- успішні проекти Переглянути або завантажити версію для друку (PDF 148 kb) Про компанію Prophete...
- Рішення
- результат
успішні проекти
Переглянути або завантажити версію для друку (PDF 148 kb)
Про компанію Prophete
Німецька компанія Prophete є одним з провідних виробників і оптових продавців велосипедів в Європі. Заснована в 1908 р в місті Галле, компанія пишається більш ніж столітнім досвідом в області виробництва і продажу велосипедів всіх видів і аксесуарів до них.
Контактні дані
Werk Rheda Wiedenbruck
Lindenstraвe 50
33378 Rheda-Wiedenbruck
Тел .: +49 5242 41080
www.prophete.de
Компанія Prophete була заснована в 1908 році і з тих пір виросла з невеликої майстерні по ремонту велосипедів в спеціалізовану компанію, одного з провідних виробників і оптових продавців двоколісних транспортних засобів в Європі. Успіх компанії пов'язують з багатьма причинами, і не в останню чергу - з чудовою якістю послуг, що надаються і розвиненій системі логістики. Ще один ключ до успіху - впровадження електронної системи архівації даних, яка допомогла організувати документообіг в декількох адміністративних підрозділах. Для вирішення цього завдання компанія звернулася до двох постачальникам: компанія DocuWare надала систему управління документообігом, а компанія ABBYY - технологію розпізнавання даних.
Передісторія
Для успішного і стійкого розвитку бізнесу найпильнішу увагу необхідно приділяти програмам, що підвищує ефективність бізнес-процесів. Для забезпечення ефективної роботи, як і для досягнення видатних результатів необхідно чітко доносити інформацію до замовників і торгових партнерів. Саме тому керівництво компанії Prophete прийняло рішення модернізувати своє сховище документів шляхом впровадження централізованої системи управління документообігом.
Зазвичай для швидкого отримання документів - від клієнтського звіту до рахунку-фактури - офісні підрозділи Prophete щодня обмінювалися численними факсами. Згодом цей невеличкий потічок переріс в лавину - в день доводилося обробляти в середньому 4000 документів різних типів. Це призвело до постійного і неконтрольованого нагромадження паперової документації, що істотно обмежило швидкість і ефективність роботи співробітників. «Постійний розвиток бізнесу, головним чином, за рахунок придбання фірм в різних областях Німеччини, все більше ускладнювало централізоване управління», - каже Крістіан Грохтманн, фінансовий директор компанії Prophete, відповідальний за проекти з управління документообігом. Г-н Грохтманн зазначає: «Проте вирішальним фактором для впровадження системи електронних архівів стало наше бажання постійно вдосконалювати бізнес-процеси».
Рішення
Г-н Грохтманн прийняв рішення підключити компанію DocuWare до процесу поступової інтеграції та заміни бізнес-процесу, заснованого на паперових документах, на централізовану систему зберігання. «Співвідношення ціни та продуктивності, а також простота їх ліцензійної угоди виділяли компанію DocuWare серед конкурентів», - пояснює свій вибір Крістіан Грохтманн. Протягом триденного семінару з компанією DocuWare були визначені ключові аспекти проекту з управління документообігом.
На першому етапі різні підрозділи компанії Prophete, від транспортного відділу до бухгалтерії, отримали сканери для оцифровки цілого ряду документів. Спектр документів варіювався від цінових пропозицій до пакувальних листів з підписами комірників, сюди також входила об'ємна документація з відомостями про клієнтів і співробітників. Вся процедура замовлення була відтворена в електронному архіві. За словами пана Грохтманна, в електронний формат були переведені документи приблизно 25 різних типів, в тому числі тексти, надруковані на комп'ютері, які виходять накладні та рахунки-фактури. Впровадження системи автоматизації документообігу почалося на другому етапі навесні 2008 року. Була поставлена мета в точності перенести бізнес-процеси компанії Prophete в електронну форму. На цьому етапі більш 150 типів паперових документів були оцифровані і збережені в електронному вигляді.
Для автоматизації обробки і введення даних з різних вхідних документів, що мають вирішальне значення для бізнесу (наприклад, рахунків-фактур і кредитових авізо), компанія вирішила впровадити технологію ABBYY FlexiCapture. Ця система введення даних автоматизує процес обробки інформаціііз різних джерел (і з рахунків-фактур, і з інших документів, що мають вирішальне значення для бізнесу) в комп'ютерні бази даних. Гнучка і легко адаптується технологія FlexiCapture дозволяє зчитувати і отримувати дані з трьох поширених типів документів: формулярів встановленого зразка (наприклад, анкет і опитувальних листів), частково структурованих документів (рахунків-фактур, відвантажувальних доручень, банківських платіжних доручень), а також неструктурованих документів ( договорів і листів) - традиційно складних для обробки джерел. Вирішальну роль при виборі рішення від ABBYY зіграли високий відсоток розпізнавання, відмінне співвідношення ціни і продуктивності, а також зручність інтерфейсу експорту та підключення до системи DocuWare. Завдяки програмному забезпеченню ABBYY FlexiCapture робота з кредитовими авізо істотно спростилася. Документи такого роду створюються, наприклад, коли клієнт здійснює повернення товару. Проблема полягає в тому, що у документів цього типу немає єдиної стандартної форми, вони подаються клієнтами за їх власною ініціативою.
«Ми отримуємо більше 100 запитів по кредитовим авізо щодня, програма FlexiCapture може в автоматичному режимі точно виділити з документа ключові дані: номер клієнта, номер рахунку-фактури, суму і т.д. Після успішного аналізу оцифровані документи систематизуються і архівуються. Після архівації запускається процедура автоматизованого документообігу, яка дозволяє обробити кредитові авізо аж до проведення платежів за рахунками », - пояснює пан Грохтманн. Кількість зайвої роботи суттєво скоротилося. Реєстрація 100 кредитових авізо, включаючи час на перевірку і пошук помилок (в середньому для одного документа зчитується вісім полів), займає у співробітника близько 1,5 годин. Після впровадження технології ABBYY FlexiCapture тільки одна ця процедура дозволила заощадити приблизно один людино-годину в день. Вивільнився не тільки допомагає компанії Prophete знижувати витрати, але і надавати клієнтам якісний сервіс.
результат
«Зараз централізоване сховище документів служить ключовим компонентом IT-інфраструктури нашого бізнесу. Впровадження системи електронного документообігу призвело до реструктуризації багатьох наших бізнес-процесів. Підвищення ефективності було настільки очевидним для наших співробітників, що вони миттєво прийняли і освоїли нову систему », - підводить підсумок Крістіан Грохтманн. Тепер не грає ролі, в якому офісі знаходиться співробітник - одним натисканням кнопки він може вивести на екран необхідний документ. Обмін документами по факсу, шафи, що займають робочий простір, і локальні сховища документів пішли в минуле. «Швидкість обробки вхідних рахунків підвищилася, завдяки чому ми користуємося більш вигідними умовами оплати і економимо частіше, ніж раніше, коли використовували стару систему. В кінцевому підсумку, вкладення коштів в систему DocuWare і програмне забезпечення ABBYY окупилося менш ніж за два роки », - повідомляє пан Грохтманн.
ABBYY UK Ltd
Abbey House, Grenville Place
Bracknell, Berkshire, RG12 1BP, United Kingdom
Тел .: +44 (0) 1344 392610; Факс: +44 (0) 1344 392611
[email protected]
www.ABBYY.com
<
