- 13 ключових кроків проведення внутрішнього аудиту
- Чому використання ISO 19011 для планування внутрішнього аудиту - хороша ідея
Джерело: стаття написана Марком Хаммарен, який є сертифікованим в ASQ (American Society for Quality, - ред.) Менеджером з якості та ділової досконалості. У сфері якості експерт працює з 1994 року. За роки роботи М. Хаммар отримав практичний досвід в проведенні аудитів, поліпшення процесів і написанні процедур в області систем менеджменту якості (СМЯ, - ред.) І систем екологічного менеджменту (СЕМ, - ред.). Автор працював зі стандартами ISO 9001 , AS 9100 і ISO 14001 .
Як можна зробити внутрішні аудити більш ефективними ? Використовуючи методику, що включає 13 кроків зі стандарту ISO 19011 , Ви можете організувати внутрішні перевірки на тих же, що користуються авторитетом, інструментах, якими користуються і самі органи з сертифікації, які проводять аудити відповідності систем менеджменту якості ( СМК , - ред.) По ISO 9001. ISO 19011 також зачіпає принципи аудиту , Компетентність аудитора, підготовку програми аудиту, але тут, в цій статті, я зосереджуся лише на 13 кроках проведення ефективної внутрішньої перевірки.
13 ключових кроків проведення внутрішнього аудиту
Необхідні дії, перераховуються в ISO 19011, є самі процеси, які потрібно виконати в рамках внутрішнього аудиту відповідності ISO 9001. Цей формалізований підхід допоможе зробити внутрішній аудит ефективним і придатним для вашої специфіки. Завдяки ISO 19011 можна домогтися узгодженості та цілеспрямованості системи внутрішніх аудитів вашої системи якості. Стандарт ISO 19011 та кроки, які він пропонує, не уявляють собою обов'язкові вимоги (особливо це стосується малих підприємств, які можуть і пропустити деякі кроки). ISO 19011 - звід « кращих практик »Щодо здійснення аудиту. Нижче пропоную вашій увазі потокову діаграму процесів реалізації внутрішнього аудиту:
- Ініціюйте аудит. Щоб почати аудит, аудитор повинен зв'язатися з цього приводу з власником процесу, що піддається аудиту і визначити доречність аудиту. Набагато краще відповісти на питання, чи готові насправді вам надати свідчення, достатні для аудиту, ніж намагатися застати об'єкт аудиту, що називається, зненацька.
- Проаналізуйте документи. потім треба проаналізувати надану документацію по процесам, які є об'єктом аудиту. Це дасть можливість скласти уявлення про необхідний обсяг аудиту: чи займе він весь день або тільки годину. Дана інформація має критичне значення на наступному кроці.
- Створіть план аудиту. Мета первинного аналізу документації перед, безпосередньо, самим аудитом полягає в тому, щоб визначити: що буде піддано аудиту, хто буде проводити аудит, в який час він буде проходити, і робота які спеціалісти будуть оцінюватися. На цьому етапі ви вирішуєте, як розподіляється необхідний обсяг робіт, якщо у вашому розпорядженні більше одного аудитора. Серед іншого, потрібно відповісти на питання про те, скільки часу буде приділено кожному процесу в рамках аудиту.
- Розподіліть роботу між аудиторами відповідно до плану. Аудити великого обсягу можуть здійснюватися більш, ніж одним перевіряючим, кожен з них здатний брати на себе більше, ніж один процес. Таким чином, ви зможете скоротити час, в яке процедури аудиту перешкоджають виробничих процесів, важливим для компанії. Наприклад, може бути доцільно задіяти трьох аудиторів протягом одного дня, а не одного фахівця протягом трьох днів.
- Підготуйте робочу документацію. Призначений на аудит аудитор готує робочу документацію, покликану зафіксувати, що саме планується засвідчити в ході перевірки, які питання планується поставити, що очікується в якості доказів аудиту. Велику роль у формулюванні всього цього може зіграти документація СМЯ підприємства і сам норматив ISO 9001.
- Визначте послідовність дій при аудиті. Наступний крок - розписати послідовність необхідних дій, починаючи від первісної відкриває зустрічі представників органу з сертифікації та представників аудітіруемой структури і до отримання результатів аудиту та його висновків. Якщо планування на цьому етапі було реалізовано вірно, це може істотно полегшити у всіх сенсах протікання перевірки. У деяких випадках аудит великого обсягу починають з аналізу попередніх внутрішніх аудитів та проведених за їх результатами коригувальних дій . Це дає цінну інформацію про вже виявлених вразливостей системи менеджменту якості. А іноді в завершенні аудиту слід аналіз документованих записів і записів по навчанню, так як процесні аудити, які ідентифікують записи, що підлягають перевірці, полегшують це завдання.
- Проведення відкриває зустрічі аудиту. Сам аудит стартує з відкриває зустрічі. Дана зустріч дозволяє гарантувати, що перевірка не є несподіванкою для перевіряється боку і не має на меті вишукати помилку, а скоріше засвідчити відповідність. Додаткова «тонка настройка» розподілу часу може бути проведена саме тут, на етапі відкриває зустрічі. В цілому, зустріч дозволяє всім учасникам зрозуміти обсяг і межі конкретної майбутньої аудиторської перевірки.
- Проаналізуйте документи і розповсюдьте необхідну інформацію. Після зустрічі, всі документи, які були представлені аудітіруемой стороною в ході неї, повинні бути проаналізовані на предмет інформації, яка раніше була недоступна. Як приклад, чому це важливо, можна привести поліпшення в якомусь процесі, яке було внесено на пробної основі, але так і не документировалось. Загальне правило полягає в тому, що потрібно підтримувати ефективну комунікацію в ході всього аудиту, у міру розвитку подій без перерв (іноді використовуються керівництва з проведення аудиту, особливо в разі зовнішньої перевірки).
- Реалізація аудиту. Цей крок зазвичай мислиться як сам аудит. Аудитор задає питання , збирає записи і виносить спостереження , Які демонструють відповідність чи невідповідність процесів вимогам СМК. Знову ж таки, важливо пам'ятати, що аудитор робить свою роботу не для того, щоб позлорадствовать над помилкою і вишукувати промахи, а щоб визначити відповідність / невідповідність процесів.
- Напрацювання висновків аудиту, підготовка висновків. Після того, як оцінка на відповідність завершена, аудитору потрібно представити свої висновки. Якщо все, що вдалося встановити це те, що система менеджменту якості відповідає стандарту, то нічого не потрібно, але якщо стало відомо про будь-які невідповідності, то потрібно розробити коригувальні дії . Також важливо відзначити в процесах хороші практики, що дають позитивний результат, як і виявити недоліки. Деякі компанії вважають за краще використовувати внутрішній аудит ще і як засіб ідентифікації можливостей щодо поліпшення. (OFI - Opportunities for improvement, - ред.). Виявлені потенційні можливості можна використовувати до вигоди компанії, якщо це вважали за потрібне.
- Уявіть висновки. У стандартному випадку знахідки аудитора в ході внутрішньої перевірки представляють в ході закриває зустрічі аудиту, щоб власник процесу, підданого перевірці, мав можливість зрозуміти висновку аудитора і задати запитання. На зустрічі він отримує шанс і прояснити щось, що не було зрозуміло аудитором, внаслідок чого виникли непорозуміння.
- Формальна розсилка звіту про проведення внутрішнього аудиту. Остаточно затверджені зауваження аудиту оформляються до звіту про проведення перевірки . Звіт дає можливість усім зацікавленим особам розібратися в необхідних діях, цей документ також надає інформацію для записів про проведення аудиту.
- Супровід подальших дій / коригувальні дії. Можливо, найважливіша частина аудиту. Потрібно впевнитися, що зроблені дії по зауважень і невідповідностей, щоб закрити аудит. Без супроводу може виявитися, що цілі аудиту були досягнуті і під час наступної перевірки будуть виявлені ті ж самі проблеми.
Чому використання ISO 19011 для планування внутрішнього аудиту - хороша ідея
Для аудиту СМЯ дуже важливо визначити, що не пропущено нічого важливого. Наприклад, не упущений питання знань, якими повинен мати у своєму розпорядженні аудитор для перевірки конкретного об'єкта або питання планування аудиту. Використання перевіреного, відомого методу може істотно спростити завдання. ISO 19011 надає такий метод.
Переклад: співробітник «Єдиний Стандарт» Валентин Рахманов.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.
<
