Дана стаття присвячена довідками, копіями і виписок з документів. Копії та довідки в даний час готуються в кожній організації. А виписки застосовуються не на всіх підприємствах. Давайте розглянемо вимоги до оформлення цих документів, а також визначимо їх призначення.
Довідка
Відповідно до Класифікація управлінської документації (ОК 011-93) існує кілька різних форм документів, в назви яких входить слово «довідка» і які відносяться до різних систем документації. Переконайтеся самі:
фрагмент документа
Класифікація управлінської документації. ОК 011-93 (затверджений постановою Держстандарту Росії від 30.12.1993 № 299, в редакції від 08.06.2009 р)
В рамках цієї статті ми будемо розглядати тільки довідки, які стосуються організаційно-розпорядчої документації та оформляються відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003.
Визначення даного виду документа не міститься в нормативно-правових актах, але його можна знайти в Короткому словнику видів і різновидів документів ВНІІДАД 1 :
Довідка
- 1) документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій; 2) документ, що підтверджує факти біографічного або службового характеру.
Отже, довідки, які стосуються організаційно-розпорядчої документації, зазвичай ділять на дві групи:
- ті, що описують факти і події, пов'язані з основною діяльністю організації;
- ті, що підтверджують відомості біографічного або службового характеру про людину.
Довідки, що становлять другу групу, є більш поширеними в даний час. До них відносяться довідки про підтвердження займаної посади, трудового стажу, місця навчання і т.д. Ця група довідок є зовнішніми, тобто призначається для подання в інші організації.
Довідки, що відносяться до першої групи, можуть бути як зовнішніми, так і внутрішніми. Зовнішні довідки складаються для подання в іншу (часто вищу) організацію, внутрішні довідки - для подання керівництву організації або на розгляд колегіального органу. Сьогодні внутрішні довідки використовуються досить рідко і не у всіх організаціях. Тому спочатку ми розглянемо вимоги до оформлення зовнішніх довідок.
Зовнішні довідки Зовнішні довідки повинні оформлятися на бланку. А відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 виділяються три види бланка за видами документів, оформлюваних на них:
- загальний бланк (використовується для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа);
- бланк конкретного виду документа (крім листа);
- бланк листа.
Отже, за вимогами ГОСТу Р 6.30-2003 довідки повинні оформлятися на загальному бланку або бланку конкретного виду документа (тобто на бланку довідки). Відповідно, до обов'язкових реквізитів довідки відносяться наступні (див. Приклади 1 і 3):
- Державний герб Російської Федерації, або герб суб'єкта Російської Федерації, або емблема організації / товарний знак (знак обслуговування) 2 * ;
- найменування організації * ;
- назва структурного підрозділу (ДОВІДКА) * ;
- дата документа ** ;
- реєстраційний номер документа ** ;
- місце складання або видання документа * ;
- заголовок до тексту (при оформленні на бланку формату А4);
- текст документа;
- адресат;
- текст документа;
- підпис;
- відбиток печатки (для справкок біографічного або фінансового характеру).
Для довідок можна використовувати бланки як з кутовим розташуванням реквізитів, так і з поздовжнім. Однак перший варіант є більш привабливим, тому що в даному випадку правий бік верхньої частини бланка використовується для розміщення реквізиту «адресат». А це дозволяє більш економно використовувати площу аркуша.
У процесі підготовки довідки реквізити оформляють відповідно до схем розташування реквізитів, наведених у додатку А ГОСТу Р 6.30-2003. Між реквізитами залишають два-чотири міжрядкових інтервалу.
Датою довідки є дата її підписання, яка, як правило, оформляється арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами. Наприклад, 14.01.2009. При цьому допускається і словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад 02 лютий 2009 г.
Реєстраційний номер розташовується на одному рядку з датою документа і включає порядковий номер, який може доповнюватися індексом або декількома індексами. Порядкові номери довідками повинні присвоюватися протягом календарного року, тобто перша довідка в календарному році повинна мати порядковий номер 1.
Дату і реєстраційний номер довідки прийнято оформляти в момент реєстрації документа (тобто після підписання), тому правильніше їх проставляти на документі вручну, а не друкувати при підготовці довідки.
Заголовок до тексту довідки повинен відповідати на питання «Про що?» І може включати вказівку на період часу, до якого відносяться викладені в довідці відомості. Наприклад: «Про організацію авіаперевезень туристів у другому півріччі 2009 року».
Тема відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 повинен друкуватися від поля без лапок, починатися з великої літери і закінчуватися без використання точки. На довідках, оформлених на форматі А5, заголовок допускається не вказувати.
Текст довідки, як правило, складається з двох частин: в першій викладаються факти, що послужили підставою чи приводом для її складання, в другій наводяться конкретні відомості, що відображають суть питання. Текст довідки може і не містити підстав для його підготовки, тоді довідка включає тільки одну частину з описом фактів (подій).
Якщо довідка містить однорідну систематизовану інформацію, її текст оформляється у вигляді таблиці.
Текст довідки біографічного характеру зазвичай починається з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Ряд довідок біографічного характеру видається за типовими, що часто повторюється ситуацій, і для їх підготовки можуть використовуватися уніфіковані бланки з трафаретним текстом.
У тексті довідки не слід використовувати архаїчні обороти, наприклад: «справжня довідка дана ...», «справжнім підтверджується, що ... дійсно працює ...».
приклад 1
Реквізит «адресат» повинен оформлятися на довідках відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003. Якщо довідка адресована організації або її структурному підрозділу, то їх найменування вказують у називному відмінку (див. Приклад 1).
При адресуванні довідки посадовій особі його посаду і прізвище вказують в давальному відмінку, ініціали вказують перед прізвищем. Між ініціалами і прізвищем повинен бути пробіл:
приклад 2
Зовнішня довідка біографічного характеру, оформлена на бланку формату А5
Довідки в обов'язковому порядку повинні підписуватись уповноваженою на це посадовою особою або двома посадовими особами. Як правило, зовнішні довідки має право підписувати керівник організації або його заступник.
Довідки, які містять відомості фінансового характеру, повинні підписувати дві особи: керівник організації та головний бухгалтер. Крім того, на дані довідки повинен проставлятися відбиток печатки.
приклад 3
Довідки, що складаються для підтвердження відомостей біографічного характеру, також повинні підписуватися двома особами: керівником організації та керівником кадрової служби (або головним бухгалтером), і на них теж повинен проставлятися відбиток печатки.
До складу реквізиту «підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ; його особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали та через пробіл прізвище). Так як довідка складається на бланку, при оформленні реквізиту «підпис» найменування посади вказується в скороченому варіанті, тобто найменування організації не включається (див. Приклад 1).
При підписанні довідки кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді: наприклад, спочатку генеральний директор і за ним - головний бухгалтер або начальник відділу кадрів (як показано в прикладі 1).
Отже, відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 зовнішні довідки повинні оформлятися на загальному бланку або бланку довідки. А бланк листа для цієї мети не повинен використовуватися. Але що відбувається в даний час на практиці? По-перше, ГОСТ Р 6.30-2003 носить рекомендаційний характер, а по-друге, деякі організації висувають додаткові вимоги до довідок. Наприклад, при отриманні деяких віз необхідна довідка із зазначенням адреси і телефону компанії. Тому в даний час можна зустріти довідки, які оформлені на бланку листа з такими реквізитами, як довідкові дані про організацію (адреса, телефон і ін.). При цьому на бланку листа десь на вільному місці додається ще один реквізит: назва структурного підрозділу - ДОВІДКА.
Внутрішні довідки При підготовці внутрішніх довідок зазвичай дотримуються наступних правил оформлення. На відміну від зовнішніх довідок внутрішні оформляються не так на бланку, а на стандартом аркуші паперу формату А4 (210. 297 мм) або А5 (148. 210 мм). При цьому в складі реквізитів є відмінності - на внутрішніх довідках обов'язково оформляються такі реквізити (див. Приклад 4):
- найменування структурного підрозділу - автора документа;
- назва структурного підрозділу (ДОВІДКА);
- дата документа;
- реєстраційний номер документа;
- заголовок до тексту (при оформленні на аркуші паперу формату А4);
- текст документа;
- адресат;
- підпис (підписується керівником структурного підрозділу або фахівцем-укладачем, при цьому вказується посада в скороченому варіанті - без найменування організації).
приклад 4
Внутрішня довідка
копія документа
Часто бувають ситуації, коли сторонньої організації, посадовій чи фізичній особі потрібен той чи інший документ, але оригінал віддати їм не можуть. У даній ситуації на виручку приходить копія документа.
Визначення копії документа можна знайти в Гості Р 51141-98 і в Правилах діловодства в федеральних органах виконавчої влади.
фрагмент документа
Пункт 4 Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 15.06.2009 No 477
«Копія документа» - документ, повністю відтворює інформацію оригіналу документа та його зовнішні ознаки, що не має юридичної сили.
У термінології діловодства, крім поняття «копії документа», використовується термін «завірена копія документа». При цьому саме друга з них має юридичну силу. фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. терміни та визначення
Завірена копія документа - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу.
Порядок засвідчення копій організаційно-розпорядчих документів встановлюється в Гості Р 6.30-2003, і для цього використовується реквізит «відмітка про завірення копії».
фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів
3.26. При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис: «Правильно»; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення, наприклад: Вірно
Інспектор служби кадрів Особистий підпис Т.С. Левченко
Дата
Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Методичні рекомендації ВНИИДАД за ГОСТом Р 6.30-2003 трохи уточнюють дані вимоги.
фрагмент документа
Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархів; ВНІІДАД; Упоряд .: М.Л. Гавлін, А.С. Красавін, Л.В. Кузнєцов і ін .; Заг. ред. М.В. Ларін, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.
3.21. Відмітка про завірення копії (реквізит 26).
... При розсилці документів, що мають нормативно-правовий характер (постанови, накази, розпорядження і т.д.), розмноження екземпляри розсилаються документів слід завіряти печаткою організації або печаткою структурного підрозділу, наприклад: печаткою з найменуванням служби ДОУ організації (канцелярії, загального відділу і т .п.).
Але в зв'язку з тим, що ГОСТ Р 6.30-2003 носить рекомендаційний характер, необхідність завірення печаткою копії, призначеної для передачі в структурний підрозділ всередині організації або її посадової особи, як правило, закріплюється в інструкції з діловодства організації. А ось копії документів, призначені для використання поза організації, прийнято завіряти печаткою.
приклад 5
При цьому обов'язок завіряти печаткою копії документів, що стосуються прав та інтересів громадян, закріплюється і в чинному Указі Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 р No 9779-X. Цей же документ замість слова «Мабуть» наказує в засвідчувального напису писати більш розгорнуту текстову конструкцію: «Копія вірна, оригінал документа знаходиться в вказується найменування організації». Деякі організації використовують ще більш розгорнуту конструкцію, додаючи інформацію про те, в якій справі зберігається оригінал (саме такий варіант зараз описаний в проекті Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади).
приклад 6
Позначку про завірення копії документа прийнято розташовувати згідно з додатком А 3 ГОСТу Р 6.30-2003, а саме - в нижній частині листа копії. Такий варіант ідеально підходить для односторінкового документа. А як бути з бакшишниками копіями? Їх раціональніше спочатку прошивати, а потім на останній сторінці оформляти реквізит «відмітка про завірення копії».
Для більшості видів документів в правових актах не встановлюється будь-яких конкретних вимог до прошивці листів їх копій. Зазвичай цю операцію здійснюють так: листи прошиваються вручну на 2 або 4 проколи. Після прошивки листів на кінці прошивний нитки на зворотному боці останнього аркуша копії документа наклеюється аркуш формату А7 або менше, на якому вказують кількість прошитих аркушів, а також найменування посади особи, що завірила його прошиті, особистий підпис і розшифрування підпису. Крім цього при прошивці листів зазвичай проставляють відбиток печатки, причому таким способом, щоб він захоплював частину найменування посади особи та оборотну частину останнього листа копії.
приклад 7
приклад 8
Особистий розчерк теж намагаються ставити так, щоб він частково розташовувався на останньому аркуші зшиваючи, а частково - на приклеєною поверх нитки наклейці. Засвідчувальний текст зручно відразу роздрукувати на приклеюють листку (тоді він не буде заходити за його межі); в деяких організаціях використовують спеціальні штампи або пишуть такий текст вручну (в цих випадках в якості додаткового захисту від підробки можна розташовувати засвідчувальний текст так, щоб він виходив за межі приклеєного листка).
Отже, покажемо можливі правильні варіанти оформлення завіреної многостраничной копії документа. У прикладах 7 і 8 склад і розташування тексту різні, обидва варіанти правильні. Яким чином текст наноситься (вручну або на принтері, як в Прімері 7, або за допомогою єдиного або декількох штампів, як в Прімері 8), значення не має.
Якщо правовим актом встановлено правила для прошивки листів копії документів певного виду, то вони повинні дотримуватися.
фрагмент документа
Правила надсилання копії декларації про об'єкт нерухомого майна, право власності на який зареєстровано органом, що здійснює державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним, в організацію (орган) з обліку об'єктів нерухомого майна, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 31.08.2006 р No 531
Копія декларації, що складається більш ніж з одного аркуша, прошивається.
Нумерація аркушів (сторінок, якщо на оригіналі декларації заповнені обидві сторони аркуша) на копії декларації здійснюється в разі, якщо така нумерація відсутня на оригіналі декларації.
Копії документів в організації повинні завіряти тільки уповноважені на це посадові особи. Права і обов'язки працівників завіряти копії, як правило, закріплюються в посадовій інструкції або інструкції з діловодства. Для цієї ж мети ще може видаватися розпорядчий документ.
В кінці розмови про копіях відзначимо, що в певних випадках законодавчо встановлено нотаріальне завірення копій деяких документів при поданні їх в інші організації. Також деякі державні органи можуть просити надати їм нотаріально завірені копії та у випадках, не передбачених законом. Порядок нотаріального завірення копій документів встановлено Основами законодавства Російської Федерації про нотаріат від 11.02.1993 р No 4462-1 (в редакції від 19.07.2009 р).
Виписка з документа
Виписка з документа- це копія части (частин) письмовий документа.
У практиці роботи з документами виписки готуються в тих випадках, коли виготовлення копії документа з тих чи інших причин неможливо (документ містить конфіденційну інформацію) або недоцільно (документ має великий обсяг і повністю він не потрібен).
Відомчими нормативними актами може бути встановлений певний порядок оформлення виписки з документа певного виду. Наприклад, наказом Міноборони Росії від 24.07.2006 No 280 «Про затвердження Інструкції про умови і порядок прийому до військових освітніх установ вищої професійної освіти Міністерства оборони Російської Федерації» затверджена форма виписки з протоколу засідання Військової ради. Відповідно, якщо встановлений порядок оформлення виписки з документів певного виду, то він повинен дотримуватися.
Але для більшості видів документів не встановлені жорсткі вимоги до оформлення виписки з них. І їх, як правило, оформлюють таким чином:
По-перше, при оформленні виписок прийнято повністю відтворювати реквізити бланка, за винятком реквізиту «назва структурного підрозділу». До складу даного реквізиту слід додавати фразу «ВИТЯГ З ...». Наприклад, замість слово «НАКАЗ» потрібно буде написати «ВИТЯГ З НАКАЗУ».
Крім того, на виписці вказується реєстраційної номер і дата реєстрації оригіналу документа, а не дата виготовлення виписки і її номер.
Під текстом виписки вказують посаду особи, яка підписала документ, його ініціали, прізвище. Особистий підпис посадової особи в складі реквізиту «підпис» у виписці не ставиться.
По-друге, в діловодстві виписки прийнято вважати різновидом копії документа. Тому для того, щоб виписка придбала юридичну силу, її необхідно завірити. Для цього використовується реквізит «відмітка про завірення копії документа» 4 , Вимоги до оформлення якого були розглянуті вище.
Так само як і для копій документів, потреба завірення печаткою виписок, призначених для використання всередині організації, зазвичай закріплюється у внутрішньому нормативному документі. А при направленні виписки в сторонню організацію її завіряються печаткою. В кінці статті наведемо зразок оформлення виписки з наказу (див. Приклад 9).
приклад 9
Витяг з наказу, призначена для використання всередині організації
1. Короткий словник видів і різновидів документів. - М .: ВНИИДАД. - тисячі дев'ятсот сімдесят чотири.
2. При наявності у організації права відтворювати на своїх документах Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта Російської Федерації) або наявності у організації емблеми (товарний знак або знак обслуговування).
* Відмічені реквізити, що включаються в бланк.
** відзначені реквізити, для яких на бланку наносяться обмежувальні позначки.
3. Додаток А ГОСТу Р 6.30-2003 містить схеми розташування реквізитів документів.
4. Реквізит «позначка про завірення копії» використовується при засвідченні виписок з документів, але тільки в тому випадку, якщо для конкретного виду виписок не встановлено інший порядок засвідчення.
Але що відбувається в даний час на практиці?А як бути з бакшишниками копіями?
<
