Ділова бесіда

1. Поняття і особливості ділової бесіди
2. Етапи ділової бесіди
3. Правила ділової бесіди
4. Проведення ділової бесіди
5. Правила ведення ділової бесіди
6. висновки

Автор: Андрій Нестеров ✔ 14.01.2018

Нестеров А.К. Ділова бесіда // Енциклопедія Нестеровим

У реальному житті все ми стикаємося з тим, що називають діловим спілкуванням, однією з основних форм якого є бесіда. Особливості ділової бесіди і її тематика визначаються професійними інтересами її учасників і специфікою взаємин між співрозмовниками.

Поняття і особливості ділової бесіди

Ділова бесіда - це особлива форма комунікації між людьми, які наділені повноваженнями і виступають від імені організацій, які вони представляють. В ході ділової бесіди відбувається обмін думками, озвучуються позиції сторін з яких-небудь питань, цілеспрямовано обговорюється конкретна проблема для знаходження варіантів її вирішення.

Така форма бесіди може розглядатися в понятті запланованого або організованого розмови на певну тему, а також орієнтованого на конкретні завдання, проблеми і т.д., які повинні бути вирішені в ході бесіди.

Як побудувати бесіду, які питання в ній висвітлити, як викласти свою точку зору в бесіді так, щоб її прийняли або хоча б подумали над нею - це коло основних питань, з якими стикаються підприємці. Мистецтво осягається з працею, і мистецтво ведення ділової бесіди не є винятком з правила.

Особливості ділової бесіди:

• в результаті бесід рідко приймаються будь-які офіційні рішення, але учасники отримують можливість продумати свої подальші дії;
• офіційні рішення за підсумками бесід приймаються далеко не завжди, проте учасники отримують інформацію для роздумів і подальших дій.
• свідомий облік рівня свого співрозмовника, його положення, повноважень, відповідальності, досвіду роботи та інших особливостей, які можуть вплинути на хід бесіди;
• бесіда завжди носить раціональний характер, співрозмовники висловлюють свої думки коротко і дохідливо, уникаючи двозначності в тлумаченні своїх висловлювань, так як наявність інформації, яка не відноситься безпосередньо до суті питання, ускладнює сприйняття співрозмовником суті питання, заради якого ця бесіда була організована;
• остання особливість випливає з попередньої: в бесіді необхідний просту мову, не переобтяжений складними словами і пропозиціями - це основна умова доступності інформації для співрозмовника.

До змісту

Етапи ділової бесіди

Бесіда відрізняється від переговорів тим, що вона менш жорстко регламентована, орієнтована на конкретну особистість і найчастіше вона відбувається між представниками однієї організації, разом з тим, їй притаманна певна послідовність етапів. Техніці ведення ділових бесід необхідно слідувати на будь-якій зустрічі.

Умовно, бесіда складається з чотирьох етапів, які відповідають основним фазам діалогу.

Етапи і фази ділової бесіди

№

Етап ділової бесіди

Опис фази ділової бесіди

1.

Етап підготовки.

У процесі підготовки до бесіди ініціатор повинен визначити її доцільність і необхідність.

2.

Початковий етап ділової бесіди.

Тепер необхідно як би підготувати співрозмовника до розмови: створити атмосферу взаєморозуміння, зацікавити співрозмовника і встановити з ним контакт, який полегшить проведення бесіди.

3.

Змістовний етап ділової бесіди

Ця фаза характеризується обговоренням проблеми, що цікавить, надання підготовленої інформації, визначенням позиції співрозмовника з обговорюваної проблеми.

4.

Заключний етап ділової бесіди.

Успішне закінчення бесіди означає закріплення досягнутих результатів. Додатковим завданням цього етапу є обов'язкове посвідчення у подальшій плідній співпраці.

Слід зазначити, що відповідність етапів і фаз ділової бесіди є об'єктивним і не залежить від їх сприйняття співрозмовниками.

До змісту

Правила ділової бесіди

Для успішного ведення справ, необхідно знати загальноприйняті правила і норми ділового спілкування, вміти вести переговори і бесіди. Цивілізоване спілкування є невід'ємною частиною сучасного ділового світу.

Хоча бесіда є більш розкутою формою ділового спілкування, ніж переговори, наради, збори і т.д., вона також має певні правила, яких необхідно дотримуватися, при організації ділової бесіди. При веденні ділової бесіди потрібно неухильно дотримуватися наступних основних правил:

1. Висловлюватися коротко і по суті (росіяни люблять поговорити і часто неясно висловлюють свої думки - це дратує ділової людини);
2. Обережно використовувати слово "я";
3. Спиратися лише на факти, а не на домисли;
4. Не захоплюватися деталями;
5. Уникати повчальності;
6. Шукати шляхи врегулювання складного питання, а не його загострення;
7. При зустрічі з агресивно налаштованим партнером уникати конфліктів.

До змісту

Проведення ділової бесіди

Ділова бесіда супроводжує таким управлінським діям, як консультування, переговори, зустрічі, прийом співробітників, партнерів, відвідувачів і т.д.

Види ділової бесіди:

• за характером бесіди бувають офіційними і неофіційними, так званими робочими;
• за спрямованістю - цільовими, що переслідують конкретні завдання, і загальними;
• за ступенем свободи - регламентованими, тобто проведеними за певними правилами, і не регламентованими, наприклад, дружня розмова.

Порівнюючи ділову бесіду з іншими формами міжособистісного комунікативного взаємодії, можна відзначити, що для неї характерний тісний контакт, легкість в спілкуванні і наявність моментальної зворотного зв'язку. За допомогою бесіди на практиці можна домогтися розвитку більш простих відносин між керівником і підлеглими, між співробітниками одного рівня всередині компанії, між представниками різних організацій, в тому числі і державних. Ділова бесіда може проводитися в кабінеті керівника, в робочому приміщенні персоналу компанії, в спеціальному залі для нарад, також нерідкі випадки, коли бесіда може проходити і поза стінами організації. Представників сторонніх організацій приймають або в спеціальній переговорній кімнаті, або на робочому місці або в кабінеті що запросив.

Вступна частина ділової бесіди не повинна перевищувати 5% часу, відведеного для неї. Зняття напруги і нервозності, які можуть виникнути покладається при цьому на господаря або старшого за службовим становищем.

Протягом більшості розмови ініціатор грає домінуючу роль, поступово, але планомірно і наполегливо доводячи його власні ідеї і наміри до своїх співрозмовників. Час від часу вставляються уточнюючі питання, щоб з'ясувати, чи правильно співрозмовник зрозумів викладену точку зору, сприйняв розглянуту ситуацію. Але такі питання повинні задаватися спокійно, доброзичливо, аргументовано, не викликаючи відчуття в спробі категорично затвердити свою точку зору. Такий спосіб поведінки дозволяє утримати власні позиції в розмові, в той же час не перетворюючи співрозмовника на ворога, а допомагаючи йому правильно зрозуміти стан справ і підводячи до найбільш бажаного результату бесіди.

Сигналом до завершення бесіди є підведення ініціатором підсумків бесіди, він показує можливі варіанти дій, підкреслює важливість проведеної бесіди і як би закликає до початку активної діяльності.

Після бесіди ініціатор повинен обов'язково зробити критичний погляд на неї і визначити, чи була досягнута мета бесіди, на всі питання були отримані чіткі однозначні відповіді, чи були вони задовільні, наскільки співрозмовники були відверті, чи вважати результат бесіди задовільним. Також необхідно відповісти на питання, чи є необхідність в продовженні обговорення порушених у бесіді питань, а також часу їх подальшого обговорення.

До змісту

Правила ведення ділової бесіди

Універсальні правила проведення ділової бесіди:

1. Залучення увагу співрозмовника - це самий початок бесіди. У разі невдачі діалог не відбудеться.
2. Пробудити в співрозмовникові зацікавленість - в цей момент відбувається передача інформації. Якщо співрозмовники впевнений в корисності пропозицій, він адекватно сприйме те, що йому говорять.
3. Принцип детального обґрунтування - аргументуйте свої пропозиції. Викликавши у партнера інтерес, переконайте його в правильності дій, якщо він погодиться із запропонованими ідеями, тоді їх реалізація принесе йому користь.
4. Виявити інтереси і усунути сумніви співрозмовника - потрібно нейтралізувати зауваження і спростувати заперечення. Якщо співрозмовник розуміє доцільність зроблених пропозицій, але діє обережно або не ясно уявляє собі перспективи, то потрібно з'ясувати і розмежувати його інтереси.
5. Перетворити інтереси співрозмовника в остаточне рішення - безпосередньо прийняття рішення. Як тільки це буде досягнуто, ділову бесіду можна завершувати.

Рекомендації з ведення ділової бесіди:

1. Заздалегідь складіть план бесіди, обробіть найбільш важливі формулювання.
2. Застосовуйте знання психології: періодично впливайте на співрозмовника, чергуйте сприятливі і несприятливі факти, моменти. Все завершуйте і закінчуйте бесіду на позитивній ноті.
3. Пам'ятайте про мотиви співрозмовника: очікування, переваги, позиція, самоствердження, справедливість, самолюбство.
4. Не ставте питань, на які співрозмовник може відповісти "Ні", полегшуйте його відповіді питаннями, на які легко дати відповідь "Так".
5. Повторюйте думки, основні тези свого співрозмовника, але не повторювати себе самі.
6. Не відхилятися від теми ділової бесіди.
7. Уникайте чудовою форми в своїх висловах.
8. Уважно слухайте співрозмовника.
9. Ніколи не нехтуйте значенням упереджень співрозмовника, вони можуть зіграти значну роль в ухваленні рішення.
10. Ніяких непорозумінь і подвійних тлумачень! Всі фрази повинні бути точні і однозначні. Ділову бесіду відрізняє ясність, наочність, систематичність, простота і зрозумілість. У разі неясності відразу потрібно уточнити у співрозмовника, що він має на увазі.
11. Поважайте свого партнера: ведення ділової бесіди - це техніка спілкування, тому потрібно бути уважним і попереджувальним до співрозмовника, цінувати його аргументи, навіть якщо вони слабкі.
12. Проявляйте ввічливість, дружній настрій, дипломатію і тактовність. Це не знизить визначеність вашої позиції, прохання, наміри, але буде перешкоджати виникненню у співрозмовника будь-якого опору. Ввічливість повинна бути в міру, а дипломатичність означає обережність і кмітливість.
13. Зберігайте непохитність у своїй позиції, але будьте холоднокровні, навіть в разі напруження в процесі бесіди.
14. Полегшуйте співрозмовнику сприйняття ваших тез і пропозицій. Враховуйте його внутрішній сумнів. Співрозмовнику слід дати час, щоб він сам переконався в правильності ваших пропозицій і положень.
15. Використовуйте різні тактичні прийоми при веденні ділової бесіди.
16. При проведенні ділової бесіди слід орієнтуватися або на досягнення своєї мети, або на пошук прийнятного компромісу.

висновки

Ділова бесіда - один з найбільш затребуваних стилів спілкування в професійній діяльності фахівців. Вона може бути успішною для обох сторін, коли співрозмовники чітко уявляють мету спілкування, використовують мовні етикетні кошти і професійні мовні кліше.

В процесі біси відбувається встановлення контактів між учасниками, уточнюються змогу оцінити потреби, відбувається обмін інформацією, ставиться проблема, яка потребує вирішення, визначаються позиції, які займають учасники бесіди, потім відбувається обмін думками з обговорюваної проблеми і в кінці бесіди підводяться підсумки, яких досягли учасники.

Дивіться також