зміст
Введение .............................................................................. .3
1. Основні поняття баз даних .......................................... ... 4
1.1 Бази даних та системи управління базами даних ............... ... 4
1.2 Структура найпростішої бази даних .................................... .6
1.3 Властивості полів бази даних ............................................. .7
1.4 Типи даних .................................................................. 9
1.5 Об'єкти баз даних ...................................................... ..10
2. Створення бази даних «Музичний магазин» .................. ..12
2.1 Створення таблиць і зв'язків між таблицями ........................ ..12
2.2 Створення запитів ......................................................... .18
2.3 Створення форм ............................................................ ... 20
2.4 Створення звітів ......................................................... ... 21
Висновок ........................................................................ ..22
Висновки .............................................................................. .23
Список літератури ............................................................... 24
Вступ
Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції, згідно з якою дані повинні бути організовані в бази даних з метою адекватного відображення мінливого реального світу і задоволення інформаційних потреб користувачів. Ці бази даних створюються і функціонують під управлінням спеціальних програмних комплексів, званих системами управління базами даних (СКБД).
Збільшення обсягу та структурної складності збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем призвели до широкого поширення найбільш зручних і порівняно простих для розуміння реляційних (табличних) СУБД. Для забезпечення одночасного доступу до даних безлічі користувачів, нерідко розташованих досить далеко один від одного і від місця зберігання баз даних, створені мережні мультикористувацькі версії БД заснованих на реляційній структурі. У них тим або іншим шляхом вирішуються специфічні проблеми паралельних процесів, цілісності (правильності) і безпеки даних, а також санкціонування доступу.
Мета роботи закріплення і поглиблення знань з інформатики, практичних навичок роботи на персональному комп'ютері і розробки призначених для користувача додатків з використанням програмних засобів інтегрованого пакета MS Office і сучасних комп'ютерних технологій обробки інформації, а також створення бази даних в СУБД ACCESS.
1. Основні поняття баз даних
1.1. Бази даних та системи управління базами даних
База даних - це організована структура, призначена для зберігання інформації. У сучасних базах даних зберігаються не тільки дані, але й інформація.
Це твердження легко пояснити, якщо, наприклад, розглянути базу даних великого банку. У ній є всі необхідні відомості про клієнтів, про їх адреси, кредитної історії, стан розрахункових рахунків, фінансові операції і т.д. Доступ до цієї бази даних є у досить великої кількості співробітників банку, але серед них навряд чи знайдеться така особа, яка має доступ до всієї бази цілком і при цьому здатне одноосібно вносити в неї довільні зміни. Крім даних, база містить методи і засоби, що дозволяють кожному зі співробітників оперувати тільки з тими даними, які входять в його компетенцію. В результаті взаємодії даних, що містяться в базі, з методами, доступними конкретним співробітникам, утворюється інформація, яку вони споживають і на підставі якої в межах власної компетенції роблять введення і редагування даних.
З поняттям бази даних тісно пов'язане поняття системи управління базою даних. Це комплекс програмних засобів, призначених для створення структури нової бази, наповнення її вмістом, редагування вмісту і візуалізації інформації. Під візуалізацією інформації бази розуміється відбір відображуваних даних відповідно до заданого критерію, їхнє упорядкування, оформлення і наступна видача на пристрої виводу або передачі по каналах зв'язку.
У світі існує безліч систем управління базами даних. Незважаючи на те що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний усталений комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми і методи на весь клас СУБД. В якості такого навчального об'єкта ми виберемо СУБД MicrosoftAccess, що входить в пакет MicrosoftOffice.
1.2. Структура найпростішої бази даних
Відразу пояснимо, що якщо в базі немає ніяких даних (порожня база), то це все одно повноцінна база даних. Цей факт має методичне значення. Хоча даних у базі і немає, але інформація в ній все-таки є - це структура бази. Вона визначає методи занесення даних і зберігання їх в базі. Найпростіший «некомп'ютерний» варіант бази даних - діловий щоденник, в якому кожному календарному дню виділено по сторінці. Навіть якщо в ньому не записано ні рядка, він не перестає бути щоденником, оскільки має структуру, чітко відрізняє його від записних книжок, робочих зошитів та іншої паперової продукції.
Бази даних можуть містити різні об'єкти. Основними об'єктами будь-якої бази даних є її таблиці. Найпростіша база даних має хоча б одну таблицю. Відповідно, структура найпростішої бази даних тотожно дорівнює структурі її таблиці.
Структуру двовимірної таблиці утворюють стовпці та рядки. Їх аналогами в найпростішої базі даних є поля і записи. Якщо записів в таблиці поки немає, значить, її структура утворена тільки набором полів. Змінивши склад полів базової таблиці (або їх властивості), ми змінюємо структуру бази даних і, відповідно, отримуємо нову базу даних.
1.3. Властивості полів бази даних
Поля бази даних не просто визначають структуру бази - вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, що належать кожному з полів. Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних на прикладі СУБД Microsoft Access.
Ім'я поля - визначає, як слід звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).
Тип поля - визначає тип даних, які можуть міститися в даному полі.
Розмір поля - визначає граничну довжину (в символах) даних, які можуть розміщуватися в даному полі.
Формат поля - визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.
Маска введення - визначає форму, в якій вводяться дані а поле (засіб автоматизації введення даних).
Підпис - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не вказана, то як заголовок стовпця використовується властивість Ім'я поля).
Значення за замовчуванням - те значення, яке вводиться в комірки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).
Умова на значення - обмеження, яке використовується для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, яке використовується, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).
Повідомлення про помилку - текстове повідомлення, яке видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних.
Обов'язкове поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази.
Порожні рядки - властивість, що дозволяє введення порожніх строкових даних (від властивості Обов'язкове поле відрізняється тим, що відноситься не до всіх типів даних, а лише до деяких, наприклад до текстових).
Індексовані поле - якщо поле володіє цією властивістю, всі операції, пов'язані з пошуком або сортуванням записів за значенням, що зберігається в даному полі, істотно прискорюються. Крім того, для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключити дублювання даних.
Оскільки в різних полях можуть міститися дані різного типу, то і властивості у полів можуть відрізнятися в залежності від типу даних. Так, наприклад, список вищевказаних властивостей полів відноситься в основному до полів текстового типу. Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми. З іншого боку, для полів, що використовуються для зберігання малюнків, звукозаписів, відео кліпів та інших об'єктів OLE, більшість вищевказаних властивостей не мають сенсу.
Таблиці баз даних, як правило, допускають роботу з набагато більшою кількістю різних типів даних. Так, наприклад, бази даних Microsoft Access працюють з наступними типами даних.
Текстовий - тип даних, використовуваний для зберігання звичайного неформатированного тексту обмеженого розміру (до 255 символів).
Числовий - тип даних для зберігання дійсних чисел.
Поле Мемо - спеціальний тип даних для зберігання великих обсягів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається в полі. Він зберігатися в іншому місці бази даних, а в поле зберігатися покажчик на нього, але для користувача такий поділ помітно не завжди.
Дата / час - тип даних для зберігання календарних дат і поточного часу.
Грошовий - тип даних для зберігання грошових сум. Теоретично, для їх запису можна було б користуватися і полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов'язані з правилами округлення), які роблять більш зручним використання спеціального типу даних, а не настройку числового типу.
Лічильник - спеціальний тип даних для унікальних (не повторюються в поле) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання - для порядкової нумерації записів.
Логічний - тип для зберігання логічних даних (можуть приймати тільки два значення, наприклад Так чи Ні).
Гіперпосилання - спеціальне поле для зберігання адрес URL Web-об'єктів Інтернету. При натисканні на посилання автоматично відбувається запуск браузера і відтворення об'єкта в його вікні.
Майстер підстановок - це не спеціальний тип даних. Це об'єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення даних в поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати їх із списку.
Таблиці - це основні об'єкти будь-якої бази даних. По-перше, в таблицях зберігаються всі дані, наявні в базі, а по-друге, таблиці зберігають і структуру бази (поля, їх типи і властивості).
Запити.
Ці об'єкти служать для отримання даних з таблиць і надання їх користувачеві в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції як відбір даних, їх сортування і фільтрацію. За допомогою запитів можна виконувати перетворення даних за заданим алгоритмом, створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення в таблицях і багато іншого.
Форми.
Якщо запити - це спеціальні засоби для відбору та аналізу даних, то форми - це засоби для введення даних. Сенс їх той же - надати користувачеві засоби для заповнення лише тих полів, які йому заповнювати належить. Одночасно з цим в формі можна розмістити спеціальні елементи управління (лічильники, що розкриваються списки, перемикачі, прапорці та інше) для автоматизації введення. Переваги форм розкриваються особливо наочно, коли відбувається введення даних з заповнених бланків. В цьому випадку форму роблять графічними засобами так, щоб вона повторювала оформлення бланка - це помітно спрощує роботу складача, знижує його стомлення і запобігає появі друкарських помилок.
Звіти.
За своїми властивостями і структурою звіти багато в чому схожі на форми, але призначені тільки для виводу даних, причому для висновку не на екран, а на принтер. У зв'язку з цим звіти відрізняються тим, що в них прийняті спеціальні заходи для групування виведених даних і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.
Сторінки.
Це спеціальні об'єкти баз даних, реалізованих в останніх версіях СУБД Microsoft Access (починаючи з Access 2000). Правда, більш орректно їх називати сторінками доступу до даних. Фізично це особливий об'єкт, виконаний в коді HTML, що розміщується на Web-сторінці і передається клієнту разом з нею. Сам по собі цей об'єкт не є базою даної, але містить компоненти, через які здійснюється зв'язок переданої Web-сторінки з базою даних, що залишається на сервері. Користуючись цими компонентами, відвідувач Web-вузла може переглядати записи бази в полях сторінки доступу. Таким чином, сторінки доступу до даних здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеної на сервері. Ця база даних не обов'язково повинна бути базою даних Microsoft Access. Сторінки доступу, створені засобами Microsoft Access, посволяют працювати також з базами даних Microsoft SQL Server.
Макроси і модулі.
Ці категорії об'єктів призначені як для автоматизації повторюваних операцій при роботі з СУБД, так і для створення нових функцій шляхом програмування. В СУБД Microsoft Access макроси складаються з послідовності внутрішніх команд СУБД і є одним із засобів автоматизації роботи з базою. Модулі створюються засобами зовнішнього мови програмування, в даному випадку мови Visual Basic for Applications. Це один із засобів, за допомогою яких розробник бази може закласти в неї нестандартні функціональні можливості, задовольнити специфічне вимога замовника, підвищити швидкодію системи управління, а також рівень її захищеності.
2. Створення бази даних «Музичний магазин»
2.1. Створення таблиць і зв'язків між таблицями
Реляційні БД представляють пов'язану між собою сукупність таблиць-сутностей бази даних (ТВД). Зв'язок між таблицями може знаходити своє відображення в структурі даних, а може тільки матися на увазі, тобто бути присутнім на неформализованном рівні. Кожна таблиця БД представляється як сукупність рядків і стовпців, де рядки відповідають екземпляру об'єкта, конкретної події або явища, а стовпці - атрибутам (ознаками, характеристиками, параметрами) об'єкта, події, явища.
При практичній розробці БД таблиці-суті звуться таблицями, рядка-екземпляри - записами, стовпці-атрибути - полями.
Одне з найважливіших достоїнств реляційних баз даних полягає в тому, що можна зберігати логічно згруповані дані в різних таблицях і задавати зв'язки між ними, об'єднуючи їх в єдину базу. Така організація даних дозволяє зменшити надмірність збережених даних, спрощує їх введення і організацію запитів і звітів.
Для вирішення поставленого завдання прийнята схема бази даних, представлена на Рис.1. Для відкриття схеми даних була обрана команда «Схема даних» в меню «Сервис». В даній схемі представлена взаємозв'язок всіх таблиць бази даних і відносини між ними.
Рис.1. схема даних
Складовими базу даних є чотири таблиці, одна з них основна:
Вихідна таблиця - містить кодову інформацію про продукти, а також інформацію про наявність товару складі, його оптової та роздрібної ціни;
І три дочірні:
Код записи - містить інформацію про назву альбому, рік випуску, дату продажу і кількості проданого;
Код виконавця - містить інформацію про найменування виконавця, групи і т.д .;
Код жанру - містить інформацію про найменування жанру.
Для створення таблиці в режимі конструктора було зроблено наступне:
відкрили базу даних;
на вкладці «Таблиці» вибрали «Створення таблиці в режимі конструктора», відкрилося вікно конструктора;
ввели імена полів таблиці і вибрали тип даних для кожного поля;
можна було змінити властивості полів, якщо це необхідно;
вибрати ключове поле, якщо це необхідно;
виконали «Файл» ® »Зберегти» і зберегли таблицю, при цьому якщо ключове поле не було вибрано, Access запропонує його створити;
закрили таблицю.
Нижче описана структура таблиць «Вихідна таблиця» і «Код записи».
Таблиця «Вихідна таблиця» призначена для кодового позначення товару, зберігання та подання інформації про наявність і ціні.
Таблиця 1. Структура таблиці «Вихідна таблиця»
Тип даних Застосування Поле Числовий Числові дані різних форматів, які використовуються для проведення розрахунків Код продукту, код записи, код виконавця, код жанру, наявність Грошовий Для зберігання грошових сум Ціна, оптова ціна
Вид таблиці «Вихідна таблиця» представлено на Рис.2
Рис.2. Вид таблиці «Вихідна таблиця»
Таблиця «код записи» призначена для ідентифікації коду записи назвою альбому, зберігання даних про дату випуску, дату продажу і кількості проданого.
Таблиця 2. Структура таблиці «Код записи»
Тип даних Застосування Поле Числовий Числові дані різних форматів, які використовуються для проведення розрахунків Код записи, рік випуску, кількість проданого Текстовий Текст або числа, які не потребують проведення розрахунків. Назва альбому Дата / час Для зберігання календарних дат і поточного часу Дата продажу
Вид таблиці «Код записи» представлено на рис.3.
Рис.3. Вид таблиці «Код записи»
Другорядні таблиці були створені для зменшення надмірності даних, шляхом виділення загальних частин з основних таблиць. Створення даних таблиць повністю ідентично створення основних таблиць.
Установка зв'язків між таблицями
Вся необхідна робота здійснювалася в спеціальному вікні Схема даних, яке відкривається кнопкою 
на панелі інструментів або командою Сервіс → Схема даних.
Одночасно з відкриттям вікна Схема даних відкрилося діалогове вікно Додавання таблиці, з якого були обрані таблиці, між якими створюються зв'язки.
Додавання таблиць здійснювалося виділенням їх в списку і клацанням на кнопці Додати. Після додавання всіх необхідних таблиць, вікно Додавання таблиць, закрилося клацанням на кнопці Закрити.
В результаті у вікні Схема даних були представлені всі таблиці, створюваної бази даних зі списками своїх полів. Ключові поля виділені жирним шрифтом.
Рис.4. схема даних
Визначення зв'язку по простому ключу. Для установки зв'язку по простому ключу було виділено Первинний ключ в батьківській таблиці і потім мишкою перенесений на дочірню (підпорядковану) таблицю. Після того як кнопка миші була відпущена, з'явилося діалогове вікно Зміна зв'язків (Рис.5.), В якому видно по яких полях встановлюється зв'язок. У цьому ж вікні була забезпечена цілісність БД, відміткою параметрів Забезпечення цілісності даних, Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних полів.
Рис.5. зміна зв'язків
Після натискання кнопки Створити між таблицями було встановлено зв'язок Один до багатьох, позначена на схемі як 1: μ.
2.2. створення запитів
Запити є потужним засобом обробки даних, що зберігаються в таблицях Access. За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів. Запити дозволяють обчислювати підсумкові значення і виводити їх в компактному форматі, подібному формату електронної таблиці, а також виконувати обчислення над групами записів.
Запити можна створювати самостійно і за допомогою майстрів. Майстри запитів автоматично виконують основні дії в залежності від відповідей користувача на поставлені питання. Самостійно розробити запити можна в режимі конструктора.
Побудова запитів в режимі Конструктора
В об'єкті Запити є спеціальний значок Створення запиту в режимі конструктора, який відкриває спеціальний бланк, званий бланком запиту за зразком. У верхній області відображається структура таблиць, до яких запит адресовано, а нижня область розбита на стовпчики - по одному на кожне поле майбутньої результуючої таблиці. При створенні запиту на основі декількох взаємопов'язаних таблиць в бланк запиту були внесені всі беруть участь в запиті таблиці.
Таблиці, до яких звернуто запит, були відкриті за допомогою контекстного меню. Далі, за допомогою подвійного клацання мишею на потрібному полі, його можна було помістити в стовпець нижній частині бланка.
У рядку Поле були вказані імена стовпців створюваного запиту. Існуюче ім'я поля вибрано зі списку. У першому і другому стовпці вибрано Назва альбому та Наявність. В осередку ім'я таблиці виникло ім'я таблиці яка містить вибране поле. Для обчислюваного поля в рядку полі була обрана формула: Вартість: Sum ([Кількість] * [ціна]).
Для поля Назва альбому обраний тип Угруповання, для поля наявність обраний тип Sum.
Так само були змінені деякі властивості стовпців. Було поставлено формат поля - фіксований і число знаків після коми - 2.
Рис.6. Запит «загальний» в режимі Конструктора
2.3. створення форм
Форми дозволяють вводити дані в таблиці бази без безпосереднього доступу до самих таблиць.
Автоформи. На відміну від таблиць, структуру яких краще формувати вручну, форми зручно готувати за допомогою засобів автоматизації. Існують три види автоформ: «в стовпець», «стрічкові» і «табличні». Автоформа «в стовпець» відображає всі поля одного запису - вона зручна для введення і редагування даних. «Стрічкова» автоформа відображає одночасно групу записів - її зручно використовувати для оформлення виведення даних. Таблична автоформа за зовнішнім виглядом нічим не відрізняється від таблиці, на якій вона заснована.
Для створення автоформи відкрили панель Форми у вікні База даних і скористалися командної кнопкою 
. У діалоговому вікні Нова форма вибирали тип автоформи і таблицю, на якій вона ґрунтується. Після клацання на кнопці ОК автоформа сформувалася автоматично і негайно була готова до роботи, тобто до введення або відображення даних.
Рис.7. форма
Звіт - це гнучкий і ефективний засіб для організації перегляду і роздруківки підсумкової інформації. У звіті можна отримати результати складних розрахунків, статистичних порівнянь, а також помістити в нього малюнки та діаграми.
Створення підсумкового звіту за допомогою майстра було розпочато з натискання кнопки 
. У вікні Новий звіт обраний Майстер звітів і запит, в якому присутні потрібні поля. Потім відповідали на питання, що з'являються в діалогових вікнах Майстра. Перехід до нового вікна по кнопці Далі.
На екрані з'явився звіт. Його можна було переглянути, змінюючи масштаб (клацнувши по листу) і перегортаючи сторінки в нижній частині екрана. Після завершення необхідних операцій вікно перегляду звіту було закрито.
Рис.7. Звіт про наявність
Висновок
У виконану роботу були випробувані і використані основні методу і об'єкти системи управління базами даних Microsoft Access.
Крім використаних розділів, Microsoft Access містить в собі також засоби для інтеграції різних додатків Office 2003 і можливості працювати в Web.
Так як інтеграція інформаційних систем в усі сфери життя збільшується з кожним днем, то актуально стає розробка подібних баз даних. При цьому розробник повинен враховувати те, що найбільш прості БД можуть бути схильні до надмірності, але при цьому не можна і захоплюватися поділом БД на багато складових таблиць. Також сучасні засоби дружнього інтерфейсу дозволяють розробити інтуїтивно зрозумілі додатки, що є одним з основних вимог замовника. При створенні БД необхідно взяти до уваги область, для якої розробляється база даних. Наприклад, при формуванні БД для магазину, розробник повинен орієнтувати її в першу чергу на продаж.
Висновки
В ході роботи над базою даних були створені: чотири таблиці - одна головна і три підлеглі, між ними встановлено зв'язок один до багатьох, із забезпеченням цілісності даних, два запити - загальний і запит на продажу. Також була створена форма, що дозволяє отримати повну інформацію про продукт, і два звіти за запитами.
список літератури
1.Сімоновіч С.В. та ін. Інформатика. Базовий курс - СПб: Видавництво «Пітер», 2000. - 640с.
2. Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Мінасов Ш.М. Технологія роботи в інтегрованому офісному пакеті: Лабораторний практикум з дисципліни «Інформатика». Кафедра Інформатики УГАТУ, Уфа, 2004 р
3. Інформатика. Навчальний посібник / За ред. В.Г. Кірія. - Іркутськ: ИрГТУ, 2000. частина 2. - 382с.
4. Інформатика. Навчальний посібник / Ломтадзе В.В., Шишкіна Л.П. - Іркутськ: ИрГТУ, 2004. - 116с.
5. Семенов А.С. Access2003 Практична розробка баз даних.- СПб .: Питер, 2005
6. Діго С.М. Access. - М .: Проспект, 2005
<
