Ведення кадрового діловодства

1. Грамотна і правильна організація роботи з кадрами
2. У перелік необхідних документів відповідно до ТК в обов'язковому порядку включаються:
3. Основні помилки, що виникають при веденні обліку кадрів і можливість їх виправлення

Підприємства незалежно від розмірів, форми, види діяльності повинні організувати облік персоналу. Це стосується і підприємців, що працюють індивідуально і мають хоча б одного працівника в штаті, - кадрове діловодство входить до переліку їх обов'язків. Контролюючі інстанції однаково суворо підходять до правильності складання документації і обліку співробітників, а претензії до керівництва можуть виникнути у службовців як великої корпорації, так і невеликої фірми.

Уникнути неприємностей можна лише ведучи постійний, комплексний і всеосяжний облік персоналу. Він включає в себе всі складові кадрового діловодства: безперервне складання документації і відображення окремих паперів в регістрах, що акумулюють інформацію, внутрішньофірмові ротації працівників. Також в нього входить розрахунок і нарахування заробітної плати, облік відпрацьованого часу і так далі.

ВІДНОВЛЕННЯ КАДРОВОГО ОБЛІКУ

Грамотна і правильна організація роботи з кадрами

Ведення кадрового діловодства - відповідальний, досить громіздкий і трудомісткий ділянку. Зазвичай для нього виділяють незалежне внутрі фірмове підрозділ. Воно займається тільки персоналом і кадровим діловодством. Компетентність співробітників відділу повинна бути високою. Велика кількість складних, часто змінюються норм, контролюючих інстанцій зобов'язують їх розбиратися в:

• трудовому і податковому праві;
• цивільно-правових і трудових нормах, що регламентують кадрове діловодство;
• правилах оформлення документації, що відноситься до суворої звітності;
• міграційних правилах і законах - це потрібно для ведення кадрового обліку по співробітниках-нерезидентам.

Також правила наказують кадровому відділу складати документацію так, щоб вона могла на першу вимогу бути надана ФНС, Пенсійному та іншим фондам.

У перелік необхідних документів відповідно до ТК в обов'язковому порядку включаються:

• штатний розклад - повне, по всьому персоналу, як база для ведення кадрового діловодства;
• графіки відпусток із зазначенням днів;
• регістр руху трудових книжок - зазвичай у вигляді книги;
• трудові договори, підкріплені наказами, - в кадровому діловодстві повинні бути відображені всі кількісні та якісні модифікації в штаті;
• трудові книжки по кожному найнятому співробітникові.

Ці та інші вимоги до кадрового діловодства потрібно виконувати. Серйозність штрафів в іншому випадку може збентежити будь-яку компанію. Щоб уникнути їх, доводиться відновлювати облік по персоналу, а компетентності внутрішньофірмових працівників для цього часто недостатньо.

В цьому випадку залучаються сторонні експерти - співробітники консалтингових організацій. Вони володіють достатнім досвідом у кадровому діловодстві, щоб нормалізувати його, заповнити прогалини і привести у відповідність з Законом. Експерти сторонньої аутсорс-компанії, які ведуть справи по персоналу, звільняють співробітників підприємства від цих обов'язків і дають можливість сконцентруватися на важливих завданнях.

Основні помилки, що виникають при веденні обліку кадрів і можливість їх виправлення

Кадрове діловодство «вразливе» у багатьох областях. До найбільш типовим погрішностей можна віднести:

• помилки при складанні наказів на прийом / звільнення з посад, а також їх затвердження;
• неточності і погрішності кадрового діловодства при занесенні записів і ведення трудових книжок;
• неправильний висновок договорів з працівниками.

Кожна з помилок може виявитися вкрай неприємною для керівництва компанії. Тому кадрове діловодство рекомендується передавати аутсорсинговим структурам. Кваліфікована та своєчасна допомога позбавить від необхідності терміново приводити в порядок документаційні регістри перед перевірками або при інших обставинах. Область кадрового діловодства відноситься до конфіденційної інформації, і передавати її «на сторону» слід тільки після укладення відповідного договору.

У її співробітників «Роско» досить практичного досвіду, вони розбираються у всіх новаціях законодавства, вміють швидко реагувати на виникаючі ситуації і вирішувати складні завдання. Звертаючись до нас, замовники можуть бути впевненими в якості роботи, захищеності від усіх претензій і повноті професійної підтримки.