Закінчення статті, присвяченій методу моментних спостережень. Метод допомагає зрозуміти, як співробітники витрачають робочий час, дозволяє виявити простої в роботі і ефективніше організувати працю в організації. У першій частині статті був докладно описаний сам метод моментних спостережень. У другій частині автор розповідає про те, як метод застосовується на практиці, описує конкретний приклад.
Приклад практичного застосування ммн:
Метод був досить успішно використаний на підприємстві, основною сферою діяльності якого є надання IT-послуг і послуг зв'язку. У побуті він отримав назву «Засланий козачок».
Передісторія така: в управлінні з економіки та фінансів даного підприємства в зв'язку зі звільненням начальника розрахунково-тарифного відділу утворилася вакансія. Її не могли закрити протягом більш ніж півроку. У цей період роботу відділу одночасно займалися керівник управління і заступник генерального директора з економіки та фінансів.
Що цікаво, якщо на перших порах фахівці відділу продовжували ефективно виконувати свої функції, то через два місяці (з моменту утворення вакансії) від керівників суміжних підрозділів почали надходити скарги на роботу відділу (зокрема на збільшення термінів розрахунку кошторисів, узгодження договорів і кошторисної документації) . При цьому фахівці, парируючи ці звинувачення, посилалися на різко зрослий обсяг робіт, що побічно підтверджувалося даними системи обліку робочого часу: вони приходили на роботу за годину, півтори до початку робочого дня і / або йшли через годину, півтори після його закінчення.
Для вирішення ситуації, що склалася в розрахунково-тарифний відділ тимчасово був переведений один із стажистів управління по роботі з персоналом. Перед ним кулуарно була поставлена задача - поряд з виконанням допоміжних робіт провести в відділі приховане спостереження за ммн. Це був своєрідний експеримент, матеріали і результати якого лягли в основу звіту (стажиста) про виробничу практику.
Коротка характеристика проведеної роботи:
Загальна тривалість роботи склала 23 робочих дня, з яких 5 днів було витрачено на ознайомлення зі специфікою діяльності відділу, функціями співробітників, входження в колектив і на підготовку до спостереження, 15 днів зайняло безпосередньо спостереження, а решту 3 дня пішли на обробку та аналіз отриманих результатів .
Необхідний обсяг спостережень був розрахований за формулою (1):
Кількість обходів за формулою (2): (в відділі 4 співробітника).
Спостереження проводилися відповідно до розкладу, представленого нижче:
Таблиця № 1. Графік спостережень
Основним орієнтиром при складанні цього графіка був режим роботи стажиста - неповний робочий тиждень.
Час початку кожного конкретного обходу (в той чи інший день спостереження) було встановлено за допомогою ППП (пакета прикладних програм) MS Excel. Для цього була використана функція СЛУЧМЕЖДУ (ніжняя_граніца; верхняя_граніца).
Таблиця № 2. Генерація випадкових чисел
Відповідно 1-й обхід повинен був відбутися о 09.07, 2-й обхід о 09:32, 3-й обхід о 11:24 і т.д.
Маршрут обходитися не розроблявся, так як всі робочі місця знаходилися в межах постійної видимості стажера (спостереження здійснювалися в приміщенні загальною площею 20 м2). Більшу частину спостережень стажист справив, що називається, не сходячи зі свого робочого місця.
Види діяльності, що підлягають реєстрації, були визначені на підставі спостережень за співробітниками, зроблених протягом 5-ти перших днів роботи стажиста у відділі. За результатами цих спостережень була складена таблиця № 3. Вона була дуже корисною: до неї було зручно звертатися, щоб уточнити коректність віднесення фіксованої моменту до того чи іншого виду діяльності. Крім того, з урахуванням даних цієї таблиці була заповнена лицьова сторона аркуша спостережень (блок «Вид діяльності") (Рис. 4).
Таблиця № 3. Склад видів діяльності
Всього було заповнено 15 аркушів спостережень. На рис. 4 в якості прикладу представлений заповнений лист спостережень № 1:
Заповнення листів спостережень проводилося безпосередньо в ППП MS Excel, що значно скоротило час їх обробки, а також забезпечило закритість проведеного дослідження.
Процес обробки полягав у підрахунку кількості зафіксованих моментів по кожному виду діяльності в розрізі конкретного співробітника і відділу в цілому, а також у визначенні загальної суми моментів спостережень за всіма видами діяльності та встановленні питомої ваги кожного виду діяльності. При цьому спочатку підрахунок кількості зафіксованих моментів проводився окремо по кожному аркушу спостережень (заповнювалася таблиця № 4), потім шляхом підсумовування отриманих результатів, формувалися підсумкові значення за весь період спостереження (таблиця № 5).
Ось так поступово вимальовувалася картина фактичних витрат робочого часу співробітників відділу.
Таблиця № 4. Число зафіксованих моментів спостережень
Таблиця № 5. Підсумки спостереження
Аналіз отриманих результатів:
За підсумками спостережень було встановлено, що (в середньому) робочий час співробітників відділу розподіляється наступним чином: 6% займає обслуговування робочого місця, 4% - підготовчо-заключна діяльність, 39% - основна діяльність, 12% - допоміжна діяльність, 22% - втрати робочого часу, 5% - відпочинок і особисті потреби. В результаті завантаження одного співробітника (в середньому) становить 55%.
Втрати робочого часу співробітників відділу варіюються від 15% до 32%. Найвищий відсоток втрат був виявлений у фахівця (без категорії) - 32%. Далі йдуть фахівець 2-ї категорії - 25%, фахівець 1-ї категорії - 18%, провідний спеціаліст - 15%.
Найбільшою в структурі втрат робочого часу є частка втрат, пов'язаних з порушенням трудової дисципліни (18%). Сумними лідерами серед співробітників за рівнем цих втрат є фахівець (без категорії) (31%) і фахівець 2-ї категорії (21%).
В цілому, виходячи з результатів спостережень, резерви робочого часу за рахунок скорочення втрат, пов'язаних з порушенням трудової дисципліни і втрат, зумовлених організаційно-технічними причинами, в середньому складають 22%.
Однак існують і приховані резерви (Рис. 7). Це резерви робочого часу за рахунок скорочення непередбачених робіт. В середньому по відділу вони становлять 11%.
Висновок: Аналіз результатів спостережень показав, що основною причиною неефективної роботи відділу є нераціональне використання співробітниками свого робочого часу.
Управлінські рішення, прийняті за підсумками роботи:
- Введена система планування і звітності для співробітників відділу. Відповідно до неї кожен співробітник в кінці робочого тижня (п'ятниця до 12:00) повинен представляти керівнику управління або його заступнику звіт про виконані роботи, а також план робіт на наступний тиждень.
- Частина доручень керівництва управління, які раніше надходили до відділу через провідного спеціаліста, стали надходити до відділу через фахівця (без категорії) і фахівця 2-ї категорії. Вони ж стали подавати керівництву і звіт про їх виконання.
- З метою скорочення обсягу непередбачених робіт розрахунок і коректування кошторисів до договорів стали проводитися фахівцями відділу виключно на підставі службових записок від підрозділів, а не в авральному порядку.
Таблиця № 6. План робіт на тиждень 
Таблиця № 7. Звіт про виконання плану робіт 
Замість епілогу:
Ммн - це ефективний і досить простий в застосуванні спосіб виявлення резервів робочого часу співробітників / обладнання. Його головні переваги полягають в тому, що він не вимагає від спостерігача ні спеціальної підготовки, ні великих витрат часу і коштів на свою реалізацію. Тому, будь-який керівник (компанії, структурного підрозділу, магазину, складу і т.п.) може без особливих зусиль використовувати його в своїй управлінській практиці.
Додатки до статті:
Таблиця № 1. Значення коефіцієнта довіри для різних довірчих ймовірностей
джерело: http://www.hr-journal.ru/articles/hrs/hrs_947.html
<
