- Заповнення авансового звіту
- Форма авансового звіту
- Облік авансових звітів
- Витрати за авансовими звітами
Багато секретарі стикаються з необхідністю видачі підзвітних коштів співробітникам. Про те, як це зробити і як правильно заповнити авансовий звіт - читайте в статті.
У даній статті ви дізнаєтеся:
- правила заповнення авансового звіту;
- як виглядає форма авансового звіту;
- як ведеться облік авансових звітів;
- як вести витрати за авансовими звітами.
Незважаючи на те, що авансовий звіт відноситься до бухгалтерських документів, багато секретарі стикаються з необхідністю його заповнення. Як правило більшість секретарів займаються веденням документації, і зберіганням бланків. Саме з цієї причини будь-секретар повинен знати все про авансовому звіті.
Заповнення авансового звіту
Перш ніж перейти безпосередньо до заповнення авансового звіту, розберемося в чому ж особливість цього документа.
Авансовий звіт відноситься до документів первинного звіту і підтверджує витрачання 
підзвітних коштів, виданих авансом. До нього також повинні додаватися виправдувальні документи в тому випадку, коли кошти виділялися на певні потреби (відрядження, закупівля канцелярії, господарські потреби і т.д.). Заповнюється авансовий звіт співробітником, який отримав готівкові кошти. Далі звіт необхідно надати в бухгалтерію для перевірки, затвердження і списання витрат.
Подальшим заповненням повинен займатися бухгалтер організації. У таблиці «Бухгалтерська запис» на лицьовій стороні він вносить номер кореспондентського рахунку та суми, на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7 - 8), і рахунки, які дебетуються на ці суми (графа 9). Далі перевіряється правильність заповнення авансового звіту і виправдувальних документів. Також необхідно упевнитися в тому, що кошти були витрачені тільки за призначенням. Тільки після цього ставиться відмітка про те, що звіт перевірений і затверджений в конкретну суму (сума, зазначена співробітником, пишеться цифрами і прописом). Далі заповнюється розписка, розташована внизу на лицьовому боці авансового звіту, відрізається і передається підзвітній особі. Потім ставляться підписи бухгалтера і головного бухгалтера (з їх розшифровками). При необхідності вносяться суми залишку або перевитрати, реквізити ордерів (витратних і прибуткових).
Особливості формування в справи окремих категорій документів
Форма авансового звіту
Так як авансовий звіт відноситься до бухгалтерських документів первинної звітності, то і форма знаходиться в альбомі уніфікованих форм з обліку касових операцій і результатів інвентаризації грошових коштів організації під назвою - форма № АТ-1. Бланк авансового звіту має дві сторони. На лицьовій стороні підзвітна особа вказує найменування організації, номер авансового звіту і дату його заповнення, свої ПІБ, відділ, в якому він числиться, і табельний номер (за наявності такого), а також свою посаду та призначення авансу. Нижче, в лівій частині лицьової форми авансового звіту, підзвітна особа заповнює таблицю, в якій зазначає відомості про попередній аванс, отриманих в даний час грошових коштах, їх витраті, перевитраті або залишку.
На зворотному боці форми авансового звіту вказується перелік виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки та інші документи), і суми витрат по ним (графи 1 - 6). Документи, додані до авансового звіту, нумеруються в порядку їх запису в звіті. Рядок 1а лицьового боку, форми і графи 6 і 8 зворотного боку бланка авансового звіту заповнюються в разі, якщо аванс був виданий в іноземній валюті (наприклад, на відрядження за кордон), згідно з правилами і чинному законодавству.
Обговорюємо практичні ситуації
Облік авансових звітів
Видача готівки під авансовий звіт проводиться в касі організації (якщо така є) за видатковим касовим ордером або безпосередньо бухгалтером. У видатковому касовому ордері має бути вказано призначення розтрати. Для зручності ведення обліку авансових звітів можна створити в бухгалтерії список співробітників, які мають право на отримання підзвітних коштів. Також необхідна наявність наказу керівника організації, в якому вказані терміни, на які видаються такі аванси (в законодавстві з цього приводу немає ніяких обмежень). Наприклад, якщо кошти виділяються на відрядження співробітника, то підставою служить посвідчення про відрядження (або наказ керівника), а авансовий звіт повинен бути заповнений протягом трьох робочих днів після прибуття зі службового відрядження.
Витрати за авансовими звітами
Для здійснення контролю витрат за авансовими рахунках необхідна наявність всіх виправдувальних документів. Саме вони підтверджують факт цільового використання коштів. Такі документи повинні додаватися до авансового звіту і зберігатися в одній справі. Виправдувальні документи повинні бути надані разом з авансовим звітом не пізніше 3 робочих днів з моменту закінчення терміну, на який було видано аванс. При великій кількості авансових звітів можна завести журнал, в який будуть заноситися всі видані аванси, суми і термін, на який вони видані. Також доцільно записувати прізвище співробітника, якому було видано аванс.
Номенклатура справ організації: форма, структура, ведення та коригування
Після того, як заповнений авансовий звіт перевірить керівник організації (поставить свій підпис і розшифровку), документ приймається до списання підзвітних коштів. У разі, якщо не всі кошти були витрачені, грошовий залишок вноситься в касу (необхідний прибутковий касовий ордер). Якщо ж співробітник перевищив суму авансу, то необхідно видати перевитрачених суму. Для цього також повинен бути створений видатковий касовий ордер, який в подальшому необхідно прикріпити до авансового звіту. Слід зазначити, що готівкові кошти не видаються співробітникам, які мають заборгованість по більш раннім авансовими звітами. Також не допускається видача коштів співробітникам, які не вказані в звіті і не несуть матеріальної відповідальності.
<
