Перш за все працівник повинен написати заяву про видачу грошей під звіт .
Заява повинна містити:
- суму, яку треба видати під звіт
- термін, на який видаються гроші
- підпис керівника організації (іншої особи, яка уповноважується на підписання заяви про видачу грошей під звіт довіреністю)
- дату підписання заяви
Якщо готівка видається під звіт директору, то підписувати адресоване самому собі заяву і ставити на ньому дозвільну напис він не повинен. Заяви рівнозначно власноруч підписане письмове розпорядження директора, в якому він від руки вкаже суму і термін, на який видаються гроші.
Авансовий звіт працівника
Відео з податку на майно дивіться в школі ССО .
Ось зразок форми розпорядження.
Після того, як працівник напише заяву, бухгалтеру потрібно оформити видатковий касовий ордер (ВКО) ( бланк РКО , зразок заповнення ВКО ), Який повинен підписати головний бухгалтер організації (інша особа, уповноважена на підписання касових документів довіреністю).
Після того як працівник поставить свій підпис на РКО, касир (працівник, в посадові обов'язки якого входить ведення касових операцій), а якщо його немає - керівник організації видає працівникові гроші з каси і підписує РКО.
У бухобліку видача грошей під звіт оформляється проводкою:
Д 71 - До 50 Працівникові видано гроші під звіт
Зверніть увагу: видані під звіт гроші не обкладаються ПДФО та страховими внесками. Однак якщо працівник не представив авансового звіту, підзвітні суми можуть бути визнані доходом працівника. І тоді ці суми будуть обкладатися ПДФО і внесками.
Заяви на підзвіт не пишеться:
- при видачі грошей працівникові шляхом перерахування на карту (корпоративну або зарплатну)
- при відшкодуванні витрачених працівником особистих грошей
- при видачі добових
Видавати готівку під звіт можна тільки після повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманими під звіт сумами.
Термін, на який видається готівка під звіт, встановлює керівник організації або індивідуальний підприємець. Як правило, такий термін прописується в положенні або наказі про порядок видачі та повернення підзвітних сум. Але в будь-якому випадку працівник, який отримав гроші, зобов'язаний відзвітувати протягом трьох робочих днів після закінчення цього терміну. Для цього співробітник складає авансовий звіт і прикладає до нього підтверджуючі документи. Це і є звіт працівника за підзвітними сумами.
Якщо ж гроші не витрачені, працівник зобов'язаний повернути їх в касу, причому в той самий строк. Не можна видавати готівку під звіт, якщо працівник повністю не відзвітував за раніше виданими підзвітними сумами.
Форма авансового звіту № АТ-1 затверджена наказом Мінстату України від 01.08.2001 № 55 ( бланк АТ-1 , зразок заповнення ). Вона використовується юридичними особами всіх форм власності, крім бюджетних установ, для обліку виданих під звіт грошових коштів.
Авансовий звіт є двостороннім документом, який заповнюється підзвітною особою і бухгалтером. Він складається в одному екземплярі. Зверніть увагу: авансовий звіт, оформлений на комп'ютері, не може зберігатися тільки в електронному вигляді. Його обов'язково потрібно роздрукувати і підписати у керівника, головного бухгалтера та підзвітного працівника.
Не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який було видано кошти, або повернення з відрядження працівник повинен скласти авансовий звіт і здати його в бухгалтерію.
Співробітник заповнює зворотний бік форми. У графах 2-4 працівник вказує реквізити документів, що підтверджують зроблені витрати (дату, номер і найменування), а в графі 5 - суми витрат по ним. Якщо гроші видавалися у валюті, працівник відображає суму в графі 6.
Документи, наведені в формі, працівник докладає до авансового звіту. До них відносяться касові і товарні чеки, товарні накладні, прибуткові касові ордери, транспортні документи (проїзні квитки, талони) і т. Д. Без них організація не зможе відобразити в податковій базі зроблені витрати. Нагадаємо, всі витрати, що враховуються при спрощеній системі, повинні бути документально підтвердженими (п. 2 ст. 346.16 та п. 1 ст. 252 НК РФ).
Отримавши від працівника авансовий звіт, бухгалтер повинен перевірити відображену інформацію, цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, правильність їх оформлення і підрахунку сум. Після цього він може приступити до заповнення основної частини звіту.
Звіту присвоюється номер і проставляється дата. Далі на лицьовій стороні форми бухгалтер записує найменування структурного підрозділу, в якому працює підзвітну особу, його прізвище та ініціали, табельний номер, а також посаду. Поруч вказується призначення авансу.
Нижче, в таблицю зліва, вписують відомості про наявність залишку або перевитрати за попереднім авансом, а також про суму поточного авансу. Потім відображають загальну суму отриманих та витрачених коштів і суму залишку або перевитрати. Зверніть увагу: рядок 1а заповнюється, тільки якщо підзвітна особа отримала гроші в валюті.
Справа знаходиться таблиця, в якій робляться бухгалтерські записи. Сюди бухгалтер переносить суми до обліку зі зворотного боку авансового звіту за відповідною кореспонденції рахунків.
На зворотному боці авансового звіту бухгалтер вписує в графу 7 суми витрат, прийнятих до обліку, а в графу 9 - рахунки (субрахунка), які дебетуються на ці суми. Графа 8 заповнюється, якщо гроші видавалися у валюті.
Внизу авансового звіту є частина, яка представляє собою розписку бухгалтера в тому, що звіт та підтвердні документи прийняті до перевірки. Тут бухгалтер повинен вказати П.І.Б. підзвітної особи, реквізити авансового звіту, до якого додається розписка, суму виданих коштів і кількість виправдувальних документів, а також поставити свій підпис. Потім розписка відривається від звіту і видається підзвітній особі.
Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою в касу організації за прибутковим касовим ордером. Якщо ж працівник витратив більше, ніж йому видали, то суму перевитрати за авансовим звітом він отримує з каси за видатковим касовим ордером. Запис про це робиться на лицьовому боці форми. Там же відображаються номер і дата касового ордера.
Авансовий звіт підписують на лицьовій стороні бухгалтер і головний бухгалтер, на зворотному боці - підзвітна особа. Далі документ видається керівнику, який своїм підписом на лицьовій стороні стверджує звіт на відповідну суму (прописом і цифрами дана сума повинна бути вказана на лицьовій стороні форми).
<
