Документообіг для консультантів

1. Зазвичай, в процесі свого розвитку консультаційна компанія не виділяє достатньої кількості ресурсів...
2. опис рішення
3. Професійний документообіг
4. Організаційно-розпорядчий документообіг
5. Персональний документообіг
6. Апаратура и витрати на програмне забезпечення
7. організаційні результати

Зазвичай, в процесі свого розвитку консультаційна компанія не виділяє достатньої кількості ресурсів для технологічної оптимізації власної діяльності, приділяючи основну увагу методичної частини, професійній підготовці співробітників і просування послуг. Однак автоматизація професійного документообігу таїть в собі значні можливості підвищення ефективності консультаційного процесу.

Неувага до автоматизації професійного документообігу, інформаційного обміну та процесу комунікації фахівців в консалтинговій компанії часто обумовлено об'єктивними причинами. Невелика група консультантів, що виконує обмежену кількість проектів, часто не відчуває необхідності в спеціалізованих інструментах організації технологічного процесу. Однак в процесі розвитку компанії неминуче виникають інформаційні та управлінські бар'єри, що знижують якість і комерційну ефективність проектів. До основних проблем зростання можна віднести: поступове розмивання методичних і технологічних основ консультаційного процесу, зниження якості робочої і звітної документації, зменшення ефективності розподілу ресурсів, як в проекті, так і в компанії в цілому. Значна частина проблем пов'язана з неможливістю оперативного контролю та управління реалізацією проекту з боку керівництва компанії, керівників підрозділів і методистів.

Діяльність консультанта супроводжується виробництвом великої кількості робочої і звітної документації. Отже, найбільш очевидним об'єктом оперативного контролю процесу і результатів роботи консультанта стає професійний документообіг. При цьому необхідність моніторингу якості передбачає також постійний контроль змісту і форми документів. Крім професійного документообігу істотний вплив на ефективність діяльності компанії надає оптимізація і автоматизація організаційного та персонального документообігу.

Аналіз основних процесів формування звітної, робочої і організаційно-розпорядчої документації, що циркулює всередині консалтингової компанії дозволив виділити непомітні при поверхневому розгляді проблеми:

• Поступова трансформація внутрішньофірмових стандартів і методичних вказівок. Консультанти зазвичай поступово адаптують існуючі методики і вимоги внутрішньофірмових стандартів відповідно до власних судженнями. Цей процес може бути і позитивним, але в цьому випадку слід коригувати методичну документацію.
• Поступове, на основі досвіду виконання попередніх проектів, зміна форм шаблонів робочої і звітної документації, а не постійне використання затверджених стандартних форм документів.
• Дублювання документів, одночасне існування неадекватних копій одного документа, наявність численних корпоративних і персональних файлових структур їх зберігання, зникнення і випадкове спотворення документів. Дублювання робіт з підготовки аналогічних консультаційних рішень різними фахівцями, відсутність можливості оперативного пошуку реалізованих рішень попередніх проектів.
• Відсутність динамічно оновлюваної внутрішньофірмової бази знань - професійної інформації, підтвердженої аналітиками компанії і активно використовується всіма фахівцями.
• Неможливість ефективної комунікації фахівців з професійних проблем в масштабі департаменту зважаючи на постійні виїздів груп консультантів на територію клієнта. Неефективний обмін робочою документацією та комунікації в процесі спільної реалізації проекту.
• Неможливість оперативного контролю і коригування процесу створення документів з боку керівника проекту, керівника департаменту або методиста.

Загальні вимоги до системи

Нас цікавила не розробка нового продукту, а організаційні результати його впровадження. У нас було бажання створити систему, що втілює реальні вимоги наших консультантів, а не абстрактні уявлення розробників про діяльність консультаційної компанії. Потрібна була спеціалізована система колективної розробки документів, що автоматизує всі етапи консультаційного процесу: управління просуванням, договірну роботу, формування робочої групи фахівців, постановку і контроль виконання завдань, оперативний контроль якості, пошук і аналіз інформації, підготовку, оформлення, погодження, затвердження та архівування документів .

В якості необхідних вимог до системи були обрані наступні:

• Єдине середовище розробки документів, що дозволяє групі консультантів оперативно обмінюватися інформацією в процесі спільної роботи, використовуючи вбудовані інструменти перегляду, коментування і погодження документів.
• Колективна база знань. Будь-яка знову створювана суттєва інформація повинна ставитися до певної категорії, зберігатися в системі і використовуватися іншими фахівцями. Приєднані до документа або його частини коментарі та посилання повинні допомогти користувачеві ефективно застосувати інформацію або уникнути помилок попередників.
• Універсальне сховище інформації. Документ системи повинен містити текстову, табличну, графічну інформацію, вбудовані об'єкти додатків, фотоматеріали, відео і диктофонні записи. Всі робочі матеріали консультанта повинні знаходитися в єдиному інформаційному просторі. Система повинна включати в себе спеціалізовані інструменти пошуку.
• Інструмент управління проектною і організаційною діяльністю, що реалізує процеси постановки завдань, разових доручень, контролю виконання завдань, моніторингу та поточної коригування процесу і якості виконання поставлених завдань.
• Об'єднання груп віддалених користувачів в єдиний документообіг, в тому числі територіально віддалених офісів і мобільних користувачів. Зміни, вироблені в одній з копій спільно використовуваного документа, повинні оперативно транслюватися всім користувачам.
• Ефективний захист інформації від несанкціонованого доступу.
• Стандартизація документообігу, що передбачає використання шаблонів документів, довідників, класифікаторів та стилів оформлення тексту.
• Автоматизація діловодства. Система повинна містити модулі організаційного документообігу, що підтримують кадрове діловодство, договірну діяльність, облік та архівування ділової кореспонденції, організаційно-розпорядчий документообіг.
• Розвиток професійної та корпоративної культури. В системі повинні бути передбачені можливості організації дискусійних клубів для обговорення професійних і корпоративних проблем, новинних смуг і дощок оголошень.
• Персональний органайзер фахівця.

Формулюючи ці вимоги, ми орієнтувалися на платформу Lotus Domino / Notes, вважаючи, що саме це програмне забезпечення максимально орієнтоване на колективну роботу з групами різних за структурою і змістом документів і володіє достатньою відкритістю для доопрацювання до конкретних потреб користувачів. Крім того, попереднє тестування показало, що на базі Lotus Domino / Notes можна реалізувати всі сформульовані консультантами запити. Однак ні існуючі в стандартному комплекті поставки додатки, ні продукти, розроблені на цій платформі, не відповідали нашим вимогам. Сформульоване технічне завдання виключало використання існуючих на ринку програмних продуктів; виникла необхідність розробки спеціалізованого програмного продукту. Це непросте рішення було обумовлено необхідністю оперативного реагування на велике число постійно виникаючих змін в спектрі консультаційних послуг.

В результаті, робота зводилася, головним чином, до налаштування і адаптації конкретних баз документів Lotus під вимоги користувачів і їх діючих функціональних зв'язків. Основна складність полягала в тому, що зі стандартних баз документообігу для Lotus потрібно було зробити дуже специфічний консультаційний документообіг, що зажадало дуже багато невеликих, але потрібних і часто складних в реалізації доробок.

Технічно функції на зразок захисту інформації, реплікації, автоматичних розсилок і спільної роботи реалізовані в основному на вбудованих інструментах Lotus.

опис рішення

Вже перші кроки по реалізації проекту показали, що шлях до бажаного результату не буде швидким і простим. Пошук кваліфікованих розробників і адміністраторів був досить тривалим, однак після двох років роботи можна з упевненістю сказати, що нам щастило - створення програмного продукту для консультантів, людей творчих і впевнених у своїх рішеннях, вимагає від розробника особливих якостей.

В якості базової майданчика для реалізації проекту була обрана аудиторська фірма «Аваль». З існуючих у нас бізнес-процесів саме аудит найбільш регламентований і містить максимальну кількість формальних вимог до робочої і звітної документації. У той же час організаційний документообіг і діловодство аудиторської фірми повністю відповідали існуючим у нас в компанії стандартам.

Здійсненням спільної роботи розробників на Lotus Domino / Notes і залучених в проект консультантів-користувачів став спеціалізований програмний продукт, який ми назвали «Тріо», що складається з функціонально і технологічно об'єднаних модулів, що автоматизують професійний, організаційно-розпорядчий та персональний документообіг ( рис.1 ).

Професійний документообіг

Професійний документообіг «Тріо» призначений для підтримки проектної діяльності мобільних груп фахівців і дозволяє знизити часові та матеріальні витрати, підвищити якість і керованість реалізації консультаційного проекту.

Модуль «Проекти» є функціональним ядром системи, що дозволяє формувати групу фахівців, що мають доступ до документів проекту: робочої та звітної документації, що відноситься до певного договором, контрагенту, періоду діяльності. Інші співробітники організації, не включені до групи, не можуть побачити ці документи на своїх робочих місцях.

При створенні нового документа система «Тріо» пропонує автору за класифікатором визначити його приналежність до конкретної теми і використовувати стандартний бланк з модуля «Шаблони». Використання цих інструментів в поєднанні з сортуванням документів по різних категоріях класифікатора перетворює нагромадження різнорідних текстів в регулярний документообіг.

Крім приналежності до певного проекту в службовій частині документа визначаються авторство, перспективні рецензенти, терміни і послідовність рецензування та затвердження.

У процесі створення тексту автор може використовувати вбудовані інструменти пошуку як в самій системі, так і в Мережі, і інтегрованих довідкових системах. В тексті можна розташовувати посилання на інші документи і відмічені автором розділи документів, посилати посилання і фрагменти тексту по вбудованої електронній пошті системи. До документа можна приєднати пов'язані з ним документи: коментарі рецензентів, фото, аудіо, відео та матеріали з Internet.

Група консультантів, що працює на території клієнта, може об'єднати свої робочі місця в автономний комплекс, а при наявності нормальної лінії зв'язку проводити регулярний інформаційний обмін з центральним офісом. Після підключення працював автономно ноутбука до корпоративної обчислювальної мережі автоматично проводиться обмін інформацією з центральною базою документів, і нові дані стають доступними всій робочій групі проекту.

Модуль «Шаблони» призначений для зберігання бланків документів, розроблених методичної групою відповідно до затверджених корпоративними стандартами. Шаблони документів класифікуються за видами діяльності, етапами консультаційного процесу, призначенням та іншим категоріям, визначеним в модулі «Класифікатори». Система контролює і виключає можливість використання шаблону, який відповідає типу консультаційного проекту.

При роботі консультанти постійно звертаються до зовнішніх довідково-інформаційних систем, аналізують і перевіряють отриману інформацію - модуль «Корисні документи» акумулює оброблені різними фахівцями дані і перетворює індивідуальні знання в колективні. Таким чином, вирішуючи в «Тріо» свою персональну задачу, консультант автоматично створює добірку документів з обраної теми, коментує і класифікує інформацію відповідно до корпоративних стандартів, поповнюючи базу знань компанії. При повторному зверненні до даної теми фахівці можуть використовувати готовий структурований інформаційний блок.

Модуль «Нормативи» призначений для розробки, узгодження, затвердження і зберігання документації, що регламентує діяльність консультаційної компанії.

Організаційно-розпорядчий документообіг

«Тріо» підтримує допоміжні процеси, необхідні консультаційної компанії для забезпечення своєї основної діяльності - від пошуку потенційного клієнта до формування корпоративної культури.

Модуль «Організаційна структура» - інструмент кадрового діловодства. Містить інформацію про підрозділи і співробітників організації, підтримує багаторівневу структуру холдингу, що складається з декількох компаній. Є внутрішньосистемним довідником для класифікування документів по авторам і організаційних одиниць.

Модуль «Організаційно-розпорядчі документи» призначений для підготовки, узгодження, затвердження і доведення до виконавців наказів і розпоряджень керівництва. Застосовується автоматична розсилка повідомлень і контроль зворотного зв'язку.

Модуль «Доручення» - інструмент оперативного управління поточною діяльністю фахівців в рамках консультаційного проекту. У «Тріо» форма доручення може бути пов'язана з конкретним документом, етапом бізнес-процесу, наказом або іншим дорученням. Контроль термінів виконання доручень здійснюється за допомогою відповідних звітів.

Модуль «Контрагенти» - база даних по організаціях, що потрапили в область професійних інтересів консультаційної компанії. Вибіркове обмеження доступу до інформаційних блоках для різних категорій співробітників дає можливість зберігання загальнодоступною і конфіденційної інформації. Є довідником для класифікування груп документів і робіт по контрагентам, галузям та періодами. Реквізити контрагентів автоматично завантажуються в усі відповідні документи.

Модуль «Договори» - використання затверджених шаблонів документів при підготовці договорів, збереження робочих копій в процесі узгодження, реєстрація та захист затвердженого документа від випадкової зміни. Автоматичне заповнення полів реквізитів знижує ймовірність помилки і полегшує перебіг договірного процесу. Включення в електронний документ спеціальних полів, що містять комерційну інформацію про виконання контракту по етапах робіт, дозволяє доповнити документообіг інструментами управлінського обліку.

Модуль «Облік робочого часу» призначений для збору і обробки інформації про трудовитратах реалізованих консультаційних проектів і ефективності розподілу трудових ресурсів. Дані з модуля в напівавтоматичному режимі надходять в систему бюджетування, управлінського планування і контролю для подальшого розрахунку економічних показників діяльності організації.

Модуль «Вхідні / Вихідні» створений для реєстрації, пересилання та зберігання всіх видів вхідної та вихідної кореспонденції. Будь-яка інформація, представлена ​​в електронному вигляді, може бути включена в зовнішній або корпоративний документообіг.

Персональний документообіг

Модуль «Дискусії» підтримує ведення дискусій, віртуальних круглих столів, програм підвищення кваліфікації та обмін думками з різних професійних або корпоративних проблем. Тимчасово відсутні співробітники не виключаються з процесу професійної та суспільного життя організації.

Модуль «Пошта. Календар. Список завдань. »- персональний органайзер користувача в системі« Тріо »відповідає сучасним вимогам щодо забезпечення ділового та календарного планування, інтегрований в загальну систему документообігу.

Модуль «Персональні підписки» - спеціалізована пошукова система здійснює в фоновому режимі відбір документів за заданими критеріями: темі, автору, контексту.

Апаратура и витрати на програмне забезпечення

Для системи нашого масштабу: два домена, чотири офіси, понад 40 баз документів, понад 250 користувачів бюджет проекту виявився досить скромним. На етапах експериментальної розробки і тестового впровадження в якості серверів використовувалися звичайні ПК і наявні робочі місця користувачів. У міру розвитку системи, безумовно, проводилися відповідні роботи щодо поліпшення технічних характеристик сервера і робочих станцій, проте велика частина змін була зумовлена ​​загальними тенденціями до підвищення вимог щодо захисту інформації, стандартизації програмного забезпечення та оновлення парку персональних засобів автоматизації праці. У сучасній консультаційній фірмі використання якісного програмного забезпечення і хорошого устаткування є не чимось зайвим, а необхідною умовою забезпечення необхідного результату роботи і поступального розвитку. Для функціонування «Тріо» необхідна установка на сервері додатків програмного забезпечення Lotus Domino, а на клієнтських місцях - Lotus Notes. Сервер Lotus Domino 5.х, який використовується в «Тріо», можна реалізувати навіть на базі звичайного сучасного персонального комп'ютера. Природно, застосування «нормального» серверного обладнання дасть додаткові можливості і зручності для користувачів і адміністраторів.

Вартість ліцензійного програмного забезпечення сервера Lotus Domino склала близько 3 тис. Дол., Включаючи річну підписку на оновлення версій. Крім того, слід врахувати, що сервер Lotus Domino може виконувати не тільки функції сервера бази даних, але і сервера електронної пошти і Web-сервера.

Наш досвід експлуатації системи в різних умовах показав, що робоче місце користувача «Тріо» можна розмістити і на дуже древньому устаткуванні, що цілком узгоджується з вимогами щодо збереження інвестицій. В першу чергу вимоги до швидкодії системи пред'являють активні користувачі - фахівці, консультанти, керівники, що працюють з великим обсягом інформації. Але, ці співробітники використовують і інші сучасні програми, які передбачають наявність певного рівня апаратних засобів. Таким чином, можна стверджувати, що створення розгалуженої мережі робочих місць користувачів Lotus Notes не вимагає «спеціального» поліпшення технічних характеристик робочих станцій. Клієнт Lotus Notes призначений для роботи з базами даних, а також виконує функції поштового клієнта, планувальника завдань, ведення календаря і Web-браузера. Вартість клієнта Lotus Notes - 134 дол., Включаючи річну підписку на оновлення версій.

На наш погляд, витрати на впровадження і експлуатацію системи непорівнянні з одержуваних економічним ефектом. При правильному використанні автоматизованого документообігу зниження витрат при виконанні проектів і організації підтримуючих заходів цілком очевидно і забезпечує швидку окупність впровадження.

організаційні результати

Протягом двох років ми пройшли шлях від експериментальних розробок до тотального впровадження автоматизованих робочих місць в усіх офісах і підрозділах нашої досить великої організації. Наш досвід показав, що інструментарій автоматизованого документообігу, розроблений для регулярних технологічно і методично жорстких консультаційних процесів, наприклад, аудиту, цілком можна застосувати і для інших видів консалтингу.

Робочі групи консультантів здійснюють в єдиній програмному середовищі спільну розробку поточної та звітної документації, активно використовуючи спеціалізовані інструменти комунікації. Керівники всіх рівнів ієрархії мають можливість оперативного контролю не тільки організаційних характеристик реалізації проекту, а й кожного документа, створюваного їхніми підлеглими.

Підвищилися відповідальність, оперативність і якість виконання робіт. Виникла і активно розвивається корпоративна база обміну знаннями, що знайшло своє відображення не тільки в нових можливостях професійного зростання фахівців, а й у формуванні корпоративної культури компанії в цілому.

Після впровадження системи зважилися проблеми з архівуванням і розмежуванням доступу до різних груп документів. Консультанти та керівники підрозділів з різних офісів компанії можуть оперативно знайти цікаву для них відкриту інформацію, в той час як частина документів, розташованих в тих же джерелах, доступна тільки відповідній групі користувачів. Проектна і організаційна діяльність отримали абсолютно новий характер за рахунок перенесення основних процесів комунікації з реальною середовища в віртуальну, що спростило і упорядкував функціонування компанії в цілому.

Крім визначених у технічному завданні результатів ми отримали ряд побічних ефектів в області структуризації і регламентації основних і допоміжних бізнес-процесів, починаючи від перших контактів з потенційним клієнтом до презентації результатів проекту та постдоговорной роботи агентів просування.

Олександр Казинцев ( [email protected] ) - Директор з розвитку бізнесу ВАТ «Об'єднані консультанти« ФДП »/ АФ« Аваль »(Москва)

Аудиторська фірма «Аваль», створена в 1993 році, - повноправний член Міжнародної асоціації незалежних юристів, бухгалтерів, аудиторів і податкових консультантів, а також російських професійних організацій в області аудиту, Спілки професійних аудиторських організацій (СПАО) та Інституту професійних аудиторів (ІПАР). У 1999 році спільно з юридичною компанією «Фінансовий дім? Президент?» І аудиторською фірмою «Фінансовий центр? Останкіно?» Заснувала групу компаній «Об'єднані консультанти? ФДП». За дев'ять років роботи накопичено досвід, що дозволяє пропонувати клієнтам - підприємствам нафтової галузі, металургії, машинобудування, енергетики і зовнішньоторговельним компаніям - повний спектр аудиторських і консультаційних послуг: аудит та бухгалтерський консалтинг; податковий консалтинг (включаючи арбітражну практику вирішення податкових спорів); управлінський консалтинг; юридична підтримка бізнесу; комплекс послуг в області оцінки; постановка та автоматизація бухгалтерського та управлінського обліку; бюджетування. Розроблені фахівцями фірми «Аваль» методики допомагають клієнтам знизити ризик виникнення санкцій податкових органів, підвищити ефективність системи внутрішнього контролю і мінімізувати невиробничі втрати.

«Об'єднані консультанти? ФДП?» - група компаній, яка надає консультаційні послуги в таких областях як: податкові спори, податковий і загальний аудит, оцінка, управлінський і муніципальний консалтинг, корпоративне та митне право, управління та захист інтелектуальної власності, консультаційна діяльність в галузі геології , розробки і видобутку нафти.

Група компаній входить в список найбільших російських консультаційних компаній, є повноправним членом Міжнародної асоціації незалежних юристів, бухгалтерів, аудиторів і податкових консультантів MacIntyre Strater International.

Компанія займається впровадженням корпоративних інформаційних систем на платформі MBS-Axapta; постановкою і автоматизацією бюджетування на основі Comshare MPC; автоматизацією корпоративного документообігу на основі Lotus Domino / Notes і створенням спеціалізованих програмних продуктів на основі власних коштів розробки.