- успішний проект Про компанію
- Завдання проекту
- Хід і рішення проекту
- Інтеграція з 1С: Управління виробничим підприємством
- підсумки проекту
- результати
успішний проект Про компанію 
ВАТ «Волзький абразивний завод» - одне з найбільших підприємств галузі з виробництва шматка карбіду кремнію чорного, зеленого і електротехнічного, випуску шліфзерна, шлифпорошков, абразивного інструменту на керамічній і бакелітовій зв'язці, матеріали необхідні для для машинобудування, металообробної промисловості і зварювального виробництва. З 2007 року ВАТ "Волзький Абразивний Завод" є частиною CUMI International Ltd - дочірньої фірми CARBORUNDUM UNIVERSAL LTD (CUMI), яка в свою чергу входить в міжнародний конгломерат Murugappa Group , Існуючий ще з початку XX-го століття.
Продукція заводу поставляється в країни Європи, Південної та Північної Америки, Японію, Індонезію і навіть Австралії. Роботу підприємства забезпечує 1500 чоловік, воно має високий рівень автоматизації, механізації та комп'ютеризації. Завод активно займається модернізацією виробництва, освоєнням нових технологій.
Завдання проекту
До впровадження DirectumRX вся робота з документами велася в паперовому вигляді, через що терміни узгодження і виконання затягувалися. Крім того, не було встановлено чіткий порядок роботи з документацією, і відсутність контролю за її пересуванням нерідко призводило до втрати оригіналу.
Питання про впровадження СЕД розглядався довго. Ініціатором проекту став генеральний директор заводу - він затвердив робочу групу, завданням якої було вибрати систему електронного документообігу. З представлених рішень команда віддала перевагу DirectumRX. Зрозумілий інтерфейс, зручність у використанні платформи і, що важливо, проект відповідав виділеного бюджету компанії. Також істотну роль при виборі вендора зіграли високу якість реалізованих проектів і великий досвід його співробітників.
Метою проекту стало створення ефективної функціональної системи на базі DirectumRX, яка б забезпечила:
одночасну роботу більше 200 співробітників;
єдине структуроване зберігання документів;
автоматизацію процесів узгодження документів;
автоматизацію процесів роботи з дорученнями;
автоматизацію процесів роботи з договорами.
Хід і рішення проекту
Співпраця досвідчених фахівців DIRECTUM і сильної робочої групи заводу дозволило легко провести роботу по технології скороченого впровадження. Основні завдання проекту вдалося закрити за рахунок базових модулів «Діловодство» і «Договори».
Дуже благотворно позначилося, що вище керівництво висловлювало зацікавленість в успішності проекту. Всі стадії проекту офіційно оформлялися у вигляді наказів з чітко зафіксованими термінами, відповідальними за виконання та системою мотивації для виконавців.
Відповідальний за консультації користувачів з боку замовника на етапі дослідно-промислової експлуатації посвітила 100% свого робочого часу консультацій користувачів.
Були автоматизовані процеси:
Канцелярія
- робота з вхідними документами (занесення, реєстрація, розгляд, виконання);
- робота з вихідними документами (створення на основі шаблону, узгодження, підписання, реєстрація, відправка);
- робота з наказами та розпорядженнями (створення на основі шаблону, узгодження, підписання, реєстрація, ознайомлення, виконання, контроль виконання);
- робота з іншими внутрішніми документами (службові записки, заявки на транспорт, службові записки про покладання обов'язків, службові записки на навчання тощо);
договірна робота
- робота з прибутковими та видатковими договорами (створення на основі шаблону або файлу, узгодження, підписання, реєстрація, експорт в 1С за допомогою коннектора, відправка контрагенту, контроль повернення, контроль підписання з боку контрагента і оновлення інформації в 1С);
- робота з додатковими угодами і специфікаціями (занесення, узгодження, підписання, відправка контрагенту, контроль повернення);
Інтеграція з 1С: Управління виробничим підприємством
Додатково була налагоджена інтеграція довідників «Організації», «Договори», «Фіз. Лица »ERP-системи 1С: УПП 8.3 і DirectumRX:
Після реєстрації договору в DirectumRX, він автоматично імпортується в 1С: УПП. При цьому реквізит Стан в 1С синхронізується з реквізитом Стан в DirectumRX:
Стан договору в DirectumRX
Стан договору в 1С
В розробці
неактивний
розірваний
неактивний
анульований
неактивний
чинний
активний
виконаний
активний
При змінах в картці договору в DirectumRX, ці зміни передаються в 1С: УПП.
Після створення записів «Організації» і «Фізичні особи» в DirectumRX, вони з'являються також і в обліковій системі. Зміни в картках також синхронізуються.
У картці договору в 1С з'явилася кнопка «Договір RX» - вона дозволяє відкрити договір в DirectumRX.
підсумки проекту
Варто відзначити високу зацікавленість та активну участь керівників відділів. Завдяки злагодженій роботі команди проекту як з боку заводу, так і з боку вендора, вдалося максимально скоротити та пришвидшити процес впровадження.
За перші три тижні дослідно-промислової експлуатації (ОПЕ) в системі створено 29177 документа, 4554 завдання і 15623 завдання. А кількість видів службових записок збільшилася з одного до восьми.
В ході проекту було автоматизовано 250 співробітників, всі вони пройшли очне навчання роботі в системі. У модулі «Діловодство» вже взаємодіють 10 осіб, а за допомогою модуля «Договори» виконують свої обов'язки 60 співробітників. В результаті впровадження DirectumRX в ВАТ «Волзький абразивний завод» скоротився час узгодження, і встановлений контроль роботи з документами, процеси відповідають високим міжнародним стандартам головної компанії CUMI, престижу при взаємодії з партнерами, вимогам аудиторів.
Використання сучасної ECM-системи дозволило підвищити ефективність роботи заводу. Взаємодія між відділами та узгодження документів тепер відбувається в найкоротші терміни. Ми впевнені, що система буде розвиватися.
результати
- 250 користувачів, охоплених автоматизацією за проектом
- > 10 автоматизованих ТОП-менеджерів, які працюють в системі
- 10 фахівців - команда проекту від виконавця і замовника
- 200 навчених фахівців
- Термін виконання 3 місяці
- Скорочення час узгодження договірних документів в 3-5 разів
- Кількість документів, що створюються в системі в місяць> 5000
- Прискорення узгодження документів і передача їх на виконання в 2-3 рази
В ході дослідної експлуатації прийнято рішення розширити впровадження ще на 200 ліцензій.
<
