Статьи

Німецька компанія Prophete значно підвищила швидкість обробки вхідних документів і економію коштів, вибравши ABBYY FlexiCapture

  1. успішні проекти Переглянути або завантажити версію для друку (PDF 148 kb) Про компанію Prophete...
  2. Рішення
  3. результат

успішні проекти

Переглянути або завантажити версію для друку (PDF 148 kb)


Переглянути або завантажити версію для друку (PDF 148 kb)

Про компанію Prophete

Німецька компанія Prophete є одним з провідних виробників і оптових продавців велосипедів в Європі. Заснована в 1908 р в місті Галле, компанія пишається більш ніж столітнім досвідом в області виробництва і продажу велосипедів всіх видів і аксесуарів до них.


Контактні дані

Werk Rheda Wiedenbruck

Lindenstraвe 50

33378 Rheda-Wiedenbruck

Тел .: +49 5242 41080

www.prophete.de



Компанія Prophete була заснована в 1908 році і з тих пір виросла з невеликої майстерні по ремонту велосипедів в спеціалізовану компанію, одного з провідних виробників і оптових продавців двоколісних транспортних засобів в Європі. Успіх компанії пов'язують з багатьма причинами, і не в останню чергу - з чудовою якістю послуг, що надаються і розвиненій системі логістики. Ще один ключ до успіху - впровадження електронної системи архівації даних, яка допомогла організувати документообіг в декількох адміністративних підрозділах. Для вирішення цього завдання компанія звернулася до двох постачальникам: компанія DocuWare надала систему управління документообігом, а компанія ABBYY - технологію розпізнавання даних.

Передісторія

Для успішного і стійкого розвитку бізнесу найпильнішу увагу необхідно приділяти програмам, що підвищує ефективність бізнес-процесів. Для забезпечення ефективної роботи, як і для досягнення видатних результатів необхідно чітко доносити інформацію до замовників і торгових партнерів. Саме тому керівництво компанії Prophete прийняло рішення модернізувати своє сховище документів шляхом впровадження централізованої системи управління документообігом.

Зазвичай для швидкого отримання документів - від клієнтського звіту до рахунку-фактури - офісні підрозділи Prophete щодня обмінювалися численними факсами. Згодом цей невеличкий потічок переріс в лавину - в день доводилося обробляти в середньому 4000 документів різних типів. Це призвело до постійного і неконтрольованого нагромадження паперової документації, що істотно обмежило швидкість і ефективність роботи співробітників. «Постійний розвиток бізнесу, головним чином, за рахунок придбання фірм в різних областях Німеччини, все більше ускладнювало централізоване управління», - каже Крістіан Грохтманн, фінансовий директор компанії Prophete, відповідальний за проекти з управління документообігом. Г-н Грохтманн зазначає: «Проте вирішальним фактором для впровадження системи електронних архівів стало наше бажання постійно вдосконалювати бізнес-процеси».

Рішення

Г-н Грохтманн прийняв рішення підключити компанію DocuWare до процесу поступової інтеграції та заміни бізнес-процесу, заснованого на паперових документах, на централізовану систему зберігання. «Співвідношення ціни та продуктивності, а також простота їх ліцензійної угоди виділяли компанію DocuWare серед конкурентів», - пояснює свій вибір Крістіан Грохтманн. Протягом триденного семінару з компанією DocuWare були визначені ключові аспекти проекту з управління документообігом.

На першому етапі різні підрозділи компанії Prophete, від транспортного відділу до бухгалтерії, отримали сканери для оцифровки цілого ряду документів. Спектр документів варіювався від цінових пропозицій до пакувальних листів з підписами комірників, сюди також входила об'ємна документація з відомостями про клієнтів і співробітників. Вся процедура замовлення була відтворена в електронному архіві. За словами пана Грохтманна, в електронний формат були переведені документи приблизно 25 різних типів, в тому числі тексти, надруковані на комп'ютері, які виходять накладні та рахунки-фактури. Впровадження системи автоматизації документообігу почалося на другому етапі навесні 2008 року. Була поставлена ​​мета в точності перенести бізнес-процеси компанії Prophete в електронну форму. На цьому етапі більш 150 типів паперових документів були оцифровані і збережені в електронному вигляді.

Для автоматизації обробки і введення даних з різних вхідних документів, що мають вирішальне значення для бізнесу (наприклад, рахунків-фактур і кредитових авізо), компанія вирішила впровадити технологію ABBYY FlexiCapture. Ця система введення даних автоматизує процес обробки інформаціііз різних джерел (і з рахунків-фактур, і з інших документів, що мають вирішальне значення для бізнесу) в комп'ютерні бази даних. Гнучка і легко адаптується технологія FlexiCapture дозволяє зчитувати і отримувати дані з трьох поширених типів документів: формулярів встановленого зразка (наприклад, анкет і опитувальних листів), частково структурованих документів (рахунків-фактур, відвантажувальних доручень, банківських платіжних доручень), а також неструктурованих документів ( договорів і листів) - традиційно складних для обробки джерел. Вирішальну роль при виборі рішення від ABBYY зіграли високий відсоток розпізнавання, відмінне співвідношення ціни і продуктивності, а також зручність інтерфейсу експорту та підключення до системи DocuWare. Завдяки програмному забезпеченню ABBYY FlexiCapture робота з кредитовими авізо істотно спростилася. Документи такого роду створюються, наприклад, коли клієнт здійснює повернення товару. Проблема полягає в тому, що у документів цього типу немає єдиної стандартної форми, вони подаються клієнтами за їх власною ініціативою.

«Ми отримуємо більше 100 запитів по кредитовим авізо щодня, програма FlexiCapture може в автоматичному режимі точно виділити з документа ключові дані: номер клієнта, номер рахунку-фактури, суму і т.д. Після успішного аналізу оцифровані документи систематизуються і архівуються. Після архівації запускається процедура автоматизованого документообігу, яка дозволяє обробити кредитові авізо аж до проведення платежів за рахунками », - пояснює пан Грохтманн. Кількість зайвої роботи суттєво скоротилося. Реєстрація 100 кредитових авізо, включаючи час на перевірку і пошук помилок (в середньому для одного документа зчитується вісім полів), займає у співробітника близько 1,5 годин. Після впровадження технології ABBYY FlexiCapture тільки одна ця процедура дозволила заощадити приблизно один людино-годину в день. Вивільнився не тільки допомагає компанії Prophete знижувати витрати, але і надавати клієнтам якісний сервіс.

результат

«Зараз централізоване сховище документів служить ключовим компонентом IT-інфраструктури нашого бізнесу. Впровадження системи електронного документообігу призвело до реструктуризації багатьох наших бізнес-процесів. Підвищення ефективності було настільки очевидним для наших співробітників, що вони миттєво прийняли і освоїли нову систему », - підводить підсумок Крістіан Грохтманн. Тепер не грає ролі, в якому офісі знаходиться співробітник - одним натисканням кнопки він може вивести на екран необхідний документ. Обмін документами по факсу, шафи, що займають робочий простір, і локальні сховища документів пішли в минуле. «Швидкість обробки вхідних рахунків підвищилася, завдяки чому ми користуємося більш вигідними умовами оплати і економимо частіше, ніж раніше, коли використовували стару систему. В кінцевому підсумку, вкладення коштів в систему DocuWare і програмне забезпечення ABBYY окупилося менш ніж за два роки », - повідомляє пан Грохтманн.

ABBYY UK Ltd
Abbey House, Grenville Place
Bracknell, Berkshire, RG12 1BP, United Kingdom
Тел .: +44 (0) 1344 392610; Факс: +44 (0) 1344 392611
[email protected]
www.ABBYY.com

Новости

Где купить бленда

На одной из семейных фотосессий, ребенок уронил мою бленду, они конечно же оплатили принесенный ущерб, но я не знал где купить замену именно такого качества. Поискал в интернете, но доставка долгая,

Держатель для iphone 5 в машину

Мобильный телефон - это то, без чего современная жизнь просто невооброзима, этот гаджет настолько уверенно и стремительно занял место в нашей жизни, что без него практически каждый буквально из дома

Игрушки на елку
Елка является одним из самых главных символов Нового года. Уже с наступлением декабря большинство людей начинает присматриваться к этим лесным красавицам, а в конце месяца практически каждая квартира

Аренда платья для фотосессии ????
Вы часто видите красивые фотокарточки девушек в роскошных платьях    Большинство думают, что не смогут себе позволить данную фотосессию, ведь покупать платье " на один раз" никому не хочется    Для


 PHILIP LAURENCE   Pioneer   Антистресс   Аромалампы   Бизнес   Игры   Косметика   Оружие   Панно   Романтика   Спорт   Фен-Шуй   Фен-Шуй Аромалампы   Часы   ЭКСТРИМ   ЭМОЦИИ   Экскурсии   визитницы   подарки для деловых людей   фотоальбомы  
— сайт сделан на студии « Kontora #2 »
E-mail: [email protected]



  • Карта сайта