Журнал обліку печаток і штампів організації - застосовується для обліку надходження, видачі, повернення та знищення печаток і штампів організації з проставленням їх відбитків.
Вид основного розділу журналу:
Затвердженої законом форми Журналу обліку печаток і штампів немає, організація має право розробити її самостійно в довільній формі і визначити які графи включити в журнал.
Журнал обліку печаток і штампів ведеться за правилами ведення документів суворої звітності і зберігається в вогнетривкій шафі (сейфі). Листи журналу нумеруються, журнал прошнуровується, скріплюється печаткою та підписом керівника організації. Журнал знаходиться у працівника, відповідального за облік і збереження печаток і штампів, призначеного наказом керівника організації .
Термін зберігання Журналу обліку печаток і штампів встановлено ст. 775 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Міністерством культури Російської Федерації 25.08.2010г.), - постійно.
Важливо знати! Виготовлення, облік, заміну, зберігання, передачу і знищення печаток і штампів забезпечує особа, призначена наказом (розпорядженням) керівника організації. У разі його звільнення наказ перевидається.
Відповідальність за використання і зберігання печаток та штампів, після видачі їх структурним підрозділам, покладається наказом (розпорядженням) керівника на працівників, які отримали такі печатки і штампи. Видача печаток і штампів здійснюється під розписку в журналі працівникам, персонально відповідальним за їх використання Заміна та придбання печаток (штампів) виробляються на підставі наказу (розпорядження) керівника за поданням керівників структурних підрозділів організації.
Для виготовлення печаток і штампів оформляється замовлення в фірму, що виготовляє печатки та штампи. Цю інформацію також заносять в журнал.
Печатки та штампи числяться за що отримав їх особою до їх передачі (здачі) або заміни (знищення). Друку (штампи), що підлягають заміні, знищуються.
Знищення печаток і штампів
Знищення печаток і штампів проводиться комісією, яка створюється наказом керівника організації. Спосіб знищення визначається комісією. Знищення печаток і штампів передбачає повне руйнування їх друкує поверхні і форми, що не допускає можливості відновлення і подальшого використання. Вироби з каучуку, гуми, полімерів розрізаються на дрібні частини або спалюються, з металу - обпилюються двома перехресними лініями.
Про знищення печаток і штампів складається Акт про знищення печатки , Який затверджується керівником. Відмітка про знищення печаток (штампів) робиться в графі 8, з проставленням номера і дати акта.
В акті повинні бути вказані:
- час і місце знищення;
- склад комісії;
- підставу знищення печаток і штампів;
- найменування і відбитки знищених печаток і штампів;
- спосіб знищення;
- висновок комісії щодо приведення друку (штампа) в стан, який виключає можливість її відновлення і подальшого використання;
- підписи членів комісії.
Акти зберігаються разом з журналом обліку.
контрольна пломба
Журнал опломбований номерний індикаторної голографічного пломбою .
Згідно ГОСТ 31282-2004 контрольна пломба - унікальне індикаторний пристрій одноразового застосування, призначене для виявлення факту несанкціонованого доступу.
Перед початком роботи з Журналом необхідно заповнити титульний лист і заверительную напис. Обов'язково вписати номер пломби до відповідного рядка, без цього Журнал не вважається опломбованим.
Які вимоги пред'являються до кадрових журналам обліку і як повинен бути оформлений журнал відповідно до цих вимог, дивіться в нашому відеоролику.
<
