Так ви вважаєте, що проводите класні наради ?!

1. Відповідь на питання №1. Приготуйтеся: Шість ключових моментів
2. Відповідь на питання №2. Задіюйте «зі старту»: «Правило« ІЗУЗ »
3. Відповідь на питання №3. Керуйте поведінкою учасників нарад
4. Відповідь на питання №4. Реалізуйте процес прийняття рішень: Вирішення розбіжностей

Нижче наведено п'ять ключових питань на тему нарад. Якщо зможете відповісти на них з упевненістю, то можете далі не читати.

Якщо ж ви, як і більшість з нас, тільки вважаєте, що проводите класні наради, тоді хапайте ручку і робіть замітки для того, щоб виділити стратегії, здатні зробити ваші наради більш майстернями.
А ось і самі питання:

1. Що найважливіше при підготовці до наради?
2. Які чотири важливих дії вам потрібно зробити, коли ви починаєте нараду?
3. Назвіть дві високоефективні стратегії для запобігання дисфункционального поведінки на нарадах?
4. Назвіть причини, за якими учасникам не вдається досягти згоди на нарадах (їх всього три!), І як їх усунути?
5. Що у вашому розумінні означає «майстерно закрити нараду»?
   Чи змогли Ви відповісти на всі ці ключові питання? Або ж довелося трохи «попітніти»? Отже, слід з'ясувати, чи правильні ваші відповіді.

Почнемо з відповіді на перше питання щодо підготовки наради.

Відповідь на питання №1. Приготуйтеся: Шість ключових моментів

Що найважливіше при підготовці до наради?
Якщо ваша відповідь: "Затвердити порядок денний", тоді подумайте ще раз. Порядок денний всього лише дає відповідь на питання: «Що ми будемо робити? (Процес) »Важливішим, ніж процес, є мета. Для того щоб підготуватися до кращого наради, потрібно відповісти на кожен з шести питань:

• Мета: Навіщо ми проводимо цю нараду?
• Продукт: Що ми хочемо отримати за фактом закінчення наради?
• Учасники: Кого слід запросити для досягнення мети і створення продукту?
• Можливі завдання: Які теми або питання нам потрібно буде торкнутися?
• Процес: Які кроки нам слід зробити для досягнення мети і створення продукту? (порядок денний)
• Місце проведення: Де буде проходити сесія, і які приготування потрібно зробити?

Якщо ви не впевнені, що саме є вашою метою і продуктом, або якщо ви можете досягти мети і створити продукт без жодного наради, або ж якщо дані мета і продукт не стоять часу, проведеного на нараді ... то немає сенсу проводити нараду!

Відповідь на питання №2. Задіюйте «зі старту»: «Правило« ІЗУЗ »

На початку наради люди зазвичай хочуть знати три речі: "Чому ми тут? Що ми будемо робити? Чи будуть дозволені мої запитання?" Для того щоб забезпечити кращий старт, виконайте чотири ключові кроки:

1. Інформуйте учасників про спільну мету наради і кінцевих продуктах.
2. Зацікавте їх, надаючи бачення успіху і одержувані вигоди.
3. Зміцніть їх самооцінку шляхом визначення даних їм повноважень, а також важливу роль, яку вони грають в даному процесі, або причини, по якій їх вибрали для наради.
4. Задіяти їх протягом перших 15 хвилин за допомогою проблемно-орієнтованих залучають питань, таких як: "Назвіть найбільш важливі питання, які нам потрібно вирішити для досягнення даної мети?"

Відповідь на питання №3. Керуйте поведінкою учасників нарад

Які методи вашої роботи з учасниками, які спізнюються або «сидять» в своїх планшетах або мобільних телефонах? Що можна вдіяти з «оповідачами», «цвірінькають» або «стрибунами за темами»? Це лише п'ять з 15 найбільш часто зустрічаються варіантів складного поведінки, які мають місце в ході нарад. Як ви їх вирішуєте?

• Усвідомлене запобігання: Завчасно використовуйте основні правила і методи обговорення для запобігання складних ситуацій. Наприклад, постарайтеся заздалегідь досягти згоди за такими основними правилами: одночасно говорить тільки один учасник; на нараді ведеться тільки предметна робота; початок в призначений час; переадресація обговорень «не по темі».
• Раннє виявлення: Будьте напоготові для виявлення ознак дисфункционального поведінки на нараді. Не ігноруйте їх.
• Якісне дозвіл: При виявленні складної ситуації необхідно вибрати належну стратегію їх вирішення. Хоча конкретна стратегія залежить від контексту, часу, коли вона має місце, кількості задіяних людей і т.д., все ж існує і загальна формула:
  • Використовуйте приватний або загальний підхід.
  • Співпереживайте з симптомами.
  • Звертайтеся до головної причини.
  • Досягайте згоди щодо вирішення.

Відповідь на питання №4. Реалізуйте процес прийняття рішень: Вирішення розбіжностей

Чи вірно, що люди мають розбіжності за все з трьох причин?
Вірно. Майстри фасилітації нарад знають ці три причини, за якими люди мають розбіжності, і володіють особливими методами досягнення рішень.

1. Дефіцит інформації. Учасникам, які мають розбіжності, не вдалося чітко почути або зрозуміти взаємні альтернативи і причини їх підтримки. Ці розбіжності часто є результатом передбачуваного розуміння того, що говорить або ж має на увазі інша людина. (Стратегія: Визначення альтернатив.)
2. Відмінність досвіду або цінностей. Сторони повною мірою почули і зрозуміли взаємні альтернативи. Проте, у них різний досвід або різні цінності, в результаті чого вони віддають перевагу якійсь одній альтернативі перед іншою. (Стратегія: Виявлення переваг і недоліків і створення нових альтернатив, що поєднують переваги.)
3. Зовнішні чинники. Розбіжності засновані на особистісних властивостях, анамнезі, або будь-яких інших зовнішніх факторах, які не мають ні найменшого відношення до альтернатив. (Стратегія: Підніміться на рівень вище).

Відповідь на питання №5. Закривайте нараду правильно.

Велика кількість нарад закінчується без чіткої оцінки того, що було зроблено, або того, що буде зроблено для реалізації рішень наради. Найкраще закриття наради має включати в себе:

• Огляд питань, розглянутих на нараді.
• Затвердження прийнятих рішень.
• Розгляд невирішених питань.
• Огляд майбутніх дій і забезпечення того, що їх назви прописані, а терміни позначені.
• Подяка учасникам і закінчення наради.
• Документування і роздача записів по нараді.
• Контроль за виконанням зазначених дій відповідальними особами.

Наступного разу, коли ви зловите себе на словах: «Це було жахливе нараду», подумайте про можливість проінформувати ведучого наради про те, які бувають кращі наради. (А якщо ж керівником наради був ваш бос, подумайте про те, щоб підкласти копію даної статті під двері його кабінету!).

А найкраще рішення це навчитися фасилітувати у Людмили Дудорова на курсі "Майстер фасилітації".

Курс майстер фасилітації складається з трьох окремих модулів. Ви можете приєднатися на курс на будь-який з найближчих модулів.

При реєстрації на повний курс "Майстер фасилітації" до 31 січня 2016 року діє спеціальна знижка 10%.

Ми завжди раді

вас бачити у нас в офісі за адресою: Москва, ул.Мещанская, б.7, стр.1

вас чути за телефонами: +7 495 500 60 69

+7 495 684 19 41

+7 495 684 19 87

отримувати від вас листи на [email protected]

Продуктивних вам нарад!