Помилки при розрахунку відпускних

1. Помилка 1. Включення в розрахунок сум соціальних виплат.
2. Помилка 2. Включення в розрахунок періодів, які не беруть участі в розрахунку.
3. Помилка 3. У розрахунок відпускних включені разові премії.
4. Облік відпускних: виправлення помилок.

Право на щорічну оплачувану відпустку належить до основних конституційних прав громадян. Воно гарантується всім особам, які працюють за трудовим договором (п. 5 ст. 37 Конституції РФ). Відповідно до ст. 114 ТК РФ працівникам надаються щорічні відпустки зі збереженням місця роботи (посади) і середнього заробітку. Загальні правила розрахунку середнього заробітку для оплати відпустки затверджені ст. 139 ТК РФ і Положенням про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженим Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 № 922 (далі - Положення № 922).

Відповідно до цього документа при розрахунку відпускних бухгалтеру необхідно:

• визначити тривалість відпустки;
• розрахувати середній денний заробіток.

Сума відпускних визначається як добуток середнього денного заробітку і кількості календарних днів відпустки.
Відзначимо, що при здійсненні перерахованих вище дій найбільш висока ймовірність здійснення помилки на другому етапі.

Помилка 1. Включення в розрахунок сум соціальних виплат.

В силу п. 2 Положення № 922 при розрахунку відпускних враховуються всі передбачені системою оплати праці види виплат, застосовувані у даного роботодавця. До таких виплат в державних (муніципальних) установах, зокрема, відносяться:

• заробітна плата, нарахована працівнику за тарифними ставками, окладами (посадовими окладами) за відпрацьований час;
• заробітна плата, нарахована за відрядними розцінками;
• надбавки і доплати до тарифних ставок (посадових окладів) за вислугу років (стаж роботи), вчений ступінь, вчене звання, суміщення професій (посад), розширення зон обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт;
• виплати, пов'язані з умовами праці (шкідливість), а також суми нарахованих районних коефіцієнтів, виплати за роботу в нічний час, вихідні та неробочі святкові дні, за понаднормову роботу;
• премії і винагороди, передбачені системою оплати праці.

Виходячи з п. 3 Положення № 922 при розрахунку середнього заробітку виплати соціального характеру, що не відносяться до оплати праці, не враховуються.

До даних виплат відносяться:

• суми виданої матеріальної допомоги (на народження дитини, на похорон, у зв'язку з реєстрацією шлюбу та ін.),
• вартість харчування, проїзду, оплата комунальних послуг або послуг зв'язку,
• вартість санаторно-курортного лікування.

На практиці можливі ситуації, коли через неуважність або технічні збої в програмі, в розрахунок включаються виплати соціального характеру, що ведуть надалі до переплат при розрахунку відпускних.

приклад 1

Працівник установи 13.06.2016 пішов у чергову оплачувану відпустку тривалістю 28 кал. дн. Зарплата працівника формується з посадового окладу (в сумі 20 000 руб.) І надбавки до нього (4 000 руб.). У липні і жовтні 2015 року та січні 2016 року відповідно до положення про преміювання працівникові було нараховано премії в сумі 10 000 руб. за кожен місяць. У березні 2016 року йому було надано матеріальну допомогу в зв'язку з народженням дитини в розмірі 5 000 грн. В ході перевірки було з'ясовано, що бухгалтером при розрахунку відпускних була врахована сума матеріальної допомоги.
Ревізором в аналітичній таблиці був зроблений наступний розрахунок.

Помилка 2. Включення в розрахунок періодів, які не беруть участі в розрахунку.

Відповідно до п. 5 Положення № 922 в розрахунковий період не повинно включатися час, коли працівник:

• мав право на середній заробіток відповідно до трудового законодавства (перебував у відпустці або відрядженні). Виняток - перерви для годування дитини;
• отримував допомогу з тимчасової непрацездатності або по вагітності та пологах;
• не трудився, через простій з вини роботодавця або з причин, не залежних ні від керівництва, ні від персоналу;
• звільнявся від роботи з інших підстав, передбачених законодавством (наприклад, відпустку без збереження заробітної плати).

Як випливає з п. 5 Положення № 922, якщо один або декілька місяців розрахункового періоду відпрацьовані в повному обсязі або з цього періоду виключалося час, коли працівнику нараховували середній заробіток, потрібно скористатися формулою, наведеною в п. 10 Положення № 922. У цьому випадку середній денний заробіток обчислюється шляхом ділення суми фактично нарахованої заробітної плати за розрахунковий період на суму середньомісячного числа календарних днів (29,3), помноженого на кількість повних календарних місяців, і кількості календарних днів у неповні х календарних місяцях.
Кількість календарних днів у неповному календарному місяці розраховується шляхом ділення середньомісячного числа календарних днів (29,3) на кількість календарних днів цього місяця і множення на кількість календарних днів, що припадають на час, відпрацьований у цьому місяці.

приклад 2

При перевірці правильності здійснення видатків по заробітній платі було встановлено факт зайвого нарахування та виплати відпускних. Так, співробітнику, вирушав у відпустку тривалістю 28 кал. дн. з 01.04.2016, була невірно розрахована сума відпускних, що підлягає виплаті. До розрахункового періоду з 01.04.2016 по 31.03.2016 було включено період перебування працівника на лікарняному в квітні 2015 року (з 01.04.2015 по 05.04.2015). Щомісячна заробітна плата співробітника - 18 000 руб.
Ревізором в аналітичній таблиці був зроблений наступний розрахунок.

При розрахунку відпускних може виявитися, що працівник не мав фактично нарахованої зарплати або фактично відпрацьованих днів у розрахунковому періоді або цей період складався з проміжків часу, що виключаються з розрахункового періоду відповідно до п. 5 Положення № 922. У такому випадку середній заробіток слід визначати виходячи з суми заробітної плати, фактично нарахованої за 12 календарних місяців, що передують розрахунковому періоду (п. 6 Положення № 922).

приклад 3

Працівникові установи надається чергова відпустка з 01.08.2016. У розрахунковому періоді з 01.08.2015 по 31.07.2016 він перебував у відпустці по догляду за дитиною до трьох років. Виходячи з якого періоду потрібно розрахувати відпускні?
Згідно п. 6 Положення № 922 для розрахунку відпускних слід взяти заробітну плату співробітниці попередню її догляду у відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, догляду за дитиною.

Помилка 3. У розрахунок відпускних включені разові премії.

В силу п. 15 Положення № 922 щомісячні премії і винагороди приймаються до обліку в розмірі фактично нарахованих у розрахунковому періоді сум, але не більше однієї виплати за кожен показник і місяць цього періоду.
Квартальні премії і винагороди, нараховані за період, що перевищує тривалість розрахункового періоду, враховуються в розмірі місячної частини кожний місяць розрахункового періоду.
Одноразова винагорода за вислугу років (стаж роботи), інші винагороди за підсумками роботи за рік, нараховані за попередній події календарний рік, враховуються незалежно від часу нарахування винагороди.
Якщо працівник пропрацював неповний робочий період, за який нараховуються премії та винагороди, і вони були нараховані пропорційно відпрацьованому часу, дані виплати враховуються при визначенні середнього заробітку виходячи з фактично нарахованих сум.
При цьому слід враховувати, що всі преміальні виплати повинні бути передбачені системою оплати праці (п. 2 Положення № 922).

приклад 4

При перевірці витрат на оплату праці було встановлено наступне. Працівникові установи, 01.05.2016 пішов в черговий основна щорічна відпустка, в розрахунковому періоді (з 01.05.2015 по 30.04.2016) була нарахована наступна заробітна плата:

Бухгалтер при розрахунку відпускних врахував всі преміальні виплати.
Відповідно до п. 15 Положення № 922 премію, нараховану за II квартал 2015 року в сумі 15 000 руб., Що припадає на квітень, травень, червень 2015 року, слід було врахувати в розмірі 2/3. Разові премії, не передбачені системою оплати праці (суми, видані до свят, ювілеїв і т. П.), В розрахунку відпускних не беруть участь, тому премію до 8 Березня в розрахунок відпускних включати не слід. Решта премії, виплачені працівнику, підлягають включенню в розрахунок в повному розмірі.

Ревізором в аналітичній таблиці був зроблений такий розрахунок:

Додатково зазначимо: коли працівникові в липні 2016 року виплачена премія за II квартал 2016 року, суму відпускних слід перерахувати і включити в розрахунок премію в розмірі 1/3, що припадає на квітень 2016 року. Припустимо, що премія за II квартал 2016 року склала 12 000 руб. В цьому випадку сума відпускних складе 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. X 1/3) / 12 міс. / 29,3 кал. Дн. X 28 кал. Дн.).
У даній ситуації різниця в оплаті відпускних - 318,56 руб. (19 988,64 - 19 670,08).

Облік відпускних: виправлення помилок.

Помилки, допущені при розрахунку відпускних, виправляються в наступному порядку, встановленому п. 18 Інструкції № 157н [1] . Додаткові бухгалтерські записи щодо виправлення помилок, виявлених суб'єктом обліку, а також виправлення способом «червоне сторно» оформляються бухгалтерською довідкою (ф. 0504833). У ній робиться посилання на найменування, номер исправляемого журналу операцій і період, за який він складений, а також відображається інформація щодо обґрунтування внесення виправлень. Розглянемо приклад по виправленню помилки в обліку відпускних.

Облік відпускних: Приклад 5

Помилка була виявлена ​​ревізором в серпні 2016 року. Витрати на нарахування відпускних були проведені в травні 2016 року за рахунок коштів виділених установі на виконання державного завдання. Бухгалтер бюджетної установи нарахував 25 600 руб. В ході перевірки з'ясувалося, що сума відпускних повинна була становити 25 300 руб. Різниця дорівнює 300 руб.
Оскільки в розглянутому прикладі відбулося зменшення суми нарахованих відпускних, отже, зменшаться суми страхових внесків і ПДФО.

Відповідно до Інструкції № 174н [2] була зроблена наступна виправна запис по нарахуванню відпускних.

* Зверніть увагу, що відповідно до ч. 4 ст. 137 ТК РФ заробітна плата, зайво виплачена працівнику (в тому числі при неправильному застосуванні трудового законодавства чи інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права), не може бути з нього стягнена, за винятком випадків:

• лічильної помилки;
• якщо органом по розгляду індивідуальних трудових спорів визнана вина працівника у невиконанні норм праці (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) або просте (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
• якщо заробітна плата була зайво виплачена працівнику в зв'язку з його неправомірними діями, встановленими судом.

Облік відпускних: Приклад 6

Помилка, виявлена ​​ревізором в серпні 2016 року, привела до збільшення суми відпускних. Було нараховано 25 600 руб., А слід було - 26 000 руб., Різниця склала 400 руб. Витрати на виплату відпускних були зроблені за рахунок коштів, отриманих від платних послуг.
Сума відпускних і страхових внесків зміниться в бік збільшення:

Відповідно до Інструкції № 174н була зроблена наступна виправна запис по нарахуванню відпускних.

Коротко сформулюємо основні висновки:

1. Помилки, виявлені при розрахунку відпускних, слід виправляти в обліку за правилами, встановленими Інструкцією № 157н.

2. При внесенні коректувань сум належних працівнику необхідно коригувати суми ПДФО і страхових внесків. У разі якщо виплати проводилися за рахунок коштів отриманих від платних послуг, необхідно внести виправлення в розрахунок суми податку на прибуток.

3. Звертаємо увагу, що утримати зайво виплачені працівнику відпускні внаслідок неправильного застосування законодавства РФ не можна, оскільки перелік, залежно від обставин встановлено ст. 137 ТК РФ і є вичерпним.

[1] Інструкція по застосуванню Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку для органів державної влади (державних органів), органів місцевого самоврядування, органів управління державними позабюджетними фондами, державних академій наук, державних (муніципальних) установ, затв. Наказом Мінфіну РФ від 01.12.2010 № 157н.

[2] Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затв. Наказом Мінфіну РФ від 16.12.2010 № 174н.

М. Заріпова,
експерт журналу
"Ревізії та перевірки фінансово-господарської діяльності державних (муніципальних) установ", №8, серпень, 2016 р