Як правильно оформити службове відрядження

1. Відрядження як трудова обов'язок працівника
2. Гарантії і компенсації відрядженим працівникам
3. Оформлення наказу про направлення працівника у відрядження
4. Видача грошового авансу при направленні у відрядження

Службові відрядження слід розглядати в рамках трудового законодавства. Однак КЗпП не призводить значення терміна "службове відрядження". Не містить цей термін і ПКУ. Тому виходити слід з практики застосування термінів у юриспруденції.

Так, під відрядженням в трудовому праві мається на увазі поїздка працівника до іншого населеного пункту за розпорядженням керівника підприємства для виконання службового доручення поза місцем роботи на певний термін.

Таким чином, відрядженням вважається поїздка працівника:

• в населений пункт відмінний від населеного пункту постійного місця роботи;
• за розпорядженням керівника підприємства для виконання певного завдання;
• на певний керівником термін.

Порядок направлення працівників у відрядження небюджетного підприємства регулюється самостійно розробленими правилами, затвердженими керівником і діючими для всіх працівників при направленні їх у відрядження. Такі правила можуть бути відображені в колективному договорі або встановлено окремим документом, наприклад положення про службові відрядження, затвердженим керівником підприємства (далі - Положення про відрядження).

Зокрема, такий документ може містити наступне:

• критерії, при дотриманні яких поїздка працівника буде вважатися відрядженням чи матиме роз'їзний характер;
• порядок видачі авансу на відрядження;
• розмір добових витрат. Його можна встановити окремим наказом (див. Приблизний зразок наказу про встановлення норм добових витрат для відряджень по території України і за кордон);
• граничний розмір витрат на проживання із зазначенням обмежень при виборі житла (наприклад, заборона на наймання номера класу "люкс");
• граничний розмір витрат на проїзд із зазначенням обмежень при придбанні квитків на залізничний та авіаційний транспорт (наприклад, заборона на придбання залізничних квитків у вагони класу "СВ");
• порядок визначення терміну відрядження із зазначенням моменту її початку і закінчення (наприклад, якщо працівник виїхав у відрядження ввечері робочого дня або приїхав вранці робочого дня, а також у разі, якщо день вибуття або прибуття з відрядження є вихідним або святковим днем).

Ці правила можуть бути уніфікованими як для поїздок у відрядження по території України, так і для поїздок за кордон. Однак якщо специфіка роботи підприємства передбачає численні напрямки працівників у відрядження в різні міста і країни і на різних умовах, то, на наш погляд, в правилах слід передбачити все максимально можливі варіанти і умови, розписавши окремо правила для поїздок по території України і за кордон. Крім цього, при необхідності, слід розробити правила для поїздок на територію ВЕЗ "Крим".

Головне, щоб цей документ відповідав вимогам чинного законодавства, зокрема КЗпП і ПКУ (див. Приблизний зразок Положення про відрядження).

Відзначимо, що, розробляючи Положення про відрядження, можна використовувати норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р № 59 (далі - Інструкція № 59), і постанови КМУ від 02.02.2011 р . № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі - Постанова № 98).

Ці документи є обов'язковими для використання підприємствами та організаціями, частково або повністю фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Небюджетні підприємства при направленні своїх працівників у відрядження не зобов'язані враховувати вимоги і обмеження цього документа. Однак якщо небюджетне підприємство є одержувачем бюджетних коштів, то при направленні працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів в рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, таке підприємство зобов'язане дотримуватися цих вимог (див. Листи Мін'юсту від 13.02.2012 р № 54 -0-2-12 / 7.2, Мінфіну від 03.06.2011 р № 31-07230-16-25 / 13720, ДПСУ від 31.03.2012 р № 5742/6 / 15-1415).

Відрядження як трудова обов'язок працівника

Відповідно до ст. 1 Закону України від 14.10.92 р № 2694-XII "Про охорону праці" працівником є ​​особа, яка працює на підприємстві і яка виконує обов'язки або функції згідно з трудовим договором (див. Також лист Мінфіну від 28.02.2003 р № 041-407- 98 / 23-406 / 11-1962).

З огляду на вимоги ст. 21, ст. 31 КЗпП, власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, у тому числі поїздки у відрядження для виконання завдань, не пов'язаних з виконанням своїх обов'язків.

Отже, направлення у відрядження за розпорядженням керівника за рахунок підприємства для виконання завдання, обумовленого трудовим договором, є обов'язковим для працівника.

На цьому також акцентує увагу Мінсоцполітики в листі від 14.12.2011 р № 350/06 / 186-11, вказуючи, що відрядження відноситься до трудових обов'язків працівників. Відмова без поважних причин від виконання таких обов'язків вважається порушенням трудової дисципліни, за яке може бути застосовано дисциплінарне стягнення, передбачене ст. 147 КЗпП.

Однак при цьому КЗпП забороняє направляти у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП). А жінки, які мають дітей у віці від 3 до 14 років або дітей-інвалідів, можуть направлятися у відрядження тільки за їх згодою (ст. 177 КЗпП). Згода працівника має бути підтверджено його підписом в наказі про направлення у відрядження. Це поширюється також на батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), прийомних батьків.

Звертаємо увагу, що дані вимоги і обмеження поширюється виключно на осіб, які працюють на підприємстві за трудовим договором (див. Також тему Порядок укладення трудового договору та прийому на роботу). Тобто вони не поширюються на осіб, які виконують на підприємстві роботи за договором цивільно-правового характеру. Таким чином, якщо, наприклад, існує необхідність виконання будь-яких робіт в рамках укладеного цивільно-правового договору в іншому населеному пункті, то витрати на поїздку не можуть класифікуватися як відрядження. Такі витрати враховуються в рамках винагороди за цивільно-правовим договором.

Гарантії і компенсації відрядженим працівникам

Згідно ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями:

• протягом часу відрядження за відрядженими працівниками зберігається місце роботи (посада);
• відрядженим працівникам виплачуються:
  • добові за час перебування у відрядженні;
  • вартість проїзду до місця призначення і назад;
  • витрати по найму житла;
• оплата праці за виконану роботу відрядженим працівникам здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку.

Тобто при нарахуванні заробітної плати працівникові необхідно порівняти суми нарахованої денної заробітної плати і середнього заробітку, обчисленого відповідно до вимог Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р № 100:

• якщо денна заробітна плата вище середнього заробітку, то за час відрядження виплачується така заробітна плата;
• якщо вище середній заробіток, обчислений виходячи з величини доходів за два попередні місяці, то заробітна плата нараховується виходячи з величини середнього заробітку.

На це не раз звертало увагу Мінсоцполітики в своїх листах, відзначаючи при цьому наступне:

• за дні відрядження, оплачувані виходячи з величини середньоденного заробітку поточного місяця, премії не нараховуються. Якщо ж обчислення середньої заробітної плати відбувається виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, то премії враховуються в наступному порядку:
  • - премії, які нараховуються та виплачуються в одному місяці і обчислені пропорційно відпрацьованому часу, враховуються в фактично нарахований розмірі;
  • - премії, які нараховуються та виплачуються в поточному місяці за попередні періоди, при неповній відпрацювання робочих днів у розрахунковому періоді, враховуються пропорційно відпрацьованому часу (див. Лист Мінсоцполітики від 18.04.2012 р № 283/13 / 155-12);
• при обчисленні середньої заробітної плати для оплати часу відрядження премії включаються в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. А премії, що виплачуються за підсумком за квартал або більш тривалий проміжок часу, при обчисленні середньої заробітної плати включаються в заробіток в частині, яка відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді. Наприклад, якщо квартальна премія була виплачена в травні, при обчисленні середньої заробітної плати в липні буде враховуватися 1/3 суми квартальної премії до заробітної плати кожного з місяців розрахункового періоду - травня і червня (лист Мінсоцполітики від 21.09.2012 р № 991/13 / 84-12);
• середньоденний заробіток за час відрядження визначається виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують місяцю відрядження. Так, середня заробітна плата працівника, направленого у відрядження 18 жовтня 2016 року і прийнятого на роботу 10 серпня 2016 року, буде обчислюватися виходячи із заробітної плати за фактично відпрацьовані дні серпня і вересня. У разі якщо працівник направлений у відрядження 18 жовтня 2016 року, але прийнятий на працювати 15 вересня 2016 року, розрахунок здійснюється за фактично відпрацьовані дні протягом вересня і жовтня. Для працівника, прийнятого на роботу в жовтні і направленого у відрядження 18 жовтня поточного року, такий розрахунок буде здійснюватися за фактично відпрацьовані дні жовтня до направлення у відрядження (листи Мінсоцполітики від 08.11.2016 р № 1537/13 / 84-16 та від 11.11 .2016 р № 1564/13 / 84-16).

Також слід враховувати, що відповідно до ст. 72 КЗпП робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі за правилами, визначеними ст. 107 КЗпП. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства, тобто відповідно до ст. 107 КЗпП у подвійному розмірі (див. Листи Мінпраці від 15.10.2007 р № 250/06 / 186-07 та від 13.06.2007 р № 442/13 / 84-07).

Особи, винні в порушенні законодавства про працю, відповідно до ст. 265 КЗпП несуть відповідальність згідно з чинним законодавством (див. Лист Мінсоцполітики від 06.03.2015 р № 141/18 / 99-15 і тему Відповідальність за порушення законодавства про працю).

Інших обмежень щодо відряджень КЗпП не містить, тому всі інші правила встановлюються суб'єктом господарювання самостійно.

Оформлення наказу про направлення працівника у відрядження

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства і оформляється відповідним наказом (розпорядженням), що містить наступну інформацію:

• прізвище, ім'я, по батькові та посада командируемого особи;
• пункт призначення;
• назва підприємства, куди відряджається працівник;
• мета відрядження;
• термін відрядження.

У разі поїздки на запрошення до наказу додається його копія з перекладом (див. Також листи Мінфіну від 17.05.2010 р № 31-26030-12-27 / 11504 і від 24.02.2010 р № 31-26030-13-10 / 4069).

Формулювання наказу про направлення у відрядження може бути наступною.

НАКАЗУЮ:

1. Направити фахівця відділу збуту Петренко А.А. в г. Харьков терміном на три дня (з 23 січня по 25 січня 2017 року) для укладення з ТОВ Ігрек "(м.Харків) договору на поставку товару.
2. Порядок направлення у відрядження здійснюється відповідно до Положення про відрядження.
3. Бухгалтерії видати аванс на відрядження в розмірі 1 500 грн.

Після оформлення наказу міститься в ньому інформація доводиться до відома працівника під розпис.

Відзначимо, що при направленні працівника до іншого населеного пункту йому може знадобитися копія наказу. Пов'язано це зі стягненням туристичного збору. Відзначимо, що відряджені особи не є платниками туристичного збору. Для надання цієї пільги працівникові необхідно пред'явити наказ про направлення у відрядження. На це не раз звертав увагу головний податковий орган в Базі знань "ЗІР" (категорія 123.02), а також в листах від 29.04.2011 р № 12291/7 / 15-0717 та від 20.08.2012 р № 1091/0 / 71-12 / 15-2217. Відзначимо, що на практиці готелі вимагають оригінал наказу.

Наявність посвідчень про відрядження законодавством не передбачено (лист ДПСУ від 05.05.2011 р № 8434/6 / 15-0315).

У табелі робочого часу робочі дні перебування працівника у службовому відрядженні враховуються по буквеному коду "ВД" (цифровому - 07).

Додатково слід зазначити лист від 23.04.2013 р № 146/13 / 133-13, в якому Мінсоцполітики роз'яснює, що чинним законодавством не передбачено надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати на роботі за сумісництвом в разі, коли за основним місцем роботи він знаходиться у відрядженні. У цьому випадку на підставі довідки з місця роботи працівника за основним місцем роботи або копії наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження на роботу за сумісництвом в табелі обліку робочого часу можна зробити відмітку "Інші причини неявок (" I ")".

Видача грошового авансу при направленні у відрядження

Законодавство не визначає, за скільки днів до початку відрядження підприємство має видати аванс. Аванс повинен бути виданий до початку відрядження, після видання відповідного наказу.

Сума авансу розраховується виходячи з передбачуваних витрат на наймання житла, проїзд і добових.

Видача авансу на відрядження працівнику здійснюється на підставі відповідного розпорядження (наказу) керівника двома способами:

• в безготівковій формі шляхом перерахування грошових коштів на картковий рахунок для використання платіжної картки;
• готівковими коштами через касу підприємства.

При цьому необхідно враховувати наступні вимоги п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р № 637 (далі - Положення № 637):

• видача особі готівкових коштів під звіт може здійснюватися тільки за умови подання ним авансового звіту за раніше отримані авансові кошти;
• грошові кошти видаються працівникам під звіт на термін, визначений п. 2.11 Положення № 637. Порушення цих термінів тягне за собою застосування до роботодавця штрафних санкцій в розмірі 25% від виданої суми відповідно до Указу Президента України від 12.06.95 р № 436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" ( далі - Указ № 436).

Детальніше ці питання розглянуті в темах Облік розрахунків з підзвітними особами та Штрафні санкції за порушення норм з регулювання обігу готівки.

Нагадаємо, що чинне законодавство не містить прямих норм, що зобов'язують роботодавця (небюджетне підприємство) виплачувати аванс працівнику, який направляється у відрядження. Стаття 121 КЗпП лише гарантує працівникові відшкодування понесених витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовим відрядженням, а також вказує на виплату авансу працівникам, які направляються у відрядження, в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. Оскільки для небюджетних підприємств такі порядок і розміри законодавчо не встановлені, то вони самостійно визначають порядок видачі авансу і його розмір.

На думку головного податкового органу (лист від 03.07.2013 р № 6091/6 / 99-99-22-02-04-15 / 169), ст. 121 КЗпП передбачено лише обов'язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати, тому працівник небюджетного підприємства може нести витрати у відрядженні за рахунок власних коштів, а після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати йому відповідні витрати. Іншими словами обов'язковість видачі авансу на відрядження для небюджетних підприємств чинним законодавством не передбачена.

Однак, на наш погляд, даний висновок порушує загальні принципи трудового законодавства, адже якщо працівник направляється у відрядження до доручення виконати для підприємства певне завдання, то для його виконання підприємство зобов'язане профінансувати працівника.

Аналогічної думки дотрімувався и Мінсоцполітікі, вказуючі у листі від 07.11.2013 р № 998/13 / 155-13, что незабезпечення авансом відрядженого працівника є порушеннях трудового законодавства и винні особи відповідно до ст. 265 КЗпП несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Однак при цьому даний висновок Мінсоцполітики мотивований не нормами КЗпП, а нормами Інструкції № 59, яка, як зазначалося вище, вже не поширюється на небюджетні підприємства. Інших роз'яснень з цього питання Мінсоцполітики не надано.

Нагадаємо, що згідно з п. 1 ч. 1 ст. 255 КУпАП органи Мінсоцполітики мають право складати протоколи про адміністративні правопорушення, передбачені ч. 1 ст. 41, ст. 411, ст. 412, ст. 413 КУпАП, на підставі результатів перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання законодавства про працю. Від імені Мінсоцполітики розглядати справи про адміністративні правопорушення мають право посадові особи Державної інспекції України з питань праці та територіальних державних інспекцій праці.

Джерело: Аверс -Бухгалтерія - не забудьте Оформити подписка на улюблене видання!

Підписатися на розсилку свіжих новин

Як правильно оформити службове відрядження оновлено: автором: admin

Як правильно оформити службове відрядження