Дефектна відомість: зразок і бланк для скачування (ремонт приміщення, автомобіля і обладнання)

1. Що таке і навіщо потрібна дефектна відомість
2. Правила складання дефектної відомості
3. Порядок складання дефектної відомості
4. Види дефектної відомості
5. Дефектна відомість обладнання
6. Дефектна відомість на ремонт автомобіля
7. Дефектна відомість на ремонт будівлі або приміщення
8. Чи можна не оформляти дефектну відомість

Якщо при візуальному огляді основного засобу виявили, що йому потрібен ремонт, складіть дефектну відомість. Це дозволить правильно і без проблем врахувати витрати на ремонт і довести податковому інспектору, що витрати економічно обгрунтовані. Розглянемо, як скласти і заповнити дефектну відомість на ремонт.

Дефектна відомість - це один з видів первинної документації організації. Бланк заповнюється при виявленні недоліків, поломок, шлюбу у виробі або об'єкті. Наприклад, форма дефектної відомості на ремонт автомобіля фіксує, які недоліки або дефекти в авто підлягають ремонту . З цієї статті ви дізнаєтеся, як заповнити документ, щоб обгрунтувати витрати організації.

Зміст статті:

Порожній бланк дефектної відомості

Готові заповнені зразки скачайте нижче

Що таке і навіщо потрібна дефектна відомість

Дефектна відомість є супровідним документом на ремонт об'єкта. Будь-яке майно підприємства з часом втрачає свої первинні властивості. Для виявлення недоліків, поломок або шлюбу складається дефектовка. Бланк дефектної відомості на ремонт обладнання дозволяє обгрунтувати складання кошторису на майбутні роботи. У випадку з бракованої продукцією згідно з відомістю розглядаються претензії до постачальника.

В яких ситуаціях потрібно заповнення цього документа? Дефектовка складається перед здійсненням ремонту автомобілів, приміщень, обладнання підприємства. Процедура включає в себе проведення огляду об'єктів. Для цього керівником організації призначається спеціальна комісія. Мінімальна кількість відповідальних осіб становить 2 чол. В процесі заходу оцінюється стан об'єкта, виявляються недоліки, визначаються вид поломки і перелік ремонтних робіт.

Членами комісії зазвичай стають технічні фахівці організації, що володіють відповідним рівнем знань та кваліфікації. Додатково можуть обиратися працівники бухгалтерії та представники того структурного підрозділу, за яким закріплено об'єкт.

Правила складання дефектної відомості

Уніфікованої форми дефектної відомості не розроблено - при заповненні зразка бланка дефектної відомості слід враховувати вимоги Закону № 402-ФЗ від 06.12.11 р . Оскільки це первинний документ, прийняття до обліку допускається при наявності в ньому всіх обов'язкових реквізитів. Перелік даних наведено в стат. 9 Закону № 402-ФЗ.

"

Якщо уніфікованої форми документа, що підтверджує виявлені дефекти, не встановлено, використовуйте самостійно розроблений бланк, наприклад акт про виявлені несправності (дефекти) об'єкта основних засобів або дефектну відомість ...

При складанні дефектної відомості слід вказати:

• Точна назва організації.
• № (порядковий) і дату заповнення дефектації.
• Назва і місце знаходження об'єкта.
• Види дефектів або недоліків.
• Рекомендації щодо усунення недоліків.
• Плановані терміни ремонтних робіт.
• Підписи уповноважених осіб з розшифровкою.

До відомості застосовуються загальний правила заповнення первинних документів організації. Але при цьому дефектовка повинна давати відповіді на наступні питання:

1. Який об'єкт оглядається - слід вказати точну назву обладнання (приміщення або транспортного засобу), його інвентарний №, технічні дані (№ ПТС або кадастровий номер, техпаспорт).
2. Які недоліки потрібно усунути і чому - тут наводиться повний перелік виявлених неполадок або претензій.
3. Що необхідно для доведення об'єкта до робочого стану - наводиться докладний список обов'язкових ремонтних робіт, із зазначенням термінів, обсягів виконання та інших умов.

Якщо потрібне проведення масштабного ремонту, доцільніше скласти кілька відомостей за окремими задачами. Наприклад, з обліку деталей для демонтажу; матеріалів для заміни; матеріалів для вторинної переробки; визначенню загальної потреби в запчастинах. Підсумкову відомість можна заповнити для встановлення загального обсягу і вартості ремонту.

Порядок складання дефектної відомості

Оформлення документа допускається як на паперовому бланку, так і за допомогою комп'ютера. Для кожної зі сторін-учасників складається свій екземпляр. При вказівці даних необхідно внести всі обов'язкові реквізити за нормами Закону № 402-ФЗ і додаткові - в залежності від виду об'єкта. Підписують дефектовку члени уповноваженої комісії організації. Затверджує керівник організації або відповідальна особа.

Далі розглянемо, як скласти відомість по різним видам об'єктів. На кожну групу Основних коштів рекомендується розробити і закріпити в графіку документообігу окремий бланк. Один - для обладнання, другий - для транспортних засобів, третій - для приміщень або будівель.

Види дефектної відомості

Для різних груп основних засобів розробіть різні форми документа. І закріпіть їх все в обліковій політиці. Для автомобілів - одна, для оргтехніки - інша, для нерухомості - третя. Нижче дивіться приклади деяких з них.

Дефектна відомість обладнання

Дефектовка на обладнання організації може складатися вже в процесі експлуатації, при складанні (монтажі) або на стадії придбання основного засобу. При заповненні необхідно вказати наступні дані:

• Який об'єкт оглядається - наводиться найменування, інвентарний №, відомості з техпаспорта.
• Які вади вимагають усунення - вказується перелік проблем згідно з технічними регламентами. Цей розділ заповнюється технічним відділом.
• Які заходи необхідні для усунення неполадок - наводиться перелік робіт, деталі для заміни і т.д. Цей розділ із зазначенням термінів робіт заповнюється ремонтним відділом.

Бланк на ремонт обладнання:

Завантажити зразок заповнення документа на ремонт обладнання

Дефектна відомість на ремонт автомобіля

Дефектна відомість на ремонт автомобіля складається при визначенні неполадок транспортних засобів - документ засвідчується уповноваженою особою. В якості такого працівника може виступати завідувач гаражем. У бланк дефектної відомості на ремонт автомобіля потрібно включити:

• Точне найменування автомобіля за паспортом транспортного засобу.
• Організацію-постачальника транспортного засобу.
• Результати огляду - з перерахуванням неполадок і поломок.
• Види необхідних ремонтних робіт - із зазначенням організацій, які проводитимуть ремонт і термінів робіт.

Форма документа на ремонт автомобіля:

Завантажити зразок заповнення документа на ремонт автомобіля

Про оформлення заміни спідометра читайте в статті журналу Бюджетний облік в питаннях і відповідях .

Дефектна відомість на ремонт будівлі або приміщення

Цей документ допоможе обгрунтувати в обліку витрати по проведенню ремонту. У бланку фіксуються підлягають усуненню недоліки, визначаються обсяги і терміни робіт. На підставі дефекти складається кошторис і виділяються кошти. Зразок заповнення дефектної відомості на ремонт приміщення або іншого об'єкта повинен містити:

• Дані про будівлі або приміщенні - тип об'єкта, місце знаходження, підрозділ.
• Дані про виявлені пошкодження і недоліки.
• Обсяг, терміни виконання і перелік необхідних ремонтних робіт.
• Характеристики обладнання і матеріалів для ремонту.
• Відповідальні особи за етапами виконання робіт.

Зверніть увагу! Якщо планований обсяг робіт невеликий, замість дефектної відомості за зразком на ремонт приміщень можна скласти акт. Ця форма заповнюється уповноваженою особою організації, без залучення комісії.

Приклад документа на ремонт приміщення:

Завантажити зразок дефектної відомості на ремонт приміщень

Як правило, дефектна відомість є документом, в якому фіксуються недоліки об'єкта і обґрунтовується необхідність ремонту. Крім цього, дефектовка застосовується з метою виявлення шлюбу отриманої продукції або несумлінно виконаних робіт. Ця форма допомагає покупцеві пред'явити, а постачальнику прийняти претензії.

На підставі відомості вирішуються спори між сторонами договору. При судових розглядах форма може бути пред'явлена ​​в суді поряд з іншими документами. Зазвичай розглядаються договору з контрагентами, рахунки-фактури, накладні, акти і т.д.

Влітку дитячі садки, школи та коледжі починають ремонтувати будівлі і споруди. Коли приходить час відобразити роботи в обліку, у бухгалтера виникає безліч питань:
- Як класифікувати ремонт: як поточний або капітальний?
- І хто повинен визначити характер робіт?
- Що входить в капітальний ремонт будівлі установи?
- Невже бухгалтерія, оскільки від вибору залежить правильність відображення робіт в обліку?
- Які будуть потрібні документи?

Відповіді на ці та інші питання читайте в статті журналу Облік в освіті: Літній ремонт: облік і документація

Чи можна не оформляти дефектну відомість

За нормами стат. 252 НК РФ витратами будь-якої організації зізнаються обгрунтовані і підтверджені витрати. Під підтвердженими витратами розуміються суми, підкріплені оформленими відповідно до законодавства документами. Сама по собі відомість не є обов'язковою до складання, як, наприклад, акт або рахунок-фактура. Але при перевірках ИФНС дефектовка допомагає організації обгрунтувати витрати, включаючи витрати по ремонту.

З цієї причини чиновники рекомендують завжди складати дефектні відомості при необхідності здійснення ремонту. Який бланк розробити - це вирішує кожне підприємство самостійно.