займаються такі структури як: податкова, трудова інспекція, правоохоронні органи, контрольно-рахункова палата.

Документ вміщує великий об'єм інформації:

• опис досліджуваних об'єктів;
• опис методів перевірки;
• опис отриманих результатів;
• підведення підсумків;
• припис перевіряючих.

У «шапці» вказується:

• місце проведення (місто / село);
• Назва документу;
• дата, номер;
• термін проведення заходів.

У тілі акта міститься:

• констатуюча інформація (посилання на розпорядчий документ, дані про ревізора, період проведення, план роботи);
• основна частина (звірка розрахунків з контрагентами, по зарплаті, з підзвітними особами, руху готівкових грошових коштів, витрат на закупівлю запасів, транспорт, основні засоби, ТМЦ);
• кошторис витрат;
• характеристика сфер діяльності організації;
• опис порушень з посиланням на нормативний акт;
• висновки та рекомендації;
• підписи відповідальних осіб.

Документ складають мінімум в двох примірниках з додаванням додатків. З ним знайомляться співробітники, на ділянці роботи яких виявлені порушення. Вони також ставлять свій підпис.

Інвентаризація ТМЦ в магазині

Перевірку ТМЦ рекомендується робити щомісяця або при кожній зміні матеріально-відповідального працівника. Це потрібно для контролю над збереженням товару, термінами придатності і роботою співробітників. Перед проведенням заходу видається наказ. Після збирається комісія. Для зручності роботи можна створити план проведення заходів.

Результат роботи комісії фіксується в описі. Вона складається у двох примірниках. В описі відображаються як виявлені недостачі, так і надлишки. Зібрана інформація передається на звірку в бухгалтерію, щоб виявити розбіжності фактичних даних з обліковими. Акт ревізії ТМЦ містить:

• опис ТМЦ;
• термін проведення;
• реальна кількість і вартість ТМЦ;
• пояснення відповідальної особи;
• підписи членів комісії.

Після закінчення заходів випускається наказ про затвердження результатів інвентаризації. На підставі нього відбувається стягнення збитків з відповідальних осіб, а також, вносяться правки до облікових даних.

Документи для скачування (безкоштовно)

Юридичне значення акту ревізії

Документально оформлена інформація про проведення перевірки є підставою для редагування даних бухгалтерського обліку. Акти можна уявити як підтвердження деяких бухгалтерських операцій, якщо у податкової служби з'являться питання.

Складання підсумкових документів дозволяє наочно уявити масштаби порушень в роботі підприємства. При значних відхиленнях документ дозволяє підтвердити вину відповідального співробітника, що, в свою чергу, послужить підставою для стягнення з нього збитків, звільнення і навіть порушення кримінальної справи, якщо це передбачено КК РФ .

Ревізія - ефективний інструмент не тільки для служб держконтролю, її з успіхом використовують засновники і акціонери компаній. В першу чергу, це допомагає встановити факти зловживань з боку виконавчого органу АТ або найманого керівника, перевищення ними своїх повноважень і укладення угод, не передбачених статутом організації. Доказом вини і підставою відставки директора також може служити складений за підсумками перевірки акт.

Детальніше про те, як підготуватися до перевірки фінансово-господарської діяльності на підприємстві, розказано в відео.