Самоменеджмент - умова особистого і професійного успіху

» Особиста ефективність " Керування часом

© П. Г. Перерва

«Час - самий обмежений капітал, і, якщо не можеш
їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим ».
П. Друкер

Час - це такий же ресурс, як і люди, сировина, фінансові засоби. Його найважливішою особливістю є безповоротність - його не можна накопичити, передати, взяти в кредит, тому важливо навчитися використовувати його з максимальною вигодою. Не дарма ж кажуть: час - гроші. Це не просто слова.

Дійсно, якщо, наприклад, працівник неправильно розпорядився своїм часом, умови контракту не були виконані в строк, фірмі доведеться сплатити штраф, щоб відшкодувати збитки, пов'язані з простоєм. Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічної величини, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом. Керівник повинен сознательнр і системно використовувати свій час, щоб домагатися поставленої мети.

Самоменеджмент (або таймменеджмент) - техніка правильного використання часу. Самоменеджмент допомагає виконувати роботу з меншими витратами, краще організувати працю (отже, отримати кращі результати), зменшити завантаженість роботою і, як результат, зменшити поспіх і стреси. Відомий фахівець в області менеджменту Ален Маккензі стверджував: «Немає нічого легшого, ніж бути зайнятим. І немає нічого важчого, ніж бути результативним ».

Самоменеджмент - це послідовне і цілеспрямоване використання ефективних методів роботи в повсякденній практиці, з оптимальним використанням своїх ресурсів для досягнення своїх же цілей. Самоменеджмент дозволяє ефективно пройти всі етапи успішного шляху до мети, а саме:

• вирішити, чого ви хочете досягти;
• створити власне бачення успіху;
• використовувати метод «великих стрибків»;
• вірити, що успіх прийде;
• зосередитися на цілях, що ведуть до успіху;
• не падати духом при невдачах.

У самоменеджменту визначено коло правил і функцій. Відзначимо основні з них.

1. Постановка мети

Це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті або інші параметри змінилися, а це призводить до необхідності перегляду мети. Для самоменеджменту фундаментальне значення має усвідомлення того, куди працівник хоче прийти і куди він потрапити не хоче (але куди його хочуть привести інші). Одне з правил ефективного менеджменту говорить: «Випадкові успіхи гарні, але не гарантовані. Заплановані успіхи краще, оскільки вони управляються і трапляються частіше ».

Варто встановлювати короткострокову мету, узгоджену з досягненням довготривалої глобальної мети.

2. Планування

Покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще сплановано час, тим краще воно може бути використано в особистих і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації мети. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань означає також виграш у часі, досягнення успіху і більшу впевненість в собі.

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування призводить в кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

3. Основні правила планування часу

3.1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину робочого часу (па 60%). Приблизно половину робочого дня керівник проводить не на робочому місці, тому що робота вимагає взаємодії з людьми, обміну інформацією. Завжди потрібно залишати певний відсоток часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, екстрених випадків або в результаті недооцінки тривалості якихось справ.

3.2. Регулярність - системність - послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця розпочату справу.

3.3. Реалістичне планування. Планувати потрібно тільки такий обсяг завдань, з яким працівник реально може впоратися.

3.4. Заповнення втрат часу. Заповнювати втрату часу краще але можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня надолужувати втрачене напередодні.

3.5. Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або мету, а не просто будь-які дії, щоб зусилля були початково спрямовані безпосередньо на досягнення мети. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

3.6. Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, потрібно встановлювати точні терміни виконання для всіх видів діяльності.

3.7. Узгодження різних планів в часі. Щоб успішніше впроваджувати свої плани в життя, працівникові необхідно погоджувати їх з планами інших людей (начальника, підлеглих, колег).

4. Прийняття рішень

Прийняття рішень допускає вибір першочергових завдань і справ. Прийняти рішення - значить встановити пріоритетність. Основна проблема керівників полягає в тому, що вони намагаються відразу виконати дуже великий обсяг роботи і розпилюють свої сили на окремі, часто несуттєві, але здаються необхідними справи.

Черговість виконання завдань можна визначати, користуючись наступними критеріями і методами:

• принцип Парето (співвідношення 80:20). Виходячи з цієї закономірності можна зробити висновок щодо робочої ситуації керівника: в процесі роботи витрачається 20% часу для досягнення 80% результатів. Це означає, що не дотримуються відразу братися за найлегші, цікаві або потребують мінімальних витратах часу справи. Необхідно приступати до питань відповідно до їх значенням і важливістю;
• у становлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ. Техніка цього аналізу грунтується на тому, що частки у відсотках більш важливих і менш важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букви «А», «Б» і «В» всі роботи поділяються на три групи відповідно до їх значимості (найважливіші, важливі і несуттєві (менш важливі)). Аналіз АБВ грунтується на трьох закономірностях:
• найважливіші завдання становлять приблизно 15% усієї кількості справ, якими займається керівник. Внесок цього завдання в досягнення кінцевої мети становить близько 65%;
• на важливі завдання доводиться близько 20% загальної кількості справ, значимість яких також близько 20%;
• менш важливі і несуттєві завдання становлять близько 65% всіх справ, а значимість їх складає всього лише приблизно 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ, необхідно дотримуватися наступних правил: скласти список всіх майбутніх завдань;

• систематизувати їх за ступенем важливості і встановити черговість;
• оцінити завдання відповідно до категорій А, Б, В;
• завдання категорії А керівник повинен виконувати сам;
• завдання категорії Б слід передоручити;
• завдання, які залишилися, підлягають обов'язковому передоручення:
• прискорений аналіз за принципом Дуайта Ейзенхауера (президент США в 1953 - 1961 років.). Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, який задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи. Всі справи поділяються на 4 групи:

1. Термінові (важливі справи) - їх необхідно виконувати самому керівнику;
2. Термінові (менш важливі справи) - їх потрібно делегувати;
3. Менш термінові (важливі завдання) - їх необов'язково виконувати відразу, але виконувати їх треба самому;
4. 4Менее термінові (менш важливі завдання) - від їх виконання можна утриматися.

Делегування є ключовою діяльністю менеджера. Під делегуванням у загальному значенні розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника, але при цьому начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво, яке не може бути делеговане. Передача завдання або діяльності може здійснюватися на тривалий термін або обмежуватися разовими дорученнями. Відмова від делегування призводить до перевантаження керівника, скорочує час, необхідний для виконання своїх безпосередніх обов'язків. Делегування допомагає керівнику вивільнити час для більш важливого завдання і знизити завантаженість, а також сприяє використанню професійних знань і навичок працівників, позитивно впливає на мотивацію праці співробітників. Для того щоб успішно здійснювати делегування, необхідно підібрати потрібних співробітників, чітко розподілити сфери відповідальності, координувати виконання дорученої завдання і здійснювати контроль робочого процесу і результатів, припиняти спробу зворотного або наступного делегування. Не менш важливо стимулювати і консультувати підлеглих, давати їм оцінку. Делегувати слід рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу. Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу, як визначення мети, керівництво співробітниками, задача високого ступеня ризику.

5. Реалізація та організація

Допускає складання розпорядку дня і організацію трудового процесу з метою досягнення поставленої мети. Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: «Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки». Існують 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початку дня:

1. Починати день з позитивним настроєм;
2. Починайте роботу по можливості в один і той же час;
3. Повторний огляд плану дня, складеного напередодні;
4. Спочатку - ключові завдання;
5. Приступати без розгойдування;
6. Узгодити план дня з секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе захистити керівника від непотрібних перешкод);
7. Вранці займатися складними і важливими справами, тому що пізніше менеджер зазвичай буває зайнятий поточними справами.

Правила основної частини дня:

1. Логічна підготовка роботи;
2. Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;
3. Ще раз перевірити весь комплекс робіт з точки зору необхідності окремих робіт;
4. Відхиляти додатково виникає невідкладну проблему;
5. Уникати незапланованих імпульсивних дій;
6. Вчасно робити паузу і дотримуватися розмірений темп;
7. Невеликі однорідні завдання виконувати серією (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідної діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості на процесі досягається економія часу;
8. Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагають деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в потрібний момент);
9. Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;
10. Працювати антициклічність (т. Е. На початку дня доцільніше займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);
11. Викроювати спокійний час для відновлення сил;
12. Контролювати час і плани.

Правила завершення робочого дня:

1. Завершити розпочаті невеликі справи;
2. Контроль над результатами і самоконтроль;
3. Скласти план на наступний день;
4. Кожен день повинен мати свою кульмінацію.

6. Контроль

Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку - оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

• осмислення фізичного стану;
• порівняння запланованого з досягнутим;
• коригування але встановленим відхилень.

Необхідно регулярно, через однакові проміжки часу, перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод. Контроль над результатами праці повинен в будь-якому випадку проводитися після виконання завдання. Той, хто хоче себе по-справжньому розвантажити, не може відмовитися від самоконтролю.

7. Інформація та комунікація

Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази потребує її. На керівника щодня обрушується потік інформації, з яким йому доводиться розбиратися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно для ефективної роботи. Для того щоб економити свій час, керівнику необхідно розробити раціональний підхід до отримання, обробки та використання інформації.

І ще ...

Ділові люди часто нарікають на те, що в добі всього 24 години. Встигнути за день все заплановане просто неможливо, навіть якщо вести переговори за допомогою конференц-зв'язку і робити макіяж стоячи в пробці. До того ж і переговори і макіяж при цьому не завжди вдаються. Звинувачувати в невдачах можна кого завгодно. А можна навчитися самоменеджменту, т. Е. Мистецтву керувати своїм часом і ресурсами з максимальною ефективністю. Тоді виявиться, що в добі є час не тільки на сон, але навіть на спорт і відпочинок.

Міфи про самоменеджменте

Про те, що таке самоменеджмент, знають або хоча б чули сьогодні багато. З тим, що управління собою, своїм часом і ресурсами корисно і правильно, погоджуються теж багато. Але чомусь тих людей, які вічно спізнюється, не знають, за яке зі своїх двадцяти справ хапатися, як і раніше більше, ніж пунктуальних і впевнених. Ці нещасні завжди знаходять масу причин того, чому нічого не встигають, і, головне, не хочуть вчитися встигати. Але, як виявляється, це всього лише міфи, які розвіюються фахівцями так само легко, як придумуються тими, хто не хоче керувати собою [65].

Міф №1. «Самоменеджмент необхідний тільки керівникам. Ось стану начальником - навчуся »

Чи не станете, якщо не зміните цього переконання. Адже основна мета самоменджмента полягає в тому, щоб максимально використовувати власні можливості, свідомо керувати перебігом свого життя і долати зовнішні обставини, т. Е. Добиватися результатів і покращувати якість свого життя.

Тому самоменеджмент важливий не тільки для рядового співробітника компанії, але і для будь-якої людини в принципі. Управління собою дозволяє досягати поставлених в житті цілей і відчувати, що життя не проходить повз. Самоменеджмент як інструментарій важливий для всіх, хто хоче досягти успіху в житті, незалежно від свого статусу. Однак для топ-менеджерів самоменеджмент ще більш важливий, тому що від їх роботи залежить досягнення компанією своїх цілей.

Самоменеджмент часто сприймають як суворе підпорядкування розкладом, яке потрібно ще продумати і скласти. Тому відсутність чіткості в своїх діях пояснюється багатьма як небажання підпорядковувати себе графіку, особливо якщо мова йде про роботу поза офісом, фрілансі. Але самоменеджмент має на увазі не тільки планування свого часу. Самоменеджмент - це вміння управляти собою, керувати процесом управління в найширшому сенсі слова - в часі, в просторі, спілкуванні, діловому світі. Бути організованим незалежно від того, чи стосується це спричинило навколишнього простору або до вашого часу, значить бути підготовленим. Це дозволяє відчувати себе зібраним, володіти ситуацією, бути готовим використовувати все наявні можливості і впоратися з будь-якими сюрпризами і несподіванками.

Міф №2. «Самоменеджмент потрібно використовувати, тільки коли це необхідно - при веденні складного проекту або роботі в авральному режимі. В інший час він мені не потрібен »

Це твердження не зовсім вірне хоча б тому, що придбання будь-якого досвіду на перших порах викликає спад продуктивності. Таким чином, період виконання складного проекту не найкращий час для експериментів. В ідеальному випадку самоменеджмент це звичка і стиль життя. Але не всі до цього готові. Самоменеджмент дійсно можна використовувати як інструментарій під час якогось складного проекту або ситуації авралу. Але якщо він допомагає досягти результатів в найбільш складних ситуаціях, чому б не використати його завжди?

Крім того, варто врахувати, що самоменеджмент - навик, який можна моментально придбати в потрібну хвилину. Це як знання іноземної мови: ви або говорите по-китайськи, чи ні, і думати, що при зустрічі з китайцем грамотна мова поллється сама, не доводиться. І так само, як мова забувається без практики, вміння управляти собою пропадає, якщо його не використовувати.

Міф №3. «Самоменеджменту неможливо навчитися»

Як говорила героїня Лії Ахеджакової у фільмі «Службовий роман»: «даже зайця можна навчіті курити, а Вже для розумної людини тім больше не" нічого неможливого ». Фахівці запевняють, що навчитися самоменеджменту можна за допомогою спеціальних курсів або самостійно. Курси більше підійдуть для навчання співробітників компанії, які краще проводити в корпоративному форматі, щоб не створювати штучного поділу співробітників. І самоменеджменту абсолютно точно можна навчитися самостійно, прочитавши відповідні книги, як тео ретические, де описуються стандарти та техніки, так біографії і автобіографії великих людей, в яких описуються історії людей, які досягли визначних результатів.

При цьому потрібно пам'ятати, що управління собою - річ дуже особиста. З десятків запропонованих рад людина повинна підібрати тільки ті, що походять саме йому, і змусити їх працювати на себе. Навчитися керувати часом - завдання не для слабкої людини.

Міф №4. «Я просто не можу себе змусити бути більш організованим»

В даному випадку «не можу» одно «не хочу». Поки джинси з працею, але налазять, дієта буде відкладатися «до понеділка». Коли джинси розійдуться по швах на відповідальному заході, дієта почнеться відразу і не буде здаватися настільки болісним. Також звільнення через чергового зриву всіх термінів може стати чудовою мотивацією, щоб зайнятися самоменеджментом. Але доводити до цього, звичайно, не варто. Краще знайти мотивацію раніше.

Де її шукати? Для початку відповісти на питання: «А чи люблю я те, чим займаюся?» Якщо відповідь негативна, мотивації вам не знайти. Але «точку опори» можна відшукати, наприклад згадавши те, що завжди подобалося або найкраще виходило. Побудова себе можливо якраз через розвиток «улюблених» компетенцій. Може трапитися і так: те, чим ви реально хотіли б займатися, ви робити не вмієте. В такому випадку доведеться починати, швидше за все, зі стартових позицій. Але іноді ефективніше знайти ресурси для переорієнтації, залишаючись на поточному місці. В цьому випадку плануйте вашу робочий тиждень так, щоб в ній було як мінімум 10 годин, які ви зможете присвятити виключно собі.

Самоменеджмент допомагає не тільки досягати поставлених бізнес-цілей, а й просто знаходити час для себе. Хіба бажання зайнятися спортом, малюванням, з'їздити на Мадагаскар, частіше бачитися з друзями, т. Е. Знайти час на улюблені заняття і відпочинок, не є достатньою мотивацією для цього? Як і бажання, наприклад, зробити мамі дорогий подарунок з першої високої зарплати, яка обов'язково стане такою, коли ви навчитеся ефективно управляти собою.

Знання та навички самоменеджменту необхідні здобувачам в процесі працевлаштування та на інших етапах розвитку кар'єри . Служби управління персоналом державних і комерційних організацій повинні приділяти більше уваги розвитку навичок самоврядування співробітників в процесі управління кар'єрою. Оптимальною формою навчання визнані тренінги та ділові ігри, в ході яких слухачі набувають і вдосконалюють практичні навички управління собою. Крім того, потрібно шукати нові інформаційно місткі технології для здійснення освітнього процесу.

Можна з упевненістю сказати, що навички самоменеджменту допоможуть людям не помилитися в професійному виборі і досягти певних кар'єрних висот.

П.Г.Перерва.Мистецтво самомаркетінга.Працевлаштування без проблем.- Х. 2009.

Див. Також: