Документообіг. Прикладні рішення - Система електронного документообігу ESCOM.BPM

1. Склад електронного архіву
2. Функції електронного архіву документів
3. Можливості електронного архіву в ESCOM.BPM
4. Пошук документів в електронному архіві
5. Первинне наповнення електронного архіву документів
6. Управління правами доступу до документів в електронному архіві документів
7. Видалення документів з електронного архіву
8. Ведення електронної номенклатури справ
9. Як купити електронний архів документів

Пропонуємо Вам ознайомитися з нашою новою версією програми управління електронним архівом Escom Web Archive. Це кроссплатформне додаток, побудоване на сучасних технологіях , Що працює в WEB браузерах.

Нижче представлено опис попередньої версії, яка працює тільки під MS Windows.

Електронний WEB архів - це програмно-апаратний комплекс, що забезпечує структуроване зберігання документів в електронному вигляді. Програмне забезпечення електронного архіву може бути самостійним або інтегрованим в систему документообігу. У стандартний склад комплексу входить апаратна частина - сервера з дисковими масивами для зберігання інформації, пристрої введення - виведення (сканери, принтери, монітори) та програмна частина, що складається з системи управління базою даних, підсистеми введення і реєстрації, підсистеми пошуку.

Система документообігу ESCOM.BPM містить готовий електронний архів документів, який є важливою складовою для переходу на безпаперовий документообіг . Відповідно до процесний підхід (див. автоматизація процесів ) Управління документами, реалізованим в ESCOM.BPM, в результаті проходження документа по маршруту він в кінцевому підсумку потрапляє в одну з папок електронного архіву. Крім такого підходу є можливість поміщати електронні документи безпосередньо в базу даних електронного архіву.

Електронний архів системи ESCOM.BPM є готовим рішенням для створення єдиного інформаційного сховища документів компанії з можливістю гнучкого налаштування структури і прав доступу до папок і електронним документам.

Перейшовши за цим посиланням, Ви можете дізнатися вартість програми для створення і управління електронним архівом документів

.

Дивіться відео огляд можливостей електронного архіву в системі ESCOM.BPM

Склад електронного архіву

Як і будь-яка система накопичення інформації електронний архів в ESCOM.BPM заснований на роботі з базою даних (див. архітектура системи документообігу ). В якості СУБД для ESCOM.BPM може використовуватися сервер MS SQL Server або Oracle. У таблицях бази даних зберігається атрибутного інформація - картки документів, а так само дані довідників НДІ (нормативно-довідкової інформації). файли документів зберігаються на жорсткому диску сервера ESCOM.BPM в спеціальному файловому сховищі. Файли документів, для яких можливий повнотекстовий пошук, додатково поміщаються в спеціальний індексний каталог СУБД. Доступ до файлів можливий тільки через картки документів. Для роботи з картками користувачеві необхідно зареєструватися в системі зі своїм логіном і паролем. Після цього він отримує свій набір прав доступу і відповідно до нього може переглядати журнали і папки, працювати з доступними картками документів. Для контролю термінів зберігання документів в архіві використовуються спеціальні таймери контролю .

Таким чином, архів електронних документів в ESCOM.BPM складається з:

• Бази даних та повнотекстового каталогу
• файлового сховища
• Підсистеми аутентифікації користувачів і управління правами доступу
• Підсистеми введення / виведення інформації (картки, журнали, звіти)
• Підсистеми атрибутного і повнотекстовий пошук
• Підсистеми контролю термінів зберігання

Функції електронного архіву документів

Стандартними опціями електронного архіву документів відносяться:

В системі ESCOM.BPM стандартний набір функцій електронного архіву може бути розширений за рахунок вбудованої в систему середовища розробки електронного документообігу .

Можливості електронного архіву в ESCOM.BPM

Відео огляд. Можливості архівного зберігання документів в системі документообігу ESCOM.BPM

система документообігу ESCOM.BPM містить кілька можливостей для архівного зберігання документів в електронному вигляді:

• База даних системи документообігу. В системі ESCOM.BPM все картки документів при збереженні відправляються на сервер системи документообігу і поміщаються в базу даних. Немає ніякої необхідності поміщати картки в будь-які папки або журнали. Будь-яку картку можна швидко знайти за допомогою форми універсального пошуку.
• Бібліотека документів. Якщо необхідно створити довільну структуру папок для систематизації зберігання і роботи з документами, то найкращим рішенням буде використання модуля "бібліотека документів". Система ESCOM.BPM містить можливість настройки прав доступу користувачів до папок бібліотеки. Будь-яку картку документа можна опублікувати в одну або кілька папок бібліотеки. При перегляді папок бібліотеки система відображає списки документів, що знаходяться в папці. Видалення документа з папки не призводить до його видалення з бази даних. Права доступу на створення папок в бібліотеці документів можливо надати деяким співробітникам або групам.
• Номенклатура справ. Система документообігу містить спеціалізований довідник " номенклатура справ ", Призначений для класифікації та архівного зберігання документів.
• Журнали документів. Для оперативної роботи з документами найбільш зручні динамічні журнали. Кожен журнал має свій фільтр, призначений для відбору документів з бази даних системи документообігу за заданими критеріями. Критерії відбору можна налаштовувати. Наприклад, журнал "Документи на контролі" є динамічним журналом, так як він відбирає з бази даних всі документи мають ознаку "На контролі". Як тільки в документі це ознака буде знято, то документ перестане відображатися в цьому журналі. Система ESCOM.BPM має для кожного з готових процесів документообігу набір шаблонів журналів, використовуючи які можна створювати нові журнали для конкретних завдань. Так само можна створити нові шаблони журналів. Створювати нові журнали за замовчуванням може Адміністратор СЕД. Але він може дати права іншим користувачам на створення та налагодження журналів в окремих розділах.

Електронний архів в системі ESCOM.BPM забезпечує структуроване архівне зберігання документів. Для цього електронний архів крім структури справ містить можливість класифікації карток архівних документів за видами. У картку кожного документа можна занести з класифікатора видів документів потрібне значення. Це дозволяє групувати документи в справах за видами.

Пошук документів в електронному архіві

Форма пошуку дозволяє швидко відібрати потрібні документи з бази даних системи документообігу. При великих і дуже великих обсягах документів використання форми пошуку найбільш доцільно. Відібрані формою пошуку картки документів відображаються у вигляді журналу, що дуже зручно. Можна відкрити будь-яку з відібраних карток. Картка документа містить інформацію про те, в яких папках електронного архіву вона знаходиться.

Відбір документів здійснюється як за атрибутами картки документа, так і по змістів прикріплених до картки файлів. Форма пошуку містить готовий набір критеріїв відбору, але якщо їх недостатньо, то Адміністратор системи сам або за допомогою тех. підтримки може додати в неї додаткові. Крім того, можливе створення вузько спеціалізованих форм пошуку документів, налаштованих для вирішення конкретних завдань.

Первинне наповнення електронного архіву документів

На початку експлуатації системи електронного документообігу електронний архів порожній. Тому на першому етапі впровадження електронного архіву створюється структура папок і виконується завантаження вже існуючих в організації архівних документів. Оскільки система ESCOM.BPM є процесно-орієнтованої, то в ній для кожного виду документа передбачено електронний маршрут. Такий маршрут, як правило, має кінцевим етапом роботи приміщення картки в електронний архів документів. Але для архівних документів маршрут не потрібен. Тому для первинного наповнення електронного архіву в ESCOM.BPM є спеціальна картка "Архівний документ". Цю картку можна використовувати не тільки при початковому наповненні бази даних документообігу, а й в оперативній роботі, якщо потрібно додати в архів документ, для якого немає маршруту. Картка містить всі необхідні поля і до неї можна прикріпити файли вкладень. Після заповнення картку архівного документа потрібно зберегти. Первинне наповнення архіву може здійснюватися за допомогою використання обладнання для потокового введення документів. При цьому виправдане використання технології штрих-кодування. Електронний архів системи ESCOM.BPM дозволяє вводити документи в базу даних архіву через потоковий сканер з автоматичним створенням карток і прикріпленням до них відсканованих файлів.

Управління правами доступу до документів в електронному архіві документів

Доступ до архівних документів в системі ESCOM.BPM обмежений. Переглядати картки документів в архіві можуть тільки співробітники, для яких надані відповідні права доступу. Редагування карток заборонено. Якщо необхідно внести зміни в документ, то в такому випадку створюється його нова версія. Всі версії автоматично нумеруються і відображаються в картці.

Переміщення документа в інші папки електронного архіву дозволено архіваріуса. Інші користувачі зробити цього не можуть. Для розширення доступу до карток архіву передбачена роль Читачі. Це роль мається на кожній картці. Це означає, що доступ надається не до всіх відразу документами архіву, а тільки до конкретних. Архіваріус може додати одного або декількох співробітників (або групу) в цю роль, для того щоб дати їм доступ для перегляду картки. Якщо співробітника виключити з ролі Читач, то він вже не зможе переглядати даний документ.

Видалення документів з електронного архіву

Як і для будь-яких процесів документообігу в ESCOM.BPM процедура видалення є регламентної. Як правило, в більшості документаційних процесів заборонено видаляти документи, які не досягли кінцевого стану. Якщо виникає необхідність видалення не завершений документа, то йому спочатку присвоюється статус "Скасовано" і тільки після цього його можна видалити. При видаленні картки процесу видаляються так само прикріплені до неї файли.

Процедура видалення може виконуватися вручну або автоматично. Видалити картку з архіву надається спеціальної ролі "Архіваріус". Для автоматичного видалення документів з папок електронного архіву з закінченим терміном зберігання в системі документообігу є спеціальна автоматизована процедура, що значно полегшує роботу архіваріуса.

Ведення електронної номенклатури справ

Номенклатура справ організації може вестися по роках. Для цього система забезпечує можливість створення і зберігання потрібної кількості номенклатур справ. Один раз налаштовану номенклатуру можна скопіювати і зберегти як нову, давши їй іншу назву. Це значно полегшує роботу зі створення нової номенклатури. Також можна копіювати розділи і справи.

Довідник номенклатури містить розділи, що містять картки електронних справ. Кожен розділ, і кожна справа має свій унікальний індекс, який використовується при реєстрації електронного документа. Індекси можуть формуватися автоматично або вводитися вручну.

Справи можуть бути відкриті і закриті. У справи зі статусом "Відкрите" можна поміщати нові документи. У картці справи так само вказується його назва, тип, термін зберігання, цінність і ін.

Права доступу на редагування довідника номенклатури справ налаштовує Адміністратор СЕД. Права можна дати як окремим співробітникам, так і групам співробітників. Система дозволяє для кожної справи індивідуально налаштувати права доступу. Можна для окремих справ налаштувати права доступу так, щоб їх ці справи могли переглядати обмежене число користувачів.

Як купити електронний архів документів

Електронний архів можна купити в складі будь-якої з редакцій системи ESCOM.BPM: " Стандартна-ДЕЛО "," Стандартна-ПРОФ "," Великий бізнес "," Корпоративна ".

Для того щоб купити електронний архів документів Вам потрібно надіслати нам лист на [email protected] із зазначенням стоять перед Вами завдань по автоматизації і ми підготуємо для Вас оптимальне комерційну пропозицію або зателефонувати 8-495-255-0099.

Ви так само можете самостійно виписати рахунок на оплату, зробивши замовлення в інтернет-магазині системи документообігу ESCOM.BPM.

Повернення до списку